Wöchentliche Beiträge über IT Praxis, Cloud, Outsourcing und mehr

Die Arbeit mit dem Kunden – ob Verkaufsgespräch, Betreuung oder Service – macht in vielen Unternehmen einen beträchtlichen Teil der Leistung aus. Da der Kontakt mit den Kunden zudem sehr personalintensiv ist, entsteht in diesem Bereich ein wesentlicher Teil der Kosten – und damit meist auch der Wunsch, diese Kosten zu senken oder Arbeitsabläufe effizienter zu gestalten. Allerdings werden die Kundenbindung und der individuelle Kontakt zum Kunden aufgrund des wachsenden Konkurrenzdrucks in vielen Branchen immer wichtiger für den geschäftlichen Erfolg. So entsteht ein nahezu unlösbares Spannungsfeld: Zum einen müssen Firmen guten Service bieten, zum anderen aber darauf achten, die Kosten im Rahmen zu halten.

Seit einiger Zeit gibt es jedoch eine Technologie, die einen Ausweg bietet: KI-getriebene Chatbots. Aber was können diese Helfer tatsächlich und sind sie eine Entlastung für die Mitarbeitenden und das Unternehmen? Hier erfahren Sie es!

Wie im ersten Teil meiner Blogreihe erwähnt, sind in den letzten Jahren Digitalisierung und digitale Transformation zu Schlüsselthemen geworden, über die jedes Unternehmen nachdenken muss. In diesem Teil möchte ich weitere Aspekte beleuchten, die sich auf die Rolle des CIOs von Unternehmen, die sich mitten in der Digitalisierung und/oder digitalen Transformation befinden, auswirken.

In den letzten Tagen und Wochen gibt es in den Nachrichten praktisch nur noch ein Thema: das Coronavirus. Der Erreger breitet sich in ganz Europa rasant aus und fast überall steigen die Fallzahlen dramatisch an. Um der Epidemie entgegenzuwirken, werden vielerorts Schulen, Universitäten und andere öffentliche Einrichtungen geschlossen – aber wie sieht es mit dem Arbeitsplatz aus?

Da sich die Wirtschaft schwerlich komplett lahmlegen lässt, versuchen viele Firmen, eine Lösung zu finden, die dem Unternehmen und den Mitarbeitenden gerecht wird. Häufig heisst das Homeoffice – aber wie lässt sich diese Verlagerung des Arbeitsplatzes sinnvoll regeln? Und welche Voraussetzungen müssen geschaffen werden, damit das Arbeiten von zuhause aus reibungslos funktioniert? Hier finden Sie Antworten auf diese und viele weitere Fragen rund um das Thema Homeoffice.

Der digitale Wandel ist nach wie vor in vollem Gang, und die meisten Unternehmen erwarten tiefgreifende Veränderungen, die Geschäftsprozesse und Arbeitsweisen auch in Zukunft nachhaltig umgestalten werden. Diese Erwartung ist durchaus gerechtfertigt, allerdings stellt sich die Frage, ob Firmen und ihre Mitarbeitenden überhaupt bereit dafür sind. Studien zeigen, dass vielfach die Fähigkeiten fehlen, die neuen digitalen Möglichkeiten zu nutzen. Das könnte für Unternehmen in Zukunft zu einem echten Problem werden, zumal viele Aufgaben, für die früher die IT-Abteilung zuständig war, durch die technische Entwicklung mehr und mehr in den Verantwortungsbereich der „normalen“ Mitarbeitenden rücken. Aber wie lässt sich dieses Dilemma lösen?

In den letzten Jahren sind Digitalisierung und digitale Transformation zu Schlüsselthemen geworden, über die jedes Unternehmen nachdenken muss. Unter Digitalisierung verstehe ich in diesem Zusammenhang Unternehmen, die modernste Technologien zur Automatisierung ihrer etablierten Geschäftsprozesse innerhalb ihrer etablierten Geschäftsmodelle und Märkte einsetzen. Hingegen bedeutet digitale Transformation, wenn ein Unternehmen Technologie einsetzt, um neue Geschäftsmodelle oder Märkte zu erforschen, seine Kernprozesse technologiebasiert neugestaltet und/oder neue Produkte und Dienstleistungen unter Verwendung von Informationstechnologie entwickelt. Ich möchte nicht näher auf den Unterschied zwischen den beiden Begriffen eingehen (die inzwischen weitgehend zu Buzzwords geworden sind), sondern möchte lieber auf einige Aspekte eingehen, die sich auf die Rolle des CIO von Unternehmen, die sich mitten in der Digitalisierung und/oder digitalen Transformation befinden, auswirken.

