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Wöchentliche Beiträge über IT Praxis, Cloud, Outsourcing und mehr

Übersichtlicher, einfacher, effizienter - vieles macht das neue OneDrive intelligenter

Mit Office 365 verfolgt Microsoft das Ziel, ein Produkt auf den Markt zu bringen, das im gewerblichen Umfeld für sämtliche Aufgaben geeignet ist. Um dieses Ziel zu erreichen, ist eine fortlaufende Entwicklung notwendig, und so haben die Redmonder auf der SharePoint Conference 2019 wieder einige bedeutende Neuerungen angekündigt. Beim File-Dienst OneDrive aus der Cloud wird es 2019 zwar grösstenteils nur Detailverbesserungen geben, die allerdings dazu beitragen, die Arbeit effizienter und einfacher zu machen. Was sich bei OneDrive genau tun wird, erfahren Sie im folgenden Artikel.

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SharePoint und Office 365 Anwenderstudie 2018/19 – Fakten zu Nutzung und Akzeptanz

Die neue SharePoint und Office 365 Anwenderstudie 2018/19 ist da. Nach 2014/15 und 2016 hat www.sharepoint360.de wieder eine umfangreiche Befragung von Anwendern im deutschsprachigen Raum durchgeführt, und dabei Einsatzszenarien, Strategien und Zufriedenheit mit SharePoint und Office 365 abgefragt. Das Ergebnis liegt nun als Bericht vor, mit 49 informativen Grafiken auf 86 Seiten. Da die Studie auch für unsere Leser interessant ist, dürfen wir den Beitrag von Wolfgang Miedl als Gast-Artikel übernehmen. Lesen Sie im Folgenden eine übersichtliche Zusammenfassung der Ergebnisse. Ausserdem haben Sie die Möglichkeit die komplette Studie herunterzuladen.

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Die Dateiablage organisieren – eine Sisyphusaufgabe?

Daten werden in Unternehmen, Organisationen und öffentlichen Verwaltungen heutzutage in der Regel elektronisch gespeichert. Die Vorteile dafür liegen klar auf der Hand: Es gibt keine riesigen Papierberge mehr und die Daten sind jederzeit abrufbar, können problemlos angepasst werden und stehen allen Zuständigen zur Verfügung. Allerdings stellt sich – auch angesichts jährlich wachsender Datenmengen – die Frage, wie sich die Daten am effektivsten organisieren lassen.

Leider wurde dieses Thema lange Zeit viel zu wenig beachtet, sodass sich vielfach ein Datenberg bilden konnte, der die Vorteile der digitalen Dokumente weitgehend zunichtemacht. Ob auf dem Server oder in der Cloud, bei einer riesigen Sammlung von Ordnern und Dateien, die uneinheitlich benannt sind, geht die Übersicht verloren und die Mitarbeitenden verbringen viel zu viel Zeit damit, die gewünschten Daten zu suchen. Wie also lässt sich die Dateiablage besser organisieren? 

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Neues von der ESPC18 Konferenz – Microsoft erhört seine Kunden

In diesem Jahr fand wieder die European SharePoint, Office 365 & Azure Conference statt, dieses Mal in Kopenhagen. Die auch als #ESPC18 bezeichnete Veranstaltung wird von Microsoft organisiert und soll unter anderem dazu dienen, Nutzer und Entwickler von SharePoint, Office 365 und Azure zusammenzubringen, damit sie sich über bisherige und zukünftige Entwicklungen austauschen können. Das ist aber bei Weitem nicht alles, denn Microsoft nutzt diese Chance auch, um die Neuerungen bei SharePoint, Office 365 und Azure vorzustellen.

Besonders hervorzuheben ist hier der Auftritt von Jeff Teper, dem Chef des Geschäftsbereichs Office 365 – der zugleich als Erfinder von SharePoint gilt. Teper äusserte sich unter anderem zu Microsofts Plänen, SharePoint, Office 365 und Azure immer weiter in die Cloud zu verlagern und zu den anstehenden Neuerungen bei SharePoint.

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SharePoint wie eine Datenbank nutzen - elektronisches Dossier

Auf der Suche nach einem hilfreichen Programm für die Organisation von Listen, Ablagestrukturen und Arbeitsabläufen? SharePoint von Microsoft setzt hier an. Besonders interessant ist es für Teams, Abteilungen oder einzelne Projekte. SharePoint fasst alle digitalen Daten zusammen und bietet eine gemeinsame Schnittstelle. So haben alle beteiligten Personen Zugriffe zu relevanten Daten.

