UPGREAT Blog

IP-Telefonie: neue Möglichkeiten für das moderne Office?

Das Telefon zählt seit einer gefühlten Ewigkeit zur Grundausstattung eines jeden Büros. Auch wenn sich die Geräte in Form und Bedienung immer wieder leicht gewandelt haben, blieb die Technik dahinter weitestgehend unverändert. Die IP-Telefonie stellt eine neue Technologie dar. Sie bringt viele Möglichkeiten für die moderne Kommunikation mit sich. Auch UPGREAT hat sich dazu entschieden, die Umstellung vorzunehmen und die Vorteile der IP-Telefonie zu nutzen. Eine solche Umstellung berührt viele Bereiche des Unternehmens. Ein professioneller Partner, der sich in diesem Bereich auskennt und Sie bei dem Strukturwandel begleitet, ist die Grundlage für ein reibungsloses Update zum Büro 2.0. Im folgenden Artikel werfe ich einen Blick auf die Eigenschaften und Vorteile der IP-Telefonie. 

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10 Schweizer Erfindungen, die die IT-Welt verändert haben

Wenn es um die Schweiz geht, denken die meisten Menschen an majestätische Berge, verträumte Täler, Wintersport Schokolade, Käse und vielleicht auch noch an Uhrenmacher. Selbstverständlich hat die Schweiz all das zu bieten – aber auch noch sehr viel mehr, das über diese bekannten Klischees hinausgeht. Was zum Beispiel kaum jemand weiss: Die Schweiz ist ein Land der Erfinder, nirgendwo sonst auf der Welt ist die Zahl der Patente pro Kopf höher als hier. Diesen Umstand wollte ich daher zum Anlass nehmen, einen Blick auf die zehn wichtigsten Schweizer Erfindungen zu werfen, die die IT-Welt verändert haben.

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Braucht man für IT-Projekte einen Projektleiter?

Steht ein neues IT-Projekt an, kommen sehr schnell verschiedene Fragen auf: Welche Hardware soll angeschafft werden? Welche Anwendungen werden benötigt? Wie lässt sich das Projekt in die bestehende Infrastruktur integrieren? Wie müssen die Schulungen für die Mitarbeitenden aufgebaut sein? Das alles sind natürlich berechtigte Fragen, aber sie verdeutlichen vor allem eines: Bei den allermeisten IT-Projekten ist ein Projektleiter erforderlich, der für einen möglichst reibungslosen Ablauf sorgt und darauf achtet, dass die gesetzten Ziele erreicht werden.

Leider haben viele Unternehmen die Notwendigkeit eines Projektleiters noch nicht erkannt und legen die Verantwortung für IT-Projekte in mehrere Hände oder – schlimmer noch – bestimmen gar keinen Verantwortlichen. Das führt regelmässig zu Problemen. In diesem Artikel schreibe ich darüber, welche Aufgaben ein Projektleiter in der IT übernimmt und wie er zum Erfolg des Projekts beiträgt.

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Richtig wählen bei Geschäftssoftware: Standard-Plattform vs. Individuallösung

Die IT-Infrastruktur ist für Unternehmen heutzutage absolut essentiell – ohne den Zugriff, die Verwaltung und die Verarbeitung von Daten geht inzwischen in den meisten Büros nichts mehr. Dementsprechend sollten die Verantwortlichen grösstes Augenmerk auf die gewählte Lösung legen. Eine der wichtigsten Fragen ist dabei: Ist eine standardisierte "breite" Software-Plattform die bessere Wahl oder soll doch eine "tiefe" Fach- beziehungsweise Individuallösung angeschafft werden? Eine individuell auf die Bedürfnisse und Voraussetzungen des Unternehmens abgestimmte Software scheint auf den ersten Blick die sinnvollste Entscheidung zu sein, aber ist das tatsächlich so oder täuscht dieser Eindruck? Wir zeigen Ihnen, welche Vor- und Nachteile die Varianten haben und wie Sie zu der für Ihr Unternehmen passenden Lösung kommen.

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Wechsel ohne Misstöne – Cloud-Orchestrierung

Cloud-Services sind einer der ganz grossen IT-Trends der letzten Jahre. Insbesondere grosse Unternehmen verlagern verstärkt einen Grossteil ihrer IT-Infrastruktur in die Cloud, um beispielsweise die Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Standorten zu verbessern. Diese Entwicklung ist keineswegs überraschend, denn Cloud-Services bieten Firmen die Möglichkeit, Prozesse zu vereinfachen und zu vereinheitlichen, sodass die Effizienz insgesamt gesteigert wird.
 