Viele Trends kommen aus den USA über den Atlantik zu uns. Jeans, Rock 'n' Roll, Teenager, Google, Tesla, iPhone; eine ganze Menge an Innovationen aus der IT-Industrie stammen aus Übersee. Irgendwie schaffen es die Amerikaner immer wieder, dank ihrem Marketing-Geschick, daraus ganze Industrien zu entwickeln. Nicht alle dieser Entwicklungen sind positiv. So zeige ich Ihnen im folgenden Artikel vorteilhafte und negative Neuerungen auf – ganz ähnlich also wie „Süsses oder Saures“ aus der IT-Welt.

Die Digitalisierung bringt eine allumfassende Vernetzung mit sich. Alles findet online statt und nahezu jedes Gerät kommuniziert über das Internet. Zahlreiche Endgeräte stellen Nutzern das Internet immer und überall zur Verfügung. Die Cloud als zentraler Datenspeicher ersetzt die lokale Infrastruktur und die klassische Papierform. Für Unternehmen sind dies interessante Entwicklungen, da es die Kommunikation, Arbeitsabläufe und die Organisation vereinfacht, beschleunigt sowie kostengünstiger macht. Gerade kleine und mittlere Unternehmen stehen folglich aktuell beziehungsweise in naher Zukunft vor einem Umbruch.

Gleichzeitig geht von dem Internet eine permanente Bedrohung aus, die nur schwer einzuschätzen ist. Unternehmen stehen diesen unsichtbaren Angreifern oftmals ratlos und damit schutzlos gegenüber. Wie soll die Sicherheit zukünftig gewährleistet sein und was für eine Rolle spielt dabei die ETH Zürich und das Rote Kreuz?

Die Digitalisierung schreitet im geschäftlichen Bereich, aber auch bei Behörden immer weiter voran. Auf diese Weisen lassen sich die Datenverwaltung, die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen, die Kommunikation sowie weitere Bereiche sehr viel effizienter gestalten. Allerdings trifft das alte Sprichwort „Wo Licht ist, da ist auch Schatten“ auch auf die Digitalisierung zu – die neuen Arbeitsmethoden und -abläufe mögen effizienter sein, es ergeben sich durch sie jedoch neue Herausforderungen, die es zu lösen gilt.

Eine davon ist die Kommunikation zwischen den verschiedenen Systemen. Ein Tool für die Abwicklung der Steuererklärung und eines für gesetzeskonforme Archivierung von Daten mögen zum Beispiel in ihrer Funktion wie füreinander geschaffen sein – das bedeutet aber noch lange nicht, dass sie tatsächlich miteinander kommunizieren und Daten austauschen können. Um das zu gewährleisten, braucht es Schnittstellen – aber stehen für die anstehenden Aufgaben die passenden Schnittstellen zur Verfügung?

Die internationale Vernetzung von Unternehmen, die nicht zuletzt durch die Digitalisierung stark zugenommen hat, bringt Firmen eine Vielzahl an Vorteilen. Ob nun eine Vertretung in einem wichtigen Absatzmarkt im Ausland aufgebaut oder ein international tätiger Spezialist angeheuert werden soll, Tools zur Zusammenarbeit über mehrere Standorte hinweg wie SharePoint von Microsoft machen solche Vorhaben oft erst möglich.

Allerdings sind Projekte dieser Art mitunter mit dem Turmbau zu Babel vergleichbar – da die Beteiligten unterschiedliche Sprachen sprechen, müssen Unternehmensinformationen in verschiedenen Sprachen zeitgleich vorgehalten werden. Diese Problematik ist für Schweizer Unternehmen aufgrund der Mehrsprachigkeit der Schweiz nichts Neues. Eine wirklich zufriedenstellende, effiziente Lösung haben die meisten Firmen bisher allerdings nicht gefunden – die gibt es aber!

Mit der zunehmenden Digitalisierung verändert sich eine Vielzahl an Berufen. Alleine in der IT gibt es zahlreiche Jobs, die es früher nicht gab. Dies spiegelt sich auch in der Ausbildung und in Schulen wider, die sich an diese Bedingungen anpassen müssen. Selbst die klassischen MINT-Fächer, also Mathematik, Informatik, Naturwissenschaft und Technik, passen sich den veränderten Gegebenheiten an. Besonders diesen Fächern hängt jedoch der Ruf an, trocken und theorielastig zu sein. Dass dies nicht unbedingt der Wahrheit entspricht, beweist Microsoft mit seinem Bildungsprogramm. Mehr dazu erfahren Sie in folgendem Blogartikel. Vielleicht macht der Artikel Lust darauf, selbst zuhause ein Lernprogramm für sich oder mit Kindern durchzuspielen und so neue Seiten der IT fürs eigene Unternehmen kennen zu lernen.

