Eine moderne IT-Infrastruktur ist bei immer mehr Unternehmen Normalität. Diese basiert meist auf der Cloud und ist extrem dynamisch. Dafür sorgen unter anderem Plattformen wie Microsoft Teams. In Teams und ähnlichen Systemen speichern, senden sowie erzeugen Sie und Ihre Mitarbeitenden täglich Unmengen an Daten. Diese Daten können auch zur Last werden und Ihre Produktivität bedrohen.
Welche Daten entstehen in Microsoft Teams?
In Teams fallen zahlreiche Arten von Daten an. Zudem speichert das System diese unterschiedlich. Gleiches gilt für die Zugriffsrechte. Gruppen und Projektteams haben jeweils eigene Bereiche, wie den Chat. Dokumente und ähnliche digitale Daten legt Teams in OneDrive und SharePoint ab. Die Chats und Teamnachrichten bleiben in Teams sichtbar. Zugriff auf alle diese Daten erhalten Ihre Mitarbeitenden entsprechend den Zugangsberechtigungen, die über das System festgelegt sind.
Warum ist es so wichtig, Daten in Teams zu managen?
An Teams zeigt sich, wie moderne IT-Lösungen mit Daten umgehen. Teams vereint viele Funktionen und führt eine Reihe von Anwendungen aus der Welt von Microsoft 365 zusammen. Zudem erfolgt eine zentrale Speicherung der Daten. Dies führt ohne Strategie schnell dazu, dass Sie die Übersicht über die Daten verlieren. Die Digitalisierung sorgt zudem dafür, dass die Menge an digitalen Informationen immer weiter ansteigt. Somit wird sich diese Situation in Zukunft noch verstärken. Unübersichtliche digitale Daten bieten jedoch keinen Mehrwert mehr. 
Ein weiterer Punkt ist, dass Plattformen wie Teams ohne Management auch für Ihre Mitarbeitenden unübersichtlich werden. Ordnung und Übersicht im persönlichen Dashboard sind aber zentrale Vorteile von Teams. Erst so ist ein effizientes Arbeiten möglich. Am Beispiel von temporären Projekten zeigt sich schnell, was damit gemeint ist. Unternehmen nutzen Teams gerne, um Projektgruppen darzustellen. Mehrere Mitarbeitende erhalten einen virtuellen Bereich in Teams und tauschen dort Informationen aus. Im Laufe der Zeit entstehen immer mehr Gruppen. Diese bleiben im Dashboard, obwohl sie nicht mehr aktiv sind. Nach einigen Jahren ist das Dashboard dann mit Gruppen, Chats und irrelevanten Daten überfüllt.
Welche Möglichkeiten bringt Teams für die Archivierung von Informationen mit?
Tatsächlich hat Microsoft solche Szenarien bedacht und gibt Ihnen Werkzeuge für die Verwaltung zur Hand. Ein wichtiges Mittel ist die Option, Gruppen zu archivieren. Diese Funktion steht dem Besitzer eines Teams bereit. Nach der Archivierung lassen sich keine neuen Inhalte mehr erstellen und die Gruppe wandert im Dashboard des Mitarbeitenden in den Bereich „inaktiv“. Ebenfalls lassen sich Teams verstecken und sind dann im unteren Bereich des Dashboards separat gruppiert. Administratoren können zudem die Kontrolle über Gruppen übernehmen und diese dann inaktiv stellen. So ist die zentrale Verwaltung der Teams möglich.
Strategie und Tools bei der Verwaltung von Teams sorgen für Ordnung
Die Archivierung von Teams ist wichtig, löst aber nicht alle Probleme. Aus diesem Grund hat UPGREAT ergänzende Tools bereit, mit denen Sie klare Strukturen in Ihre Plattform bringen. Dazu gehört Solutions2Share, eine Lösung für das Management von Microsoft Teams. Mit diesem Tool steuern Sie Teams, Berechtigungen und die Daten in den Gruppen noch einfacher. Sie können hier unter anderem bei der Erstellung eines Teams einen Lebenszyklus festlegen und sich so die Administration deutlich erleichtern.
Die Grundlage bildet jedoch eine klare Strategie für die Verwaltung der Inhalte. Es muss jemand benannt sein, der sich um die Administration kümmert. In diesen Aufgabenbereich fallen dann Arbeiten wie die Archivierung von Teams. Eine solche Position ist mit der Funktion eines Moderators in einem Diskussionsforum vergleichbar. Bei der Suche nach Lösungen sowie der Erstellung von Strategien für Collaborations Plattformen unterstützt Sie UPGREAT. Auf diese Weise maximieren Sie den Nutzen von Teams und anderen Lösungen. Nehmen Sie jetzt Kontakt zu UPGREAT auf und lassen Sie sich unverbindlich beraten.
