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Daten werden in Unternehmen, Organisationen und öffentlichen Verwaltungen heutzutage in der Regel elektronisch gespeichert. Die Vorteile dafür liegen klar auf der Hand: Es gibt keine riesigen Papierberge mehr und die Daten sind jederzeit abrufbar, können problemlos angepasst werden und stehen allen Zuständigen zur Verfügung. Allerdings stellt sich – auch angesichts jährlich wachsender Datenmengen – die Frage, wie sich die Daten am effektivsten organisieren lassen.

Leider wurde dieses Thema lange Zeit viel zu wenig beachtet, sodass sich vielfach ein Datenberg bilden konnte, der die Vorteile der digitalen Dokumente weitgehend zunichtemacht. Ob auf dem Server oder in der Cloud, bei einer riesigen Sammlung von Ordnern und Dateien, die uneinheitlich benannt sind, geht die Übersicht verloren und die Mitarbeitenden verbringen viel zu viel Zeit damit, die gewünschten Daten zu suchen. Wie also lässt sich die Dateiablage besser organisieren? 

Heute ist Samichlaus, bald steht Weihnachten vor der Tür und tausende Kinder überall auf der Welt wünschen sich Geschenke. Aber wer sagt eigentlich, dass nur Kinder etwas bekommen können? Wäre es nicht toll, wenn der Samichlaus etwas in seinem Sack hätte, das die Arbeit leichter macht? Vielleicht ein Dokumenten-Management-System (DMS), sodass Sie nicht wieder ewig nach Dateien suchen müssen und sie am Ende doch nicht finden. Der Chef Ihrer IT-Abteilung meinte schon, dass dafür kein Budget vorhanden ist – da wäre es doch perfekt, wenn der Samichlaus heute ein DMS im Säckle hätte und obendrein noch ein paar Verhaltensregeln zur Zusammenarbeit beliebt machen würde. Wie immer bei solchen Regeln: Man vergisst sie bald wieder, aber recht hätte er gehabt.

Die Datei-Verwaltung ist oft schwerfällig und unpraktisch – aber das muss nicht so sein. Der Austausch von Informationen ist für Unternehmen ein integraler Bestandteil der Geschäftstätigkeit – ganz egal, ob es sich dabei um einen international agierenden Konzern oder eine kleine Start-up-Firma mit drei Mitarbeitenden handelt. Um Informationen effizient teilen zu können, ist es wichtig, dass die Dateien mit diesen Informationen sinnvoll und übersichtlich verwaltet werden.

Hierfür stehen Ihnen verschiedene Lösungen offen – aber nicht alle können den heutigen Anforderungen gerecht werden. Ein Vergleich der Systeme zeigt, welche Varianten Sie und Ihr Unternehmen hinsichtlich der Steigerung der Mobilität, der Arbeitseffizienz und der Sicherheit wirklich weiterbringen … und welche nicht.