Digitale Formulare - schnell und flexibel erstellt

Matthias Walter, CPO & Partner bei skybow AG
25. Feb 2021 | 4 Min. Lesezeit
Themen: Digitalisierung, Microsoft SharePoint

Formulare sind und waren schon immer ein heisses Thema. Die Eingabe und Pflege von Daten ist ein zentraler Bestandteil in fast jedem Unternehmen. In der heutigen Zeit, in der nicht mehr alle im gleichen Büro arbeiten und man das ausgefüllte Formular nicht mehr auf den Schreibtisch legen kann, damit der Vorgesetzte es unterschreibt, oder schnell den Kollegen anrufen kann, damit er das Excel-Dokument schliesst und man mit der Bearbeitung beginnen kann, sind digitale Formulare unverzichtbar.

Auch unterwegs, z.B. in öffentlichen Verkehrsmitteln, sollte es möglich sein, etwas in eine Liste einzugeben oder zu lesen. Die Eingabe sollte so schnell und unkompliziert wie möglich sein, denn ich habe keine Zeit, mich durch ein riesiges Formular zu wühlen, wenn ich nur einen kleinen Teil ausfüllen muss. Es sollten nur die wesentlichen Informationen angezeigt werden und wenn möglich sollte das Formular Vorschläge machen. Für eine leichtere Auswertung im Nachhinein sollte das Formular auch validiert werden können und ich sollte auf Fehleingaben aufmerksam gemacht werden.

Mit SharePoint bietet Microsoft schon seit vielen Jahren eine grossartige Möglichkeit. Das schnelle Erstellen einer neuen Liste und das Hinzufügen von getippten Spalten ist ein Kinderspiel. Allerdings konnten die Eingabemasken immer nur über InfoPath erweitert werden. InfoPath war ein mächtiges Werkzeug und wurde sehr häufig eingesetzt. Microsoft hat InfoPath im Jahr 2026 abgekündigt und bis heute keine gleichwertige Alternative zur Verfügung gestellt.

Eine kurze Anmerkung zum Remote-Zugriff auf Listen im On-Premises-Umfeld; in der Vergangenheit war dies meist nur sehr aufwändig über einen VPN-Zugang möglich, der auf dem Client und/oder mobil eingerichtet werden musste, damit ein verschlüsselter Zugriff auf die Daten gewährleistet werden konnte. Viele Unternehmen haben diesen Zugang aber nicht so eingerichtet, dass er von ausserhalb des Büros zugänglich war. Mit den heutigen Möglichkeiten der Multi-Faktor-Authentifizierung (z.B. SMS oder Token App) ist dies wesentlich einfacher geworden.

Ob Sie noch "alte" InfoPath-Formulare haben, die ersetzt werden müssen, oder ob Sie Ihre Formulare und Prozesse digitalisieren wollen, skybow hat das richtige Werkzeug für Sie. Ein Produkt für alle - ob auf SharePoint Server 2019 oder SharePoint Online, unser Modern Forms Add-In kann überall eingesetzt werden und fügt sich nahtlos in Ihre SharePoint-Listen ein. Die Installation ist in 6 Schritten in wenigen Minuten erledigt und mit der automatisch aktivierten 30-Tage-Testlizenz können Sie sofort loslegen. Eine Start Anleitung finden Sie hier: Modern Forms Add-In

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Felder, Tabs etc. werden auf einem kleineren Bildschirm automatisch umgebrochen (rechtes Bild Ansicht auf einem Handy)


Kontaktdossier auf einem Handy

skybow Forms ist standardmässig responsive und mobil und es muss nur eine Version gepflegt werden. Diese Version passt sich an das Gerät an, mit dem sie geöffnet wird. Ich möchte auf 5 zentrale Herausforderungen eingehen, die viele von Ihnen wahrscheinlich schon angetroffen haben.

Formular-Logik

Felder oder ganze Bereiche sollten nicht abhängig von ihrem Status sichtbar oder bearbeitbar sein. Felder wie z.B. ein Personenfeld oder ein Lookup-Feld sollten einen Initialwert haben oder berechnet werden. Die eingegebene E-Mail-Adresse oder Telefonnummer sollte nach einem definierten Format validiert werden. Bei Ablehnung einer Anfrage muss ein Grund angegeben werden, d.h. ein dynamisches Pflichtfeld.

All diese Themen adressieren wir mit unserer no-code/low-code Expression Language, die mit Platzhaltern "zusammengeklickt" werden kann.

