Führungskräfte – welche Rolle spielen sie bei der Einführung von Microsoft 365?

Die Integration von neuen digitalen Lösungen in Unternehmen ist immer mit einer Kombination aus Vorfreude und Bedenken bei den Mitarbeitenden verbunden. Wahrscheinlich kennen Sie dies aus vorangegangenen Projekten der Digitalisierung. Für die erfolgreiche Digitalisierung spielen die Führungskräfte eine wichtige Rolle. Warum das so ist und wie Sie mit den richtigen Massnahmen die Einführung von Microsoft 365 zum Erfolg führen, thematisiert dieser Beitrag.

Dass die künstliche Intelligenz für Microsoft aktuell eine zentrale Rolle spielt, ist inzwischen deutlich sichtbar. Mit dem Microsoft 365 Copilot bietet der Softwareriese aus Redmond bereits eine Anwendung an, die KI-Funktionen in Ihren Alltag bringt. Jetzt baut Microsoft den Funktionsumfang weiter aus und erweitert die Plattform um spannende Eigenschaften. Ein Blick auf den neuen und verbesserten Microsoft 365 Copilot.

Seit Beginn des Jahres 2024 hat eine grössere Anzahl von Nutzern Zugriff auf Microsoft Copilot. Der US-Softwarekonzern aus Redmond hat nach einer Testphase im Jahr 2023, während der nur eine kleine Gruppe von Unternehmen auf die Funktionen zugreifen konnte, nun den Nutzerkreis erweitert. Wie Sie von Microsoft Copilot profitieren können und was diese Anwendung mit künstlicher Intelligenz für Sie tun kann - und was noch nicht - beleuchtet der folgende Beitrag.

Jedes Digitalisierungsprojekt wie die Einführung von Microsoft 365 startet mit hohen Erwartungen und daran geknüpften Zielen. Nicht immer gelingt es, diese umzusetzen. In vielen Fällen ist nicht die digitale Lösung schuld am Scheitern, stattdessen sind die Probleme auf organisatorische Fehler zurückzuführen. Im Folgenden finden Sie eine Liste mit den häufigsten Herausforderungen und Fehlern an denen Digitalisierungsprojekte wie Microsoft 365 scheitern.

Im November 2022 übergab der US-amerikanische Softwareentwickler OpenAI seinen Chatbot ChatGPT auf der Basis von künstlicher Intelligenz der Öffentlichkeit. Unzählige Medien berichten seitdem einerseits über die Technologie als solche und deren Funktionsweise sowie andererseits von den Möglichkeiten und Gefahren derartiger Sprachgeneratoren für die Menschheit.

So waren auch die Einschränkungen des damaligen KI-Modells GPT-3 das Thema vieler Publikationen. Dem Versuchsstadium entsprechend, in welchem ChatGPT angekündigt und veröffentlicht wurde, erlebten die Nutzer mehr oder weniger schwerwiegende Ungenauigkeiten in Formulierung, Grammatik oder Wahrheitsgehalt der generierten Antworten. Zudem wurde der Chatbot auf einer Datenbasis trainiert, die lediglich bis zum September 2021 reichte. Eine Anbindung an aktuelle Informationen aus dem Internet fehlte hier zunächst.

Denken Sie an Bürosoftware und Computerarbeitsplätze, fallen Ihnen als Erstes sicher Microsoft, Windows und Office ein. Vier Kästchen auf dem Monitor zu einem Fenster gruppiert, dazu das blaue Word- und das grüne Excel-Symbol sowie der Outlook-Briefumschlag, ergänzt um schicke Powerpoint-Präsentationen – Microsoft ist der Inbegriff für die Standardsoftware im Büro. So gesehen machen Sie mit dieser Ausstattung Ihrer Arbeitsplätze alles richtig – oder doch nicht?

In regelmässigen Abständen erweitert Microsoft sein Softwareangebot. In den letzten Jahren ist der US-Softwarekonzern besonders aktiv in den Bereichen Hybrid und Remote Work. Das Ergebnis sind so erfolgreiche Plattformen wie Microsoft Teams. Jetzt präsentiert Microsoft mit Engage ein weiteres Tool für die Umgebung von Viva. Hier liegt der Fokus auf der Verbesserung des Mitarbeitererlebnisses und Engage soll als soziales Netzwerk innerhalb eines Unternehmens dienen. Brauchen Sie das wirklich und gelingt Microsoft die Abgrenzung zu den bekannten sozialen Netzwerken wie Instagram oder LinkedIn?

Outlook ist seit mehr als zwei Jahrzehnten fester Bestandteil im Softwareportfolio von Microsoft. Outlook ist für die Verwaltung von Terminen, Kontakten, Aufgaben und Nachrichten zuständig. Das Programm wurde als eigenständige Plattform geboren und im Laufe der Jahre in die Office-Familie integriert. Jetzt überarbeitet Microsoft den Personal Information Manager. Neue Funktionen und eine verbesserte Benutzeroberfläche versprechen erweiterte Einsatzmöglichkeiten. Was kann das neue Outlook wirklich? 

