Outlook ist seit mehr als zwei Jahrzehnten fester Bestandteil im Softwareportfolio von Microsoft. Outlook ist für die Verwaltung von Terminen, Kontakten, Aufgaben und Nachrichten zuständig. Das Programm wurde als eigenständige Plattform geboren und im Laufe der Jahre in die Office-Familie integriert. Jetzt überarbeitet Microsoft den Personal Information Manager. Neue Funktionen und eine verbesserte Benutzeroberfläche versprechen erweiterte Einsatzmöglichkeiten. Was kann das neue Outlook wirklich?
Aus Outlook wird One Outlook
Mit der Überarbeitung geht auch eine kleine Anpassung des Namens einher. Zukünftig heisst der Personal Information Manager „One Outlook“. Seit Juni 2022 ist im App-Store von Microsoft ein Platzhalter für die App vorhanden. Auf diesem Weg wird es also möglich sein, One Outlook auf Ihren Systemen zu integrieren.
Unter dem Projektnamen „Monarch“ hat Microsoft bereits seit Beginn des Jahres 2021 an One Outlook gearbeitet. Eine der ersten Änderungen, die sofort auffällt, ist die überarbeitete Benutzeroberfläche. Die UI ist optisch nun der bereits vorhandenen Web-App angepasst, sodass ein einheitliches Design entsteht.
Die neue UI von One Outlook
Was auffällt, ist, dass One Outlook tiefer in die Welt von Microsoft 365 implementiert wird. So sind nun links neben den Favoriten direkte Verknüpfungen zu anderen Anwendungen aus der Office-Familie vorhanden. Ebenfalls ist es über die Titelleiste möglich, OneNote-Feeds, Kalender und To-do-Listen zu öffnen.
Ab Herbst 2022 soll One Outlook mit dem Update für Windows 10 und 11 ausgerollt werden, jedoch hat Microsoft dies noch nicht bestätigt. Die Funktionen deuten weiter darauf hin, dass der Kalender sowie der Mail-Client von Windows durch One Outlook ersetzt werden. Zudem wird One Outlook multiplattformfähig sein. Neben Windows 10 und 11 wird die App auch für iOS, iPadOS, macOS sowie Android verfügbar sein.
Neue Funktionen in One Outlook
Mit One Outlook erhalten Sie auch eine Reihe von neuen Funktionen. Spannend ist die Integration von intelligenten Funktionen. Die vielzitierte KI zeigt sich also immer häufiger in der Realität. So ist One Outlook in der Lage, zu antizipieren, welche Datei Sie an eine Nachricht anhängen wollen. Dies gelingt über die Eingabe eines Teils des Dateinamens direkt in einer Mail. One Outlook schlägt dann passende Dateien vor, die in der Cloud von Microsoft 365 abgelegt sind. Das beschleunigt den Versand von Daten und macht den Prozess komfortabler.
Ebenfalls bietet One Outlook nun intelligente Assistenzfunktionen. Dies betrifft Nachrichten, bei denen eine Aktion antizipiert wird. Reagieren Sie beispielsweise einige Tage nicht auf eine eingegangene Mail, hebt One Outlook diese farblich hervor und erinnert Sie so an eine möglicherweise vergessen Antwort.
An vielen Punkten zeigt sich, dass Microsoft One Outlook besser in die alltäglichen Prozesse integriert wird. Ein gutes Beispiel ist die Aufgabenverwaltung. Diese ist fortan an Microsoft To Do gekoppelt. Sie können Mails direkt in die Taskleiste ziehen und so neue Aufgaben erstellen. Der alte, alleinstehende Taskmanager in Outlook hat damit ausgedient.
Die neue Taskleiste für die Aufgabenverwaltung mit To Do
Bei Meetings ist es mit One Outlook möglich, die Art der Teilnahme zu bestätigen. So wählen Sie zwischen der persönlichen oder virtuellen Anwesenheit aus. Microsoft hat sich weiterhin beim Konkurrenten Google das Anpinnen von Mails abgeschaut. So können Sie zukünftig wichtige Mails priorisieren und diese bleiben immer im Fokus. Ebenfalls unterstützt das neue Postfach nun das Sweeping, sodass sich Nachrichten gruppieren und dann Aktionen durchführen lassen.
Weiterhin hat Microsoft den Kalender neu entworfen. Die Board-Ansicht gibt einen ganz anderen Ausblick auf den Terminkalender. Praktisch ist dies dennoch, denn Aufgaben, Notizen sowie Termine sind so übersichtlich und sortiert nach Tag, Woche und Monat aufgelistet.
Die neue Kalenderansicht in One Outlook
Durch die Integration von Microsoft Loop wird die Kollaboration verbessert. Mitarbeitende können Dateien in Echtzeit simultan editieren und teilen. Dies ist von allen Anwendungen in Microsoft 365 aus möglich.
Mit UPGREAT das UPgrade von Outlook sinnvoll in den Arbeitsalltag einbauen
Bei einem Blick auf das neue One Outlook wird deutlich, dass Microsoft die Anwendung tiefer in Microsoft 365 integriert. So wird die App einerseits besser für die Kollaboration geeignet sein. Dies zeigt sich an den zahlreichen Schnittstellen zu anderen Anwendungen von Microsoft. Andererseits wird One Outlook auch intelligent. Mit praktischen Funktionen lassen sich Aufgaben schneller und komfortabler erledigen.
Diese Änderungen sind gerade für den Arbeitsalltag wichtig. One Outlook hat das Potenzial, Ihnen und Ihren Mitarbeitenden viel Zeit zu sparen. Dazu wird die Arbeit im Universum von Microsoft 365 logischer und einfacher. Die direkten Verknüpfungen zwischen den verschiedenen Apps erleichtert die tägliche Arbeit. Termine, Kontakt, Projekte und Aufgaben sowie die Bearbeitung dieser gehören unweigerlich zusammen. So ist es nur logisch, dass auch die Anwendungen diese Bereiche miteinander verknüpfen – beispielsweise die Terminplanung und die Kommunikation mit One Outlook sowie das Teilen von Dateien und die Arbeit mit Excel oder PowerPoint.
One Outlook hat deshalb das Potenzial, eine echte Bereicherung für den Arbeitsalltag zu sein und passt optimal zum Konzept Modern Workplace. Wie bei allen anderen Plattformen und Anwendungen mit neuen Funktionen ist es auch hier wichtig, dass Ihre Mitarbeitenden mit den Funktionen und Möglichkeiten vertraut sind. Nur so nutzen Sie wirklich die Vorzüge von One Outlook.
UPGREAT hilft Ihnen dabei, One Outlook, Microsoft 365 und andere Plattformen in Ihren Arbeitsalltag zu integrieren. Dazu gehört nicht nur die Installation der reinen Software, sondern vor allem auch das Training Ihrer Mitarbeitenden. Auf diese Weise ist die Integration in Ihr Unternehmen gewährleistet. Haben Sie noch Fragen zum Thema One Outlook oder suchen Sie nach einem IT-Partner, der Ihnen bei der Integration von Microsoft 365 in Ihrem Unternehmen hilft? Nehmen Sie doch jetzt Kontakt mit UPGREAT auf – Sie erhalten eine unverbindliche und kompetente Beratung zu allen Fragen der Digitalisierung. 
