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UPGREAT Blog

Daten auswerten mit Power BI - Mehr als ein Blick durchs Schlüsselloch ins Datenmodell von Abacus

Die Auswertung von Daten wird für Firmen immer wichtiger, ganz gleich, ob es sich um ein KMU handelt oder aber um einen weltweit agierenden Konzern. Doch mit vielen Auswertungs- und Reporting-Werkzeugen fühlen wir uns, wie wenn wir durch ein Schlüsselloch gucken und darum nicht alle notwendigen Informationen erforschen können. Doch nur, wenn wir alle Daten einsehen und erkennen, wieso bestimmte Entwicklungen am Markt oder im Unternehmen stattfinden, können wir frühzeitig darauf reagieren. Die Bedeutung von Daten und deren Auswertung haben Firmen inzwischen erkannt, allerdings können sie diese Erkenntnis nicht immer sinnvoll umsetzen – weil sie auf das falsche Werkzeug setzen. Dies haben auch wir erfahren, bis wir im ERP-Reporting (Abacus) auf Microsoft Power Business Intelligence (BI) setzten und heute praktisch in Echtzeit die Ergebnisse überwachen und dank aktuellen Informationen, Entscheidungen in kurzer Zeit treffen können. Hier unsere Analyse und Selbsterfahrung in einem.

Business Intelligence – so geht es nicht

Obwohl der Begriff „Business Intelligence“ schon recht alt ist – er stammt vermutlich aus den späten 50er-Jahren – lässt sich das dahinterstehende Konzept erst seit dem Aufkommen der Informationstechnik praktisch und im grösseren Massstab anwenden. Häufig werden dafür Anwendungen „zweckentfremdet“, zum Beispiel die ERP-Software des Unternehmens oder – leider noch immer viel zu häufig – die Tabellenkalkulation Excel.

Der Umstand, dass diese Anwendungen nicht auf die Anforderungen von Business Intelligence ausgelegt sind, zeigt sehr deutlich, dass viele Unternehmen zwar die vorhandenen Daten nutzen wollen, aber nicht wissen, wie sie das am besten anstellen sollten. Mit Power BI hat Microsoft aber nun ein Tool auf den Markt gebracht, das schon anhand des Namens den Einsatzzweck erkennen lässt.

Power BI – einfach, leistungsfähig und vielseitig

Power BI hat aber nicht nur einen klangvollen Namen, sondern bietet auch zahlreiche Funktionen, von denen die Konkurrenz bisher nur träumen kann. Die Software kann Daten aus verschiedenen Datenquellen nutzen, von der Cloud über ERP-Systeme (SAP, Oracle, Sage, Microsoft, Abacus) bis hin zu Excel-Datenblättern. Microsoft stellt dafür mehrere dutzend Datenkonnektoren zur Verfügung, die eine einfache Anbindung der Daten ermöglichen.

Zudem ist das Programm sehr einsteigerfreundlich gehalten, sodass jeder verantwortliche Mitarbeitende ohne langwierige Schulung mit Power BI arbeiten und Analysen durchführen kann. So ist die Software nicht einigen „Eingeweihten“ vorbehalten, sondern kann produktiv in jeder Abteilung eingesetzt werden.

Power BI Unternehmensdaten visualisieren.png

Das sind in jedem Fall Vorteile gegenüber der Konkurrenz, aber Sie fragen sich vermutlich jetzt: Was kann man genau mit Power BI machen?

Power BI im Einsatz - eine etwas komplizierte Antwort

Die einfache Antwort auf die Frage lautet: Man kann interne und externe Daten analysieren und Zusammenhänge erkennen. Das ist aber natürlich wenig erhellend.

