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Durch die Digitalisierung liegen geschäftliche Dokumente immer häufiger nur noch in elektronischer Form vor. Das bietet viele Vorteile, denn so lässt sich beispielsweise der Zugriff einfacher regulieren, zudem gehen Dokumente nicht so schnell verloren. Um diese Vorteile nutzen zu können, müssen die wachsenden Datenberge aber sinnvoll verwaltet werden.

Dabei kommt in der Regel ein Dokumentenmanagement-System, kurz DMS, zum Einsatz. Dieses erlaubt etwa die Versionierung von Dateien, die Ablage von Dokumenten in einer festen Struktur und die Archivierung von Daten nach bestimmten Vorgaben. Neben spezialisierten DMS-Lösungen steht Unternehmen mit SharePoint von Microsoft eine weitere Variante zur Wahl, die für die Dokumentenverwaltung eingesetzt werden kann – aber ist die Verwendung von SharePoint wirklich sinnvoll? Kann das Microsoft-365-Produkt eine dezidierte DMS-Lösung tatsächlich ersetzen? Wir verraten es Ihnen!

Daten werden in Unternehmen, Organisationen und öffentlichen Verwaltungen heutzutage in der Regel elektronisch gespeichert. Die Vorteile dafür liegen klar auf der Hand: Es gibt keine riesigen Papierberge mehr und die Daten sind jederzeit abrufbar, können problemlos angepasst werden und stehen allen Zuständigen zur Verfügung. Allerdings stellt sich – auch angesichts jährlich wachsender Datenmengen – die Frage, wie sich die Daten am effektivsten organisieren lassen.

Leider wurde dieses Thema lange Zeit viel zu wenig beachtet, sodass sich vielfach ein Datenberg bilden konnte, der die Vorteile der digitalen Dokumente weitgehend zunichtemacht. Ob auf dem Server oder in der Cloud, bei einer riesigen Sammlung von Ordnern und Dateien, die uneinheitlich benannt sind, geht die Übersicht verloren und die Mitarbeitenden verbringen viel zu viel Zeit damit, die gewünschten Daten zu suchen. Wie also lässt sich die Dateiablage besser organisieren? 

Heute ist Samichlaus, bald steht Weihnachten vor der Tür und tausende Kinder überall auf der Welt wünschen sich Geschenke. Aber wer sagt eigentlich, dass nur Kinder etwas bekommen können? Wäre es nicht toll, wenn der Samichlaus etwas in seinem Sack hätte, das die Arbeit leichter macht? Vielleicht ein Dokumenten-Management-System (DMS), sodass Sie nicht wieder ewig nach Dateien suchen müssen und sie am Ende doch nicht finden. Der Chef Ihrer IT-Abteilung meinte schon, dass dafür kein Budget vorhanden ist – da wäre es doch perfekt, wenn der Samichlaus heute ein DMS im Säckle hätte und obendrein noch ein paar Verhaltensregeln zur Zusammenarbeit beliebt machen würde. Wie immer bei solchen Regeln: Man vergisst sie bald wieder, aber recht hätte er gehabt.

Grössere Unternehmen müssen Geschäftsbücher führen, um ihre Tätigkeit belegen zu können, etwa den Steuerbehörden oder den Anteilseignern gegenüber. Die Geschäftsbücherverordnung schreibt unter anderem vor, dass betroffene Firmen Betriebsrechnungen, Bilanzen und Buchungsbelege für 10 Jahre aufbewahren müssen. Darüber hinaus muss die Geschäftskorrespondenz archiviert werden, also etwa auch E-Mails mit Angeboten und Rechnungen. Zwar hat der Gesetzgeber hier eine elektronische Archivierung für zulässig erklärt, allerdings stellt sich dabei die Frage: Wie ist eine E-Mail-Archivierung rechtlich einwandfrei umzusetzen?

Die Digital- und IT-Technik hat im unternehmerischen Umfeld vieles verändert. Blitzschnelle Kommunikation, Videokonferenzen über Landesgrenzen und ganze Kontinente hinweg, vereinfachte Warenwirtschaft, präzise Auswertung von Kundendaten – das sind nur einige der vielen Möglichkeiten, die die technischen Neuerungen in den letzten Jahren und Jahrzehnten mit sich gebracht haben. Eine Sache wird dabei allerdings oft vernachlässigt: das papierlose Büro. Die Idee, Dokumente nur noch in elektronischer Form zu verwalten, ist vermutlich genauso alt wie die IT-Technik selbst – aber wie weit sind wir wirklich auf dem Weg zum papierlosen Büro? Wo setzen vor allem kleinere und mittlere Unternehmen noch auf Papier? Welche Gründe gibt es, Papier zu sparen? Und wo stösst die Verwendung von digitalen Dokumenten an ihre rechtlichen Grenzen?

Eine Dokumentenablage auf Fileservern ist in vielen Unternehmen noch immer die Regel – dabei lassen sich mit einem Dokumentenmanagementsystem DMS wie Microsoft SharePoint die Daten deutlich vielseitiger nutzen. Doch bei einer Migration von Fileablage auf SharePoint stellt sich die Frage: Wie lässt sich das Ganze effizient gestalten?

Studien zeigen, dass Mitarbeitende bis zu dreissig Prozent ihrer Zeit mit dem Suchen verbringen. Im Durchschnitt verlieren Mitarbeitende so mehr als einen Arbeitstag in der Woche. Schlimmer noch: In 70% aller Fälle bleibt die Suche erfolglos und das Dokument wird noch einmal erstellt. 

Die meisten Unternehmensdaten sind mehrfach in verschiedenen Laufwerken vorhanden. Dokumente werden per E-Mail oder Filesharing-Dienste an Kollegen oder externe Partner weitergegeben. Und für die Mitarbeitenden ist es oft mühsam von ausserhalb auf ihre Daten zugreifen können.   

Auch wenn es oft noch an der Umsetzung hapert: Die Zeiten sind passé, in denen kunden- und projektbezogene Daten oder Dokumente vor allem lokal gespeichert wurden. Im Laufe der letzten Jahre haben die meisten Unternehmen erkannt, dass die Nutzung einer gemeinsamen Fileablage in der Cloud sowie die Speicherung von Kundendaten in einer zentralen Datenbank zahlreiche Vorteile mit sich bringen. Von einem idealen Umgang mit den zu verwaltenden Daten sind viele Unternehmen jedoch noch Lichtjahre entfernt: Vorgänge wie das Suchen nach bestimmten Inhalten, das Archivieren von E-Mails oder die gemeinsame Arbeit an Dokumenten gestalten sich oft wenig transparent und daher zeitaufwendig und fehleranfällig. Kann ein gutes Document Management System (DMS) hier Abhilfe schaffen? Auf jeden Fall!

Wieviel Zeit verbringen Sie oder Ihre Mitarbeitenden mit dem Suchen nach Dokumenten und Informationen? Trotz innovativer Inhalts- und Wissensverwaltungssysteme, Intranet-Technologien und besserer Arbeitsabläufe sind Dokumente und Informationen heute oft schwerer zu finden als je zuvor.