Studien zeigen, dass auch heutzutage noch bis zu dreissig Prozent der Arbeitszeit damit verbracht wird, um nach Informationen und Dokumenten zu suchen. Im Durchschnitt verlieren Mitarbeitende so mehr als einen Arbeitstag in der Woche. In vielen Fälle bleibt die Suche sogar erfolglos und das Dokument wird noch einmal erstellt.
Oft sind Unternehmensdaten mehrfach an verschiedenen Orten auf Laufwerken und allenfalls sogar noch auf der eigenen Festplatte abgelegt. Zusätzlich werden Dokumente per E-Mail oder Filesharing-Dienste an Kollegen oder externe Partner und Lieferanten weitergegeben. Der Zugriff auf diese Daten ist dann für die Mitarbeitenden oft sehr mühsam, wenn sie von ausserhalb, beispielsweise im Homeoffice, arbeiten.
Ein Dokumentenmanagement-System ermöglicht es, Daten in elektronischen Akten zu strukturieren, sie nach einheitlichen Kriterien abzulegen und es stellt sicher, dass Mitarbeitende die gesuchten Informationen schneller finden. Es ermöglicht zudem, Ihre Prozesse mit automatischen Workflows zu unterstützen, beispielsweise welche Daten wie durch das Unternehmen geleitet und in Geschäftsprozesse integriert sind.
Haben Sie den richtigen Weg zu Ihrer digitalen Dokumentenablage schon gefunden? Erfahren Sie mehr zu den 10 entscheidenden Vorteilen einer elektronischen Datenverwaltung.
1. Beschleunigung der Dokumentensuche
Die Indexierung und damit die Auffindbarkeit von abgelegten oder sogar archivierten Dokumenten ist das A und O jeder Dokumentenverwaltung. Sobald sich ein Dokument im DMS (Dokumentenmanagement-System) befindet, wird es vom System automatisch indexiert und dadurch durch die leistungsstarke Suchfunktion des DMS auch sofort gefunden. Mittels integrierter Volltextsuche wird auch innerhalb eines Dokumentes gesucht und nicht mehr nur nach dem individuell vergebenen Dateinamen. Wird das Dokument von Mitarbeitenden mit klaren zusätzlichen Metadaten und Stichwörtern gepflegt, werden diese Informationen bei der Suche auch berücksichtigt. Vorbei sind die Zeiten des zeitraubenden Stöberns in unterschiedlichen Ordnern und Verzeichnissen. Sie finden jedes Dokument in Sekundenschnelle und erkennen auf einen Blick, wer wann an dem Dokument mitgearbeitet hat. Die Zeitersparnis und die Reduzierung der Arbeitskosten sind enorm.
2. Entlastung der E-Mail-Systeme
Um Sachverhalte und offene Fragen zu klären, werden täglich viele E-Mails in Ihrem Unternehmen gesendet und empfangen. Mit einem DMS können Sie diese Menge um bis zu 90% reduzieren. Ein DMS sorgt für die nötige Transparenz, Klarheit und reduziert die Anzahl der notwendigen E-Mails erheblich, was die Effizienz der Kommunikation steigert und Missverständnisse darin erheblich senkt.
3. Verwaltung archivierter Datenbestände und deren Versionen
Sparen Sie Zeit und Nerven durch die versionierte Verwaltung aller Dokumente. Eine Zeichnung, ein Strategiekonzept oder ein E-Mail-Template wurde von mehreren Mitarbeitenden bearbeitet und in verschiedenen Versionen gespeichert: wissen Sie auf einen Blick, welches das Original und welches die aktuelle Version ist und wer wann welche Änderungen vorgenommen hat?
Mit dem digitalisierten Dokumentenmanagement System wissen Sie dies genau. Jedes der Dokumente im DMS existiert nur einmal, ist dabei mit anderen Objekten verknüpft, einschliesslich eines Protokolls über sämtliche Veränderungen, die an dem Dokument vorgenommen wurden. Die revisionssichere Archivierung Ihrer Datenbestände ist damit kinderleicht und ein weiterer grosser Zeitsparfaktor geworden.