Und deshalb hier die etwas kompliziertere Antwort: Power BI verarbeitet die angebundenen Daten in Echtzeit und erlaubt so einen direkten Blick auf die Vorgänge im Unternehmensumfeld. So lassen sich zum Beispiel sehr schnell Zusammenhänge erkennen. Der Umsatz ist in der letzten Woche unerwartet niedrig ausgefallen? Dank angebundener Wetterdaten kann man sofort sehen, dass aufgrund des Regens weniger Laufkundschaft den Weg in den Laden gefunden hat. Donnerstags kommen besonders viele Kunden ins Geschäft? Das könnte mit dem Fitness-Kurs im Studio nebenan zusammenhängen – vielleicht lohnt sich ja eine Kooperation?

Natürlich sind solche Erkenntnisse nicht auf kleinere Unternehmen beschränkt. Wenn das Geschäft in China schwächelt, hängt das vielleicht nicht nur mit dem starken Renminbi (Währung von China) zusammen, sondern auch mit überlasteten Kundenberatern, die jeden Monat viele Überstunden einlegen müssen.

Power BI hilft Ihnen also, neue, ungewöhnliche und sogar schwer erkennbare Zusammenhänge zu finden. Daraus lassen sich, ebenfalls mit Hilfe der Software, Trends ableiten. So erhalten die Verantwortlichen das nötige Wissen, um Entscheidungen auf Grundlage von Tatsachen zu treffen. Sie müssen Ihr Unternehmen oder Ihre Abteilung nicht mehr „auf Sicht“ lenken, sondern können Veränderungen vorgreifen und sich so ideal auf dem Markt positionieren. Dank der Live-Daten erkennen Sie zudem nicht nur Probleme sofort, sondern können auch sehen, ob Ihre getroffenen Massnahmen die gewünschte Wirkung haben.

Viele erklärende Worte für ein Werkzeug, dass die Datenwelt vereinfachen möchte. Darum, wir empfehlen Ihnen Power BI hier live zu testen

Selbsterfahrung - Um Abacus mit Power BI auszuwerten mussten wir das Datenmodell "knacken"

"Eating your own dog food" heisst, eigene empfohlene Produkte selbst anzuwenden. So machte sich unser CFO, Markus Berger auf den Weg, untersuchte mit dem BI-Team das Datenmodell von Abacus und gestaltete mit Power BI neue, moderne Dashboards. Hier der Erfahrungsbericht von unserem CFO:

"Seit der Anbindung von Abacus an Power BI, können wir auf die Haupt- und Nebenbücher von Abacus zugreifen und unsere Auswertungen mit einem professionellen Look & Feel kurz nach dem Monatsabschluss dem Management zur Verfügung stellen.

Das Management kann via Web auf das Power Bi zugreifen und sich die gewünschten Informationen zusammenklicken. Bei uns sind Auswertungen verfügbar für:

  • Erfolgsrechnung, wenn gewünscht gefiltert auf Abteilungen (inkl. Umlagen)
  • Umsatzstatistiken, inkl. geografischer Auswertung
  • Aufwandsstatistiken

Wenn der Monatsabschluss fertig ist, geben wir die Auswertung mit zwei Klicks frei. Ich als eigener «Konsument» von diesen zwei abschliessenden Klicks muss sagen: top gemacht, wenn ich mir dann für meine Abteilung eine Auswertung erstellen will, kann ich das unabhängig von der Finanzabteilung durchführen und sehe, da die Grafiken animiert sind, was sich warum verändert und was in welchem Verhältnis steht. Reporting, aber viel «menschlicher» und preiswert."

Mit UPGREAT in die digitale Zukunft

Wenn auch Sie wie unser CFO die Entscheidungen in Ihrem Unternehmen auf eine solide Basis stellen wollen, dann ist Power BI die perfekte Lösung für Sie. Gerne erarbeiten wir gemeinsam mit Ihnen die passenden Massnahmen und implementieren diese dann mit dem nötigen Sachverstand. Profitieren Sie von unserem kostenlosen Beratungsworkshop und melden Sie sich heute noch an. 

Topics: Digitalisierung, Power BI