In der Praxis zeigt sich jedoch schnell, dass SharePoint auf Listen und Files ausgelegt ist. Dies begrenzt das Einsatzgebiet der Plattform. Hier setzt das Add-In namens „Dossiers“ von skybow an: Es baut auf SharePoint auf und erweitert es um wichtige Eigenschaften. Auf diese Weise wird SharePoint zu dem Multifunktionstool, das es eigentlich sein soll. So wird SharePoint zu einer vielseitigen Verwaltungssoftware.

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Richtig wählen bei Geschäftssoftware: Standard-Plattform vs. Individuallösung

Die IT-Infrastruktur ist für Unternehmen heutzutage absolut essentiell – ohne den Zugriff, die Verwaltung und die Verarbeitung von Daten geht inzwischen in den meisten Büros nichts mehr. Dementsprechend sollten die Verantwortlichen grösstes Augenmerk auf die gewählte Lösung legen. Eine der wichtigsten Fragen ist dabei: Ist eine standardisierte "breite" Software-Plattform die bessere Wahl oder soll doch eine "tiefe" Fach- beziehungsweise Individuallösung angeschafft werden? Eine individuell auf die Bedürfnisse und Voraussetzungen des Unternehmens abgestimmte Software scheint auf den ersten Blick die sinnvollste Entscheidung zu sein, aber ist das tatsächlich so oder täuscht dieser Eindruck? Wir zeigen Ihnen, welche Vor- und Nachteile die Varianten haben und wie Sie zu der für Ihr Unternehmen passenden Lösung kommen.

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Haben Rechnungen in Papierform ausgedient?

Das „paperless Office“, also das papierlose Büro, ist seit vielen Jahren ein erklärtes Ziel in zahlreichen Unternehmen. Insbesondere in der Verwaltung können durch die Verlagerung von Papierdokumenten auf elektronische Dokumente verschiedene Prozesse optimiert und so Kosten eingespart werden. Gänzlich verbannen lässt sich das Papier aus dem Büro aber nicht – für eine kurze Notiz, eine Skizze für den Kollegen oder eine Nachricht an der Kaffeemaschine in der Lounge ist es noch immer die erste Wahl. Das hat leider dazu geführt, dass einige Mitarbeiter die Abkehr vom Papier generell als sinnlos ansehen – allerdings liegen sie damit falsch. Die Digitalisierung von Dokumenten kann die Arbeit deutlich vereinfachen und beschleunigen, wie wir hier am Beispiel des Rechnungslaufs anschauen wollen.

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SharePoint 2019: Details zu den Funktionen enthüllt

Im Mai 2018 fand in Las Vegas die SharePoint Conference North America statt. Im Rahmen der Konferenz enthüllte Microsoft erste Informationen zu SharePoint 2019, der laut ersten Informationen diesen Herbst erscheinen soll.

Wie wichtig SharePoint für Unternehmen geworden ist, zeigt sich nicht nur an der grossen Zahl an Teilnehmern an der Konferenz, sondern auch an der Tatsache, dass Microsoft mehrere leitende Mitarbeitende als Redner zur Konferenz schickte. Entsprechend gespannt waren die Teilnehmer auf die für SharePoint 2019 angekündigten Neuerungen. Aber was ist denn nun wirklich neu? Und kann der neue SharePoint die Erwartungen erfüllen? Ich habe die wichtigsten Antworten zusammengetragen.

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Mindset vor Tools - Erkenntnisse aus der ESPC17 in Dublin

Wir waren letzte Woche zu dritt, Michael Koller, David Schenk und ich selbst, Florian Schmidt an der European SharePoint, Office 365 und Azure Conference in Dublin. Was stand im Fokus? Die digitale Transformation, new Intranet und Collaboration Experience und "Change your Mindset".

Wir haben viele interessanten Sessions aus den Tracks Business, IT Pro und DEV der Community Conference besucht. Microsoft liefert uns stetig neue Tools und Möglichkeiten, die wir in unseren Organisationen nutzen können, aber welche Erfahrungen haben wir mit der rasanten Entwicklung gemacht und welchem Zweck dienen die einzelnen?

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SharePoint – Wegbereiter für die digitale Transformation?