4. Sie steigern Effizienz & Produktivität
Mit dem richtigen Dokumentenmanagement-System optimieren Sie auch die Prozesse in ihrem Unternehmen. Automatisieren und standardisieren Sie die wichtigsten Prozesse, um die Effizienz und Produktivität Ihres Teams zu steigern. Ein optimierter Workflow durch automatisierte Freigabe- und Routingprozesse unterstützt und motiviert Ihre Mitarbeitenden, da die Arbeit sicherer und reibungsloser verläuft.
5. Automatische Erfüllung von Compliance-Anforderungen
Definieren Sie einmal die gesetzlichen Vorschriften und Compliance-Anforderungen im DMS und Sie können sicher sein, dass Ihre Dokumente diesen Anforderungen entsprechen. Das spart Zeit und Geld, da Sie sich weniger mit Behörden und gesetzlichen Bestimmungen auseinandersetzen müssen. Dokumente können bearbeitet und im Hintergrund gesetzeskonform gespeichert werden, egal auf welchem Gerät.
6. Zufriedenere Kunden
Ein Kunde meldet sich mit der Bitte, ihm eine Rechnung von anno dazumal umgehend noch einmal zu senden, da er sie dringend benötigt. Kunde X, Rechnung Y: wo ist die Rechnung geblieben, welche Version ist korrekt bzw. aktuell?
Die elektronische Datenablage ermöglicht Ihnen, schneller und zuverlässiger auf die Wünsche Ihrer Kunden zu reagieren. Die Steigerung der Kundenzufriedenheit wirkt sich nachhaltig auf Umsätze und die Reputation Ihres Unternehmens aus.
7. Automatisierter Aufbau einer unternehmensweiten Wissensdatenbank
Alle Dokumente sowie deren Versionen, Bearbeitungen, Aktualisierungen, Dokumentenpfade, Mitarbeitende etc. werden automatisch verwaltet und bilden so eine lückenlose und unternehmensweite Wissensdatenbank. So können Sie mit wenigen Klicks benötigte Dokumente schnell aktualisieren und zusammenstellen.
8. Mobilität
Dokumentenmanagementsysteme haben einen weiteren Vorteil: Mobilität. Das DMS ermöglicht dezentrale Arbeitsstrukturen, da alle Dokumente (bei entsprechender Freigabe) für mobiles Arbeiten zur Verfügung gestellt werden. Sei es via Smartphone, Tablet oder Laptop: auf alle Dokumente kann jederzeit und überall zugegriffen und in den laufenden Arbeitsprozess integriert werden.
9. Zufriedenere Mitarbeiter
Durch den Einsatz eines DMS reduzieren Sie die Monotonie vieler Tätigkeiten Ihrer Mitarbeitenden. Moderne Informationstechnologie ermöglicht es ihnen, Zeit für kreativere und anspruchsvollere Aufgaben freizuschaufeln, was ihre Motivation und Zufriedenheit steigern und so zu einem positiven Betriebsklima beiträgt.
10. Volle Übersicht über Unternehmensprozesse
Mit einem DMS steuern Sie Ihr Unternehmen mit voller Übersicht. Sie haben unternehmens-übergreifend alle Vorgänge und Prozesse im Blick, Fehler und Kosten werden reduziert. Optimierte Arbeitsabläufe, unterstützt durch automatisierte Workflows und vereinfachte Administration führen zu effizienteren, sicheren und kundenfreundlicheren Abläufen.
Wollen auch Sie die Vorteile eines DMS für Ihr Unternehmen nutzen, dann haben Sie mit uns den perfekten Partner gefunden. Wir konnten schon zahlreiche Kunden bei einer Umstellung unterstützen und wissen daher sehr genau, worauf es ankommt. Zudem setzen wir auf eine individuell abgestimmte Beratung und Planung, bei der wir Sie selbstverständlich einbeziehen. Auf diese Weise können wir eine Dokumentenmanagement-Lösung entwickeln, die exakt auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens abgestimmt sind.