Die IT hat nicht nur aus technischer, sondern auch aus unternehmerischer Sicht in den letzten Jahren und Jahrzehnten eine erstaunliche Wandlung durchgemacht. Von einem rein unterstützenden Unternehmensbereich hat sie sich zu einem Faktor entwickelt, der entscheidend zur Wertschöpfung beiträgt. Das hat unter anderem zu steigenden Anforderungen an die IT geführt, zu denen etwa Sicherheit, Compliance, Agilität und vieles mehr gehören. Um diesen Anforderungen gerecht werden zu können, setzen vor allem grosse Unternehmen auf eine umfassende IT-Strategie. Aber wie sieht es bei KMU aus? Können sie sich finanziell eine IT-Strategie leisten, oder umgekehrt, können sie sich es leisten, keine zu haben? Und welche Faktoren spielen für diese Firmen eine Rolle?

Das „paperless Office“, also das papierlose Büro, ist seit vielen Jahren ein erklärtes Ziel in zahlreichen Unternehmen. Insbesondere in der Verwaltung können durch die Verlagerung von Papierdokumenten auf elektronische Dokumente verschiedene Prozesse optimiert und so Kosten eingespart werden. Gänzlich verbannen lässt sich das Papier aus dem Büro aber nicht – für eine kurze Notiz, eine Skizze für den Kollegen oder eine Nachricht an der Kaffeemaschine in der Lounge ist es noch immer die erste Wahl. Das hat leider dazu geführt, dass einige Mitarbeiter die Abkehr vom Papier generell als sinnlos ansehen – allerdings liegen sie damit falsch. Die Digitalisierung von Dokumenten kann die Arbeit deutlich vereinfachen und beschleunigen, wie wir hier am Beispiel des Rechnungslaufs anschauen wollen.

Im geschäftlichen Umfeld gehören Übersetzungen zum Alltag – gerade in grossen Konzernen, die international arbeiten, werden Dokumente häufig in mehreren Sprachen benötigt. Dementsprechend werden bestimmt viele die folgende oder eine ähnliche Situation kennen: Eine wichtige Präsentation steht an, und einen Tag vorher fordert die Niederlassung in London plötzlich noch eine Übersetzung an.

Das sorgt in der Regel für Stress bei allen Beteiligten – ausser bei meinem Kollegen. Dieser hat kürzlich nämlich etwas entdeckt, das Übersetzungen zum Kinderspiel macht: Microsoft Translator. Das nützliche Office-365-Tool ermöglicht es, Office-Dokumente mit zwei Klicks maschinell übersetzen zu lassen – wie Sie sich sicher vorstellen können, war ich begeistert.

Nachdem ich ein wenig herumexperimentiert hatte, bemerkte ich aber, dass die Übersetzungen zwar gut, aber nicht perfekt waren. Und ich fragte mich, was inzwischen bei maschinellen Übersetzungen überhaupt möglich ist. Meine Erkenntnisse möchte ich Ihnen heute in diesem Artikel vorstellen.

Das neue IT-System ist eingeführt. Alle halten sich daran und speichern die Daten und Informationen am vereinbarten Ort. Kollegen kommen und gehen und neue Anforderungen tauchen auf. Nach einer Weile sind die Usanzen vergessen. Der relativ sorglose Umgang mit Speicherplatz tut das seine hinzu: Es ist ja schliesslich genug vorhanden, wieso sollte man da seine Daten organisieren oder ausmisten? Die Versuchung ist heutzutage gross, alles erst einmal auf der Festplatte, dem Smartphone oder in der Cloud zu speichern. Aber ist das wirklich nötig? Und ist diese Art, mit Daten umzugehen, nur eine „unschöne Angewohnheit“? Leider lautet die Antwort auf beide Fragen „nein“. Denn genau wie früher im Archiv Ordner mit alten Dokumenten entsorgt wurden, sollten Sie regelmässig bei Ihren Unternehmensdaten aufräumen – zum Beispiel im Rahmen eines digitalen Frühlingsputzes. 

Rund 9'000 Personen besuchten am 1. und 2. Juni die Informatiktage 2018. Eine davon war ich. Genauer gesagt waren wir zu viert unterwegs - die ganze Familie musste mit. Selbst in dieser Branche tätig, wollte ich meinen Horizont erweitern und entdecken, wie andere am Puls der Innovation arbeiten. Mehr noch, ich wollte verstehen, wo konkrete Schritte entstehen um die Chancen der digitalisierten Welt anzupacken.

Alleine der ICT-Standort Zürich generiert 11 Mrd. Franken Wertschöpfung und bietet über 50'000 Menschen einen Arbeitsplatz. Bei so viel Hirnschmalz liegt es auf der Hand, dass etwas geboten wird. An Workshops, Referaten, Führungen und Diskussionen erhielten wir auf teils sehr kreative und verständliche Art Einblick in die Welt der IT und der IT-Berufe. Obwohl ein Tag niemals reicht um alle Vorstellungen zu besuchen, wage ich in diesem Blog eine Top 3 Hitparade zu verfassen.