Die digitale Transformation ist kein Naturereignis, das nach und nach alle Firmen erfasst – sie ist vor allem ein Um- oder Neudenken gepaart mit technischen Neuerungen. Die Digitalisierung bietet sowohl kleinen als auch grossen Unternehmen zahlreiche Chancen – die Erschliessung neuer Märkte und Kundengruppen, die Flexibilisierung der Prozesse und die Verbesserung der Arbeitsabläufe sind hierfür nur einige Beispiele. Auf dem Papier klingen diese Möglichkeiten immer sehr vielversprechend, aber oft stellen sich Firmen die Frage: Wie lassen sich diese praktisch umsetzen? Grenzen wir den Spielraum für Interpretationen etwas ein und schauen einem wichtigen Wegbereiter unter die Haube: Microsoft SharePoint.

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Revisionssichere Archivierung mit SharePoint Online

Cloud-Dienste sind nicht nur im privaten, sondern auch im gewerblichen Bereich seit einiger Zeit auf dem Vormarsch. Über die Vor- und Nachteile der Cloud hatten wir schon berichtet. Mit dem Wechsel in die Cloud wird aber auch ein anderes Thema aktuell: Wie können in einem cloudbasierten System regulatorische Anforderungen eingehalten werden?

Bei uns treffen aktuell immer mehr Anfragen zu Backup-Konzepten ein. Bei der Ausarbeitung des letzten Konzepts ist mir die Idee gekommen, einen Beitrag über die Möglichkeiten der revisionssicheren Archivierung mit SharePoint Online zu schreiben. 

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Papier? Nein, danke! - Ist das papierarme Büro der Weg der Zukunft?

Die Digital- und IT-Technik hat im unternehmerischen Umfeld vieles verändert. Blitzschnelle Kommunikation, Videokonferenzen über Landesgrenzen und ganze Kontinente hinweg, vereinfachte Warenwirtschaft, präzise Auswertung von Kundendaten – das sind nur einige der vielen Möglichkeiten, die die technischen Neuerungen in den letzten Jahren und Jahrzehnten mit sich gebracht haben. Eine Sache wird dabei allerdings oft vernachlässigt: das papierlose Büro. Die Idee, Dokumente nur noch in elektronischer Form zu verwalten, ist vermutlich genauso alt wie die IT-Technik selbst – aber wie weit sind wir wirklich auf dem Weg zum papierlosen Büro? Wo setzen vor allem kleinere und mittlere Unternehmen noch auf Papier? Welche Gründe gibt es, Papier zu sparen? Und wo stösst die Verwendung von digitalen Dokumenten an ihre rechtlichen Grenzen?

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Wir brauchen einen guten Ersatz für InfoPath - und haben einen gefunden!

In den vergangenen Wochen hat sich eine Diskussion entwickelt, bei der es um den Ersatz von InfoPath durch eine andere Technologie zur Gestaltung von Formularen in SharePoint geht. Dies hat vermutlich mit der Ankündigung von Microsoft zu tun, die Tools PowerApps und Flow allgemein verfügbar zu machen. Und es hängt von vielen Faktoren ab, ob ein Produkt diesen Zweck erfüllt, denn es gibt keine Einheitslösung. Adis Jugo hat einen Blick auf die wichtigsten Funktionen und Anwendungsfälle von InfoPath geworfen, sowie auf deren Bedeutung und die Art und Weise, wie sie ersetzt werden können.

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SharePoint 2016: Für Entwickler wird vieles anders (besser)


Die ESPC 2016 in Wien war eine tolle Gelegenheit, die wichtigsten Innovationen und Perspektiven von SharePoint 2016 und Office 365 kennenzulernen. Ich habe an diversen Entwicklerdiskussionen teilgenommen und möchte meine Erfahrung und Einschätzung in diesem Blog gerne teilen. Dieser Beitrag ist für Leser, die selbst in der Software-Entwicklung tätig sind oder für Software-Projektleiter interessant
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Was denkt die SharePoint Community über das neue Feature Pack 1?

Wir sind diese Woche zu dritt an der European SharePoint Conference in Wien: Michael Koller, Guy Mauger und ich selbst, Florian Schmidt. Was steht im Fokus? Collaboration und “meet the business needs”. Wir haben das Ziel die vielen interessanten Sessions aus den drei Tracks Business, IT Pro und DEV der Community Conference zu besuchen. Microsoft liefert stetig neue Werkzeuge, die wir bei unseren Organisationen einsetzen können, aber wie können wir diese erweitern und zu welchem Zweck?

Diese Frage muss jede Organisation für sich selbst und mit dem richtigen Partner beantworten. Es geht darum Technologie bereitzustellen, die genutzt werden kann, aber nicht muss. Unternehmen und insbesondere Teams haben die Aufgabe zu entscheiden, was sie verwenden möchten und was ihnen einen effektiven Vorteil bietet, auch wenn alles zur Verfügung steht.

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