Ein Blick auf die jüngere Geschichte von Microsoft 365 zeigt, wie dynamisch sich die Plattform entwickelt. Von ehemals Office 365 – und davor dem klassischen Office als reine On-Premises Plattform – hat sich Microsoft 365 zur multifunktionalen Produktivitäts-Cloud gewandelt. Diese Dynamik hat dafür gesorgt, dass Microsoft am Puls der Zeit geblieben ist. Microsoft 365 hat den Wandel zu Modern Work nicht nur mitgemacht, sondern auch geprägt. Dieser permanente Wandel bringt jedoch Herausforderung für die Fähigkeiten Ihrer Mitarbeitenden mit. Diese halten nicht immer mit der schnellen Entwicklung von Microsoft 365 mit. 

Welche spannenden Entwicklungen hat Microsoft für die diesjährige Entwicklerkonferenz Build im Gepäck? Die Build richtet sich an Software- und Webentwickler, wobei Plattformen wie Microsoft Azure und Teams im Fokus stehen. Microsoft nutzt die Konferenz, um über Neuerungen und die zukünftige Entwicklung zu berichten. Dementsprechend gespannt sind IT-Experten weltweit auf die Nachrichten der Microsoft Build 2022, die vom 24. bis 26. Mai als digitales Event stattfand. 

Im Arbeitsalltag stehen häufig Faktoren wie Produktivität und Effizienz im Mittelpunkt. Die Geschäftsleitung investiert deshalb viel in die Steigerung der Effektivität oder die Optimierung von Prozessen. Nun zeigen Daten von Microsoft hingegen, dass es den Mitarbeitenden deutlich wichtiger ist, dass ihre Arbeit Sinn und Bedeutung hat. Ist es also wichtiger, den eigenen Mitarbeitenden eine sinnstiftende Arbeitsumgebung bereitzustellen, als auf die maximale Produktivität zu achten? Lassen sich die beiden Punkte eventuell sogar verbinden und wie hilft Viva Goals von Microsoft dabei, dieses Ziel zu erreichen?

Microsoft 365 hat sich als flexible Plattform für die Abdeckung von Office-Aufgaben in vielen Unternehmen etabliert. Der Wechsel von lokalen Strukturen auf Cloud-Anwendungen war oftmals eine organisatorische Herausforderung, jedoch haben sich die neuen Strukturen in der Praxis schnell bewährt. Die Verlagerung von Diensten in die Cloud wie bei Microsoft 365 bringt jedoch mehr Aufgaben mit sich, als nur die organisatorische Umstellung. Die wichtigsten zehn Punkte haben wir für Sie in diesem Blog zusammengestellt.

Die Mitarbeitenden im Büro mit aktuellen Informationen zu versorgen, ist einfach. Der eigene Computer ist ein ständiger Begleiter und die zentrale Unternehmensplattform zeigt Neuigkeiten direkt auf dem Dashboard an. Doch wie gelangen Informationen zu Mitarbeitenden, die nicht im Büro arbeiten? Die schreibtischlosen Mitarbeitenden sind oftmals aussen vor, wenn es darum geht, unternehmensrelevante Informationen zugänglich zu machen. Sollen Sie jetzt wieder wöchentliche Info-Blättchen drucken und verteilen oder hat die Digitalisierung eine bessere Lösung im Angebot? 

Speech-to-Text, also die computergestützte Umwandlung von Sprache in Text, ist an sich keine weltbewegende Neuigkeit. Die Technologie konnte jedoch die Erwartungen nie vollends erfüllen. Bereits vor 20 Jahren war es möglich, über ein Mikrofon und Speech-to-Text das gesprochene Wort in Microsoft Word niederzuschreiben. Trotzdem wird bis heute in fast allen Bereichen die klassische Eingabe per Tastatur bevorzugt. Nun erweitert Microsoft die Funktionen des Azure Moduls für die Sprachumwandlung. Ist dieses System wirklich ein Fortschritt im Bereich Speech-to-Text oder gibt es keinen wirklichen praktischen Nutzen für dieses Modul?

Microsofts Ignite lässt sich inzwischen schon als Tradition bezeichnen. Seit 1993 lädt das US-Softwareunternehmen aus Redmond zur Tech-Konferenz, die sich an Entwickler und ITler richtet. Anfang November war es wieder so weit und der Konzern stellte auf einer digitalen Veranstaltung Innovationen sowie den Fahrplan für das nächste Jahr vor. Was gibt es Interessantes von der Ignite 2021 zu berichten?

Als Verwaltungsangestellter einer Gemeinde im Kanton Zürich gehört ein direkter Konkurrenzkampf nicht zu meinem Alltag. Gemeinden stehen, ausser beim Steuerfuss, sich nicht als Konkurrenten gegenüber. Doch genau dieses Feeling fehlt mir ab und zu. Nach einer Lehre in der Privatwirtschaft und einigen Berufsjahren in einer Firma kenne ich den Wettbewerb jedoch bestens. Und dank meiner bereits rund jährigen Teilzeitanstellung bei UPGREAT, spüre ich dieses Gefühl auf eine sehr positive Art wieder.

Der digitale Arbeitsplatz befindet sich in einem stetigen Wandel. Ausschlaggebende Faktoren sind das veränderte Verhalten von Mitarbeitenden, zunehmend örtlich verteilte Teams und neue Technologien wie Business Intelligence oder künstliche Intelligenz. Alles spricht von Modern Workstyle und alle wollen sich ein Stück des Kuchens abschneiden.