Dynamisch gefilterte Lookup-Felder (kaskadierende Lookups)

Der Klassiker ist hier die Auswahl eines Landes, das ein weiteres Auswahlfeld "Region" automatisch auf Basis des Landes filtert. Oder eine Kategorie mit entsprechenden UnterkategorienMit unserem Lookup-Feldfilter ist dies mit wenigen Klicks möglich.

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Site-Collection-übergreifendes Lookup

In der Vergangenheit hat man oft mit Unterseiten in einer Site Collection gearbeitet, um eine entsprechende Struktur in SharePoint zu erstellen und dann einzelne Listen über bestimmte Umwege zu verknüpfen. Mit der neuesten Empfehlung von Microsoft, mit einer flachen Architektur (1 Ebene) zu arbeiten, d.h. keine Unterseiten mehr zu erstellen, ist dies nicht mehr möglich und ich möchte nicht alle meine Listen in die gleiche Site legen.

Die skybow App Modern Forms enthält ein weltweit einzigartiges Cross-Site-Collection-Lookup-Feld, das es erlaubt, Elemente aus einer anderen Site-Collection auszuwählen, z.B. aus einer zentralen Kontaktliste, so dass diese nicht mehrfach gepflegt werden muss.

Jetzt anschauen: Webinar Formulare und Prozesse digitalisieren

Master-Detail-Unterlisten

Formulare können Listen enthalten, die mehrere zusammengehörige Elemente enthalten. Ein Beispiel: Die monatliche Spesenabrechnung hat pro Beleg eine Zeile mit entsprechenden Metadaten, z. B. was, wann und wie viel es gekostet hat.

Diese klassische Master-Detail- (oder One-to-many-) Beziehung wird bei skybow als "Dossier" bezeichnet und über Standard-Unterlisten abgebildet. Zur logischen Darstellung können diese auch in Registerkarten strukturiert werden. Eine Dokumentenbibliothek kann auch als Unterliste verwendet werden, wenn Sie mehrere Dokumente zu einem Artikel hinzufügen wollen, ohne die Standardanhänge zu verwenden, die nicht versioniert sind und in der Suche nicht richtig gefunden werden können.

Unterlisten können auf allen Formularen (NewForm, EditForm & DisplayForm) hinzugefügt werden.

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Aktionen durchführen

Nach dem Hinzufügen oder Ändern von Listenelementen/Dokumenten sollte eine E-Mail-Benachrichtigung versendet werden oder eine Anfrage mit einem einfachen "Ja" angenommen oder abgelehnt werden.

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Wenn Sie sich fragen, warum ich Microsoft PowerApps bis jetzt nicht erwähnt habe, hat das damit zu tun, dass PowerApps nicht auf SharePoint Server verwendet werden können. Ich empfehle Ihnen, einen Blick auf skybow Modern Forms zu werfen und sich von den Möglichkeiten und der Einfachheit inspirieren zu lassen. Abgesehen davon, dass unsere Modern Forms auch auf SharePoint Server 2019 laufen, sind sie voll responsive, bieten das einzigartige Cross-Site-Collection-Lookup und beinhalten Aktionen, ohne dass Sie ein weiteres Tool wie Power Automate (das ebenfalls nicht für SharePoint Server verfügbar ist) verwenden müssen.

Wenn Sie noch eine SharePoint 2013- oder 2016-Umgebung verwenden, können Sie immer einen Blick auf unsere preisgekrönten Rich Forms für die klassische UI werfen. Dieses bietet die gleiche Geschäftslogik und Aktionsmöglichkeiten.

Wenn ich mit diesem Artikel Ihr Interesse geweckt habe, melden Sie sich für unser Webinar vom 31. März 2021 an, um mehr zu erfahren oder buchen Sie gerne hier eine Demo.

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Matthias Walter, CPO & Partner bei skybow AG

Geschrieben von Matthias Walter, CPO & Partner bei skybow AG

Seit über 11 Jahren konzipiere und entwickle ich Kundenlösungen auf SharePoint Server und heute SharePoint Online (M365). Anfänglich als Entwickler und heute als Consultant, Solution Architekt, Produkt Manager oder Trainer helfe ich Kunden und Partnern das bestmögliche aus ihrer M365 Plattform zu holen. Microsoft stellt einem stets vor neue Herausforderungen, sodass die Arbeit nie langweilig wird.

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