Allerdings besteht bei einer Umstellung auf Cloud-Services das Risiko, die IT-Infrastruktur zu „zersplittern“: Die einzelnen Abteilungen nutzen die Cloud auf ihre Weise oder – noch schlimmer – einen anderen Service-Anbieter als die anderen Abteilungen im Unternehmen. Dadurch wird die Arbeit innerhalb der Abteilungen zwar effizienter, die Zusammenarbeit im Unternehmen aber komplizierter, was den Vorteil der Cloud-Services zunichte machen kann. Laut einer Studie überschreiten die Ausgaben für eine Cloud-Migration in 57 Prozent der Fälle die budgetierten Kosten. Um das zu verhindern, muss die Umstellung auf die Cloud orchestriert erfolgen. Was also hat der Dirigent im Orchester zu tun?

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Kluges Design = mehr Effizienz?

Ein Arbeitsplatz im Büro wäre heutzutage ohne Computer nicht mehr denkbar – und Programme wie Word, Excel oder PowerPoint sind inzwischen derart selbstverständlich, dass man kaum einen Gedanken an sie verschwendet. Dabei wäre der Gedanke durchaus lohnend, denn im Laufe der Jahre wurden diese Anwendungen immer wieder verbessert und tragen entscheidend dazu bei, die Arbeit effizienter zu gestalten. Wie das geht, fragen Sie sich? Ganz einfach: mit einem durchdachten Design, das auf die Anforderungen und die Bedürfnisse der Nutzer ausgerichtet ist.

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Haben Rechnungen in Papierform ausgedient?

Das „paperless Office“, also das papierlose Büro, ist seit vielen Jahren ein erklärtes Ziel in zahlreichen Unternehmen. Insbesondere in der Verwaltung können durch die Verlagerung von Papierdokumenten auf elektronische Dokumente verschiedene Prozesse optimiert und so Kosten eingespart werden. Gänzlich verbannen lässt sich das Papier aus dem Büro aber nicht – für eine kurze Notiz, eine Skizze für den Kollegen oder eine Nachricht an der Kaffeemaschine in der Lounge ist es noch immer die erste Wahl. Das hat leider dazu geführt, dass einige Mitarbeiter die Abkehr vom Papier generell als sinnlos ansehen – allerdings liegen sie damit falsch. Die Digitalisierung von Dokumenten kann die Arbeit deutlich vereinfachen und beschleunigen, wie wir hier am Beispiel des Rechnungslaufs anschauen wollen.

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Microsoft Modern Workplace - brauche ich noch eine Citrix Lösung?

Im Zusammenhang mit den Services unter den Produktnamen Office 365 oder Enterprise Mobility & Security wirbt Microsoft schon seit einer Weile für den sogenannten Modern Workplace. Microsoft bietet darunter eine Vielzahl von Funktionen an wie Device Management über Intune, Verschlüsselung oder Endpoint Protection. Wie wir schon in diversen Blogs zum Thema Office 365 berichtet haben, bietet es fast alles was das Herz begehrt. Doch die Frage ist: Macht das eine Citrix Lösung überflüssig? Kann ich meine Citrix XenApp oder XenDesktop Farm einstampfen? Diesen Fragen bin ich auf den Grund gegangen und möchte sie im folgenden Artikel beantworten. 

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Informationssicherheit im KMU – unwichtig oder doch ein verstecktes Risiko?

Datenleck bei Facebook, 40 Millionen gestohlene Datensätze bei MasterCard und Visa – angesichts solcher Meldungen ist es nicht verwunderlich, dass die Datensicherheit auch bei kleinen und mittleren Unternehmen einen immer höheren Stellenwert einnimmt. Die Firmen wollen etwas für die Sicherheit ihrer Informationen tun - allerdings fehlt häufig ein grundlegendes Konzept. Hier könnte ein CISO Abhilfe schaffen, aber lohnt sich für KMU wirklich ein Mitarbeitender, der sich ausschliesslich mit dem Schutz der Unternehmensdaten beschäftigt? Kurzum: muss jedes KMU jemanden wie mich anstellen?

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Pareto, Gaussche, Murphy – Faustregeln in der IT (Teil 2/2)

In der IT gibt es gewisse Schlagwörter und Faustregeln, wie etwa das Pareto-Prinzip oder das Magische Viereck, welche wir letzte Woche in unserem Blogbeitrag angeschaut hatten. Wir wollen wissen, welche Regeln wirklich verlässlich sind, wo die Risiken liegen – und woher diese „IT-Weisheiten“ eigentlich kommen. In diesem Artikel stellen wir Ihnen drei weitere dieser Schlagwörter vor.

