UPGREAT Blog

Die Dateiablage organisieren – eine Sisyphusaufgabe?

Daten werden in Unternehmen, Organisationen und öffentlichen Verwaltungen heutzutage in der Regel elektronisch gespeichert. Die Vorteile dafür liegen klar auf der Hand: Es gibt keine riesigen Papierberge mehr und die Daten sind jederzeit abrufbar, können problemlos angepasst werden und stehen allen Zuständigen zur Verfügung. Allerdings stellt sich – auch angesichts jährlich wachsender Datenmengen – die Frage, wie sich die Daten am effektivsten organisieren lassen.

Leider wurde dieses Thema lange Zeit viel zu wenig beachtet, sodass sich vielfach ein Datenberg bilden konnte, der die Vorteile der digitalen Dokumente weitgehend zunichtemacht. Ob auf dem Server oder in der Cloud, bei einer riesigen Sammlung von Ordnern und Dateien, die uneinheitlich benannt sind, geht die Übersicht verloren und die Mitarbeitenden verbringen viel zu viel Zeit damit, die gewünschten Daten zu suchen. Wie also lässt sich die Dateiablage besser organisieren? 

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Neues von der ESPC18 Konferenz – Microsoft erhört seine Kunden

In diesem Jahr fand wieder die European SharePoint, Office 365 & Azure Conference statt, dieses Mal in Kopenhagen. Die auch als #ESPC18 bezeichnete Veranstaltung wird von Microsoft organisiert und soll unter anderem dazu dienen, Nutzer und Entwickler von SharePoint, Office 365 und Azure zusammenzubringen, damit sie sich über bisherige und zukünftige Entwicklungen austauschen können. Das ist aber bei Weitem nicht alles, denn Microsoft nutzt diese Chance auch, um die Neuerungen bei SharePoint, Office 365 und Azure vorzustellen.

Besonders hervorzuheben ist hier der Auftritt von Jeff Teper, dem Chef des Geschäftsbereichs Office 365 – der zugleich als Erfinder von SharePoint gilt. Teper äusserte sich unter anderem zu Microsofts Plänen, SharePoint, Office 365 und Azure immer weiter in die Cloud zu verlagern und zu den anstehenden Neuerungen bei SharePoint.

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Angst vor der Ressourcen-Planung? Damit ist jetzt Schluss!

Durch die stets wachsende Bedeutung der IT für den Geschäftsbetrieb in den meisten Unternehmen nimmt auch die Komplexität von IT-Projekten immer weiter zu. Was früher vielleicht noch mit einer Handvoll Entwickler über einige Tage oder Wochen zu stemmen war, erfordert mittlerweile häufig mehrere Teams, die über Monate beschäftigt sind. Dementsprechend hat auch die Planung solcher Projekte an Bedeutung gewonnen.

Entscheidend für den Erfolg ist hier zum einen ein Projektleiter, der seine Aufgaben gewissenhaft erfüllt. Zum anderen muss aber auch eine umfassende Ressourcen-Planung und -Verteilung stattfinden. Und gerade hier hapert es in vielen Unternehmen, denn sehr oft kommen noch Werkzeuge zum Einsatz, die alles andere als zeitgemäss sind. Zum Glück gibt es nun aber eine Lösung, die dank einer Vielzahl von Funktionen die Ressourcen-Planung zum Kinderspiel macht: Hub Planner.

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7 Aspekte wie digitale Beschilderung die Unternehmens-kommunikation verbessert

Digital Signage“ ist die moderne Variante des Plakats. Diese digitalen Darstellungsflächen bieten viele visuelle Möglichkeiten und sind deutlich flexibler einsetzbar als Poster und Plakate. Gleichzeitig stellt sich die Frage, für welche Aufgaben eine digitale Beschilderung eingesetzt werden soll? Die Einsatzmöglichkeiten sind vielfältig. Werbung, Information und Marketing sind häufige Szenarien, in denen auf Digital Signage gesetzt wird. Darüber hinaus kommt dieser Form der Informationsübermittlung auch in der internen Unternehmenskommunikation eine bedeutende Rolle zu. Doch wie effektiv ist eine digitale Beschilderung wirklich? Lassen sich auf diese Weise wichtige Informationen übermitteln oder wird es eher als störende Reizüberflutung wahrgenommen? Diesen Fragen gehe ich im folgenden Beitrag nach.

