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Daten werden für Unternehmen immer mehr zu einem Erfolgsfaktor. Ob Marketing-Massnahmen, Projektplanung, Bestandskundenpflege oder die Auswahl von Bewerbern – ohne Daten und vor allem die Auswertung von Daten geht heutzutage oft nichts mehr. Power BI von Microsoft hat sich in diesem Bereich als eine der geläufigsten Anwendungen etabliert, denn das Tool ermöglicht es, aus einer Vielzahl von Daten relevante Erkenntnisse für den Geschäftsbetrieb zu ziehen. Das Ganze geschieht aber natürlich nicht im „luftleeren Raum“ – die Auswertung der Daten muss in der Regel aufbereitet und dann den jeweiligen Stakeholdern präsentiert werden.

Dafür stehen die sogenannten Dashboards zu Verfügung, die sich sehr frei gestalten lassen. Und genau hier liegt vielfach das Problem: Dashboards werden mit Daten und Grafiken überladen, sind unübersichtlich und für die Betrachter schlichtweg nicht verständlich. Das macht die Vorteile von Power BI zunichte, denn die Entscheidungsträger verstehen die Erkenntnisse nicht, die aus den Daten gewonnen wurden, und sind nach der Präsentation genauso schlau wie vorher. Das muss aber nicht sein! Hier erfahren Sie, wie Sie Daten in Dashboards richtig aufbereiten und präsentieren – und welche Fehler Sie vermeiden sollten.

Würde man sich einen beliebigen PC in einem Unternehmen anschauen, wäre darauf sicherlich eine Office-Software installiert – also ein Software-Paket mit verschiedenen Programmen für die Arbeit im Büro. Klassischerweise wurden unter diesem Begriff Anwendungen wie Word, Excel, PowerPoint und Outlook zusammengefasst. Aufgrund der technischen Entwicklung gehören heutzutage aber noch sehr viel mehr Programme zu diesem Paket beziehungsweise zu den Büro-Anwendungen. Gerade in den Bereichen Kommunikation und Zusammenarbeit bietet die aktuelle Version des Office-Pakets von Microsoft – genannt Office 365 – eine Vielzahl an Möglichkeiten, die die Arbeit leichter und effizienter machen.

Das Problem ist nur: Diese Möglichkeiten werden viel zu selten voll ausgeschöpft. Was alles in Office 365, Cortana, Power BI und anderen Büro-Anwendungen steckt, hat der CEO von Microsoft, Satya Nadella, kürzlich auf der Microsoft Konferenz Inspire aufgezeigt – anhand seines Tagesablaufs und seiner persönlichen Nutzung.

Von meiner ersten Microsoft Partner Conference im Jahre 2007 in Houston ist mir vor allem eine Erinnerung geblieben: das grosse Schlagwort SaaS – Software as a Service. Heute, 10 Jahre später und gerade erst von der Microsoft Inspire in Washington zurückgekehrt, bin ich schlicht beeindruckt, wo die vor einer Dekade angekündigte Software-as-a-Service-Welt (bzw. Cloud) steht. Die damals öffentlich initialisierte Cloud-Strategie von Microsoft wurde fokussiert und zielorientiert angepackt, umgesetzt und wird nach wie vor mit aller Kraft vorangetrieben. Die heute vorliegende Office 365 Cloud-Lösung ist enorm gewachsen und es fällt zuweilen schwer, den Überblick über alle bestehenden «Apps» respektive Möglichkeiten und Vorteile zu behalten. Ich möchte diesen Blog deshalb nutzen um Ihnen einen groben, aber nicht vollständigen Überblick der aktuell zur Verfügung stehenden Apps zusammenzustellen.

Die Auswertung von Daten wird für Firmen immer wichtiger, ganz gleich, ob es sich um ein KMU handelt oder aber um einen weltweit agierenden Konzern. Doch mit vielen Auswertungs- und Reporting-Werkzeugen fühlen wir uns, wie wenn wir durch ein Schlüsselloch gucken und darum nicht alle notwendigen Informationen erforschen können. Doch nur, wenn wir alle Daten einsehen und erkennen, wieso bestimmte Entwicklungen am Markt oder im Unternehmen stattfinden, können wir frühzeitig darauf reagieren. Die Bedeutung von Daten und deren Auswertung haben Firmen inzwischen erkannt, allerdings können sie diese Erkenntnis nicht immer sinnvoll umsetzen – weil sie auf das falsche Werkzeug setzen. Dies haben auch wir erfahren, bis wir im ERP-Reporting (Abacus) auf Microsoft Power Business Intelligence (BI) setzten und heute praktisch in Echtzeit die Ergebnisse überwachen und dank aktuellen Informationen, Entscheidungen in kurzer Zeit treffen können. Hier unsere Analyse und Selbsterfahrung in einem.

Durch die sich immer weiter öffnenden internationalen Märkte bieten sich sowohl Grosskonzernen als auch kleinen und mittleren Unternehmen zahlreiche neue Chancen. Durch das wachsende Geschäftsumfeld haben die Firmen allerdings auch mit steigender Konkurrenz zu kämpfen. Um am Markt bestehen zu können, ist daher ein funktionierendes Echtzeit Berichtswesen nötig, denn nur so lässt sich das Unternehmen operativ und strategisch sinnvoll ausrichten.

Grosse Firmen haben damit in aller Regel kein Problem, denn sie haben die erforderlichen Ressourcen, um ein leistungsstarkes Reporting und in der Folge eine belastbare Business Intelligence (BI)-Lösung zu implementieren. Bei kleinen und mittleren Unternehmen sieht das oft anders aus, denn sie scheuen meist die hohen Kosten und setzen daher auf improvisierte Lösungen.

Schauen wir uns also an, ob es für kleinere und mittlere Unternehmen eine bezahlbare und zugleich leistungsstarke Reporting- und BI-Lösung gibt.

Durch meine jahrelange Tätigkeit als CFO und Controller habe ich viel mit Reporting, Entscheidungsgrundlagen Erarbeitung und Visualisierungen zu tun. Immer mehr Datenquellen und Systeme müssen in ein ganzheitliches Reporting rasch und automatisiert integriert werden können. Dabei hat man immer weniger Zeit und kann nur durch eigenständige Automatisierung Zeit für neues gewinnen. Ich möchte Ihnen heute ein wenig davon berichten. Insbesondere über Abläufe in den meisten Firmen und was sich mit der Einführung von Power BI ändern wird. Ich bin mir sicher, Sie werden genauso erstaunt sein wie ich es war!

Zu den Firmenbereichen, auf die sich die digitale Transformation besonders stark auswirkt, gehören unter anderem Buchhaltung und Controlling. Welche neuen Möglichkeiten sich durch die Nutzung moderner Software beim Ablegen, Archivieren und Analysieren von Daten, beim Erstellen von Investitionsanträgen oder bei der Leistungs- und Zeiterfassung ergeben, ist Thema des dritten Blogartikels aus der Reihe "Supporteinheiten im digitalen Wandel“.