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Mehr als „Pi mal Daumen“? – Faustregeln in der IT (Teil 1/2)

„Stürmt es im August, gibt es weder Wein noch Most.“ Diese und ähnliche Bauernweisheiten haben Landwirten über Jahrhunderte geholfen, gute Erträge zu erzielen. Denn sie beschreiben Gesetzmässigkeiten, auf die man sich verlassen kann. In der IT gibt es ebenfalls solche Regeln, etwa „Never touch a running system.“ Aber sind diese Regeln wirklich verlässlich? Wo liegen die Risiken – und woher kommen diese „IT-Weisheiten“ eigentlich? In diesem sowie im nächsten Blogbeitrag wollen wir Ihnen einige der bekanntesten Faustregeln aus der IT vorstellen.  

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Microsoft-CEO Satya Nadella zeigt: So sieht der Büroalltag von heute und morgen aus

Würde man sich einen beliebigen PC in einem Unternehmen anschauen, wäre darauf sicherlich eine Office-Software installiert – also ein Software-Paket mit verschiedenen Programmen für die Arbeit im Büro. Klassischerweise wurden unter diesem Begriff Anwendungen wie Word, Excel, PowerPoint und Outlook zusammengefasst. Aufgrund der technischen Entwicklung gehören heutzutage aber noch sehr viel mehr Programme zu diesem Paket beziehungsweise zu den Büro-Anwendungen. Gerade in den Bereichen Kommunikation und Zusammenarbeit bietet die aktuelle Version des Office-Pakets von Microsoft – genannt Office 365 – eine Vielzahl an Möglichkeiten, die die Arbeit leichter und effizienter machen.

Das Problem ist nur: Diese Möglichkeiten werden viel zu selten voll ausgeschöpft. Was alles in Office 365, Cortana, Power BI und anderen Büro-Anwendungen steckt, hat der CEO von Microsoft, Satya Nadella, kürzlich auf der Microsoft Konferenz Inspire aufgezeigt – anhand seines Tagesablaufs und seiner persönlichen Nutzung.

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Inspiration in der Wüste - Ein Bericht von der INSPIRE 2018

An der Partnerkonferenz Inspire stellt Microsoft ihren Partnern jeweils die zukünftige Strategie vor. Momentan setzt Microsoft auf Trends wie Cloud, künstliche Intelligenz und Big Data.

Letzte Woche fand die Hausmesse von Microsoft bei ca. 40 Grad in Nevada  statt. Rund 17'000 Gäste aus über 132 Ländern pilgerten in die Wüstenstadt Las Vegas. Von den Teilnehmenden sind zirka 10'000 Microsoft-Partner, darunter auch UPGREAT, vertreten durch Patrick Bachmann und mich, Stefan Muggli. Im Herzen von Las Vegas, zwischen den imposanten Hotels, in der T-Mobile Arena startete die erste Corenote. Gerne gebe ich Ihnen einen kurzen Einblick in die Themen der Inspire. 

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Der virtuelle Arbeitsplatz als Service – der nächste grosse Schritt?

Einen festen Arbeitsplatz im Büro mit einem fixen PC - vielleicht sogar ein Tower-PC - auf dem alle benötigten Programme installiert sind: Das ist ein Bild, das man eher noch aus dem vorigen Jahrtausend kennt. Heutzutage verlagern immer mehr Unternehmen Bereiche ihrer IT in die Cloud und Nutzer sind mit Notebooks mobil unterwegs. Ob Office-Paket, Mail-Programm oder Speicherplatz, fast alles wird inzwischen auch als Offsite-Service angeboten – das „virtuelle Büro“ ist also schon Wirklichkeit. Einige Anbieter sind sogar so weit, dass sie die gesamte Arbeitsumgebung über die Cloud bereitstellen. Dies nennt sich dann „Desktop as a Service“, kurz DaaS. Mit der Virtual Desktop Infrastructure (VDI) gibt es hier allerdings schon eine bewährte Lösung. Die Frage der ich nachgehe ist darum: Kann DaaS der Virtual Desktop Infrastructure den Rang ablaufen?

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Kreatives E-Mail-Spoofing wird zur Gefahr – Was kann man dagegen tun?

„Ach wie praktisch, Microsoft hat eine Sicherheitslücke entdeckt und sorgt jetzt mit dieser E-Mail dafür, dass ich mein Passwort ändere!“ – vielleicht ist Ihnen auch schon einmal so etwas durch den Kopf gegangen, als Sie eine E-Mail von Microsoft in Ihrem Postfach gefunden haben. Sollten Sie diese Mail geöffnet haben, sind Sie allerdings sehr wahrscheinlich sogenannten Spoofern auf den Leim gegangen. Die manipulieren E-Mails so, dass sie scheinbar aus vertrauenswürdigen Quellen stammen, um an sensible Daten zu kommen. Zum Glück sind Sie dem E-Mail-Spoofing aber nicht schutzlos ausgeliefert. Was Spoofing genau ist und wie Sie sich dagegen schützen können, lesen Sie in folgendem Blogbeitrag.

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