Studien zeigen, dass auch heutzutage noch bis zu dreissig Prozent der Arbeitszeit damit verbracht wird, um nach Informationen und Dokumenten zu suchen. Im Durchschnitt verlieren Mitarbeitende so mehr als einen Arbeitstag in der Woche. In vielen Fälle bleibt die Suche sogar erfolglos und das Dokument wird noch einmal erstellt.

Oft sind Unternehmensdaten mehrfach an verschiedenen Orten auf Laufwerken und allenfalls sogar noch auf der eigenen Festplatte abgelegt. Zusätzlich werden Dokumente per E-Mail oder Filesharing-Dienste an Kollegen oder externe Partner und Lieferanten weitergegeben. Der Zugriff auf diese Daten ist dann für die Mitarbeitenden oft sehr mühsam, wenn sie von ausserhalb, beispielsweise im Homeoffice, arbeiten.

Durch die Digitalisierung liegen geschäftliche Dokumente immer häufiger nur noch in elektronischer Form vor. Das bietet viele Vorteile, denn so lässt sich beispielsweise der Zugriff einfacher regulieren, zudem gehen Dokumente nicht so schnell verloren. Um diese Vorteile nutzen zu können, müssen die wachsenden Datenberge aber sinnvoll verwaltet werden.

Dabei kommt in der Regel ein Dokumentenmanagement-System, kurz DMS, zum Einsatz. Dieses erlaubt etwa die Versionierung von Dateien, die Ablage von Dokumenten in einer festen Struktur und die Archivierung von Daten nach bestimmten Vorgaben. Neben spezialisierten DMS-Lösungen steht Unternehmen mit SharePoint von Microsoft eine weitere Variante zur Wahl, die für die Dokumentenverwaltung eingesetzt werden kann – aber ist die Verwendung von SharePoint wirklich sinnvoll? Kann das Microsoft-365-Produkt eine dezidierte DMS-Lösung tatsächlich ersetzen? Wir verraten es Ihnen!

Daten werden in Unternehmen, Organisationen und öffentlichen Verwaltungen heutzutage in der Regel elektronisch gespeichert. Die Vorteile dafür liegen klar auf der Hand: Es gibt keine riesigen Papierberge mehr und die Daten sind jederzeit abrufbar, können problemlos angepasst werden und stehen allen Zuständigen zur Verfügung. Allerdings stellt sich – auch angesichts jährlich wachsender Datenmengen – die Frage, wie sich die Daten am effektivsten organisieren lassen.

Leider wurde dieses Thema lange Zeit viel zu wenig beachtet, sodass sich vielfach ein Datenberg bilden konnte, der die Vorteile der digitalen Dokumente weitgehend zunichtemacht. Ob auf dem Server oder in der Cloud, bei einer riesigen Sammlung von Ordnern und Dateien, die uneinheitlich benannt sind, geht die Übersicht verloren und die Mitarbeitenden verbringen viel zu viel Zeit damit, die gewünschten Daten zu suchen. Wie also lässt sich die Dateiablage besser organisieren? 

Heute ist Samichlaus, bald steht Weihnachten vor der Tür und tausende Kinder überall auf der Welt wünschen sich Geschenke. Aber wer sagt eigentlich, dass nur Kinder etwas bekommen können? Wäre es nicht toll, wenn der Samichlaus etwas in seinem Sack hätte, das die Arbeit leichter macht? Vielleicht ein Dokumenten-Management-System (DMS), sodass Sie nicht wieder ewig nach Dateien suchen müssen und sie am Ende doch nicht finden. Der Chef Ihrer IT-Abteilung meinte schon, dass dafür kein Budget vorhanden ist – da wäre es doch perfekt, wenn der Samichlaus heute ein DMS im Säckle hätte und obendrein noch ein paar Verhaltensregeln zur Zusammenarbeit beliebt machen würde. Wie immer bei solchen Regeln: Man vergisst sie bald wieder, aber recht hätte er gehabt.

Grössere Unternehmen müssen Geschäftsbücher führen, um ihre Tätigkeit belegen zu können, etwa den Steuerbehörden oder den Anteilseignern gegenüber. Die Geschäftsbücherverordnung schreibt unter anderem vor, dass betroffene Firmen Betriebsrechnungen, Bilanzen und Buchungsbelege für 10 Jahre aufbewahren müssen. Darüber hinaus muss die Geschäftskorrespondenz archiviert werden, also etwa auch E-Mails mit Angeboten und Rechnungen. Zwar hat der Gesetzgeber hier eine elektronische Archivierung für zulässig erklärt, allerdings stellt sich dabei die Frage: Wie ist eine E-Mail-Archivierung rechtlich einwandfrei umzusetzen?

Die Digital- und IT-Technik hat im unternehmerischen Umfeld vieles verändert. Blitzschnelle Kommunikation, Videokonferenzen über Landesgrenzen und ganze Kontinente hinweg, vereinfachte Warenwirtschaft, präzise Auswertung von Kundendaten – das sind nur einige der vielen Möglichkeiten, die die technischen Neuerungen in den letzten Jahren und Jahrzehnten mit sich gebracht haben. Eine Sache wird dabei allerdings oft vernachlässigt: das papierlose Büro. Die Idee, Dokumente nur noch in elektronischer Form zu verwalten, ist vermutlich genauso alt wie die IT-Technik selbst – aber wie weit sind wir wirklich auf dem Weg zum papierlosen Büro? Wo setzen vor allem kleinere und mittlere Unternehmen noch auf Papier? Welche Gründe gibt es, Papier zu sparen? Und wo stösst die Verwendung von digitalen Dokumenten an ihre rechtlichen Grenzen?