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Besetzt oder nicht? - Effiziente und moderne Raumverwaltung

Kennen Sie das? Sie sind auf dem Weg in ein Meeting, haben aber ganz vergessen nachzusehen, in welchem Raum das Meeting stattfinden soll. Jetzt müssen Sie entweder den Laptop aufklappen und nachschauen oder Sie klappern die Räume ab, bis Sie den richtigen gefunden haben. Beides ist allerdings lästig und kostet unnötig Zeit – ganz davon abgesehen, dass Sie vielleicht Besprechungen der Kollegen stören.

Aber damit ist jetzt Schluss, dank der Schweizer Lösung „ROOMZ“. Das System verbindet digitale Anzeigeschilder für Räume mit einer zentralen Organisationssoftware, die sich problemlos in gängige Terminverwaltungslösungen wie Outlook oder Ähnliches integrieren lässt.

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Ignite 2018 - Mit welchen Neuheiten, Trends und Produkte legte Microsoft vor?

Auf der jährlich stattfindenden IT-Konferenz Ignite informiert das US-Softwareunternehmen Microsoft über aktuelle Entwicklungen, berichtet über Tendenzen und präsentiert neue Programme. Es scheint zwar bereits eine halbe IT-Ewigkeit her, da war es Ende September 2018 wieder soweit – in Orlando, Florida lud Microsoft zu einem der wichtigen Treffen der IT-Branche ein. Wir blicken mit zeitlichem Abstand zurück und schauen, ob damalige Ankündigungen und Erkenntnisse heute noch Gültigkeit haben.

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Office 2019 ist da – so sieht es wirklich aus

Office ist seit geraumer Zeit die umfangreiche Bürosoftware aus dem Hause Microsoft. In regelmässigen Abständen bringt das Unternehmen aus Redmond eine neue Version auf den Markt, meist nur noch in der Cloud sprich im Office 365. Im Herbst 2018 war es wieder soweit – Microsoft veröffentlichte Office 2019 welche für lokale IT-Umgebungen gedacht ist. Microsoft ist sich bewusst, dass einige Kunden in naher Zukunft nicht in die Cloud wechseln können. Im Vorfeld haben wir darüber berichtet. Wie seine Vorgängerversion ist Office 2019 eine Sammlung von Programmen, darunter Word, Excel, PowerPoint und Outlook. Es ist also für zahlreiche Aufgaben im Büroalltag konzipiert, vom Schreiben von einfachen Briefen bis hin zur Erstellung von Präsentationen. Dadurch profitieren On-Premise  IT-Umgebungen von den Neuerungen. Worauf kann sich der Anwender freuen?

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SharePoint wie eine Datenbank nutzen - elektronisches Dossier

Auf der Suche nach einem hilfreichen Programm für die Organisation von Listen, Ablagestrukturen und Arbeitsabläufen? SharePoint von Microsoft setzt hier an. Besonders interessant ist es für Teams, Abteilungen oder einzelne Projekte. SharePoint fasst alle digitalen Daten zusammen und bietet eine gemeinsame Schnittstelle. So haben alle beteiligten Personen Zugriffe zu relevanten Daten.

In der Praxis zeigt sich jedoch schnell, dass SharePoint auf Listen und Files ausgelegt ist. Dies begrenzt das Einsatzgebiet der Plattform. Hier setzt das Add-In namens „Dossiers“ von skybow an: Es baut auf SharePoint auf und erweitert es um wichtige Eigenschaften. Auf diese Weise wird SharePoint zu dem Multifunktionstool, das es eigentlich sein soll. So wird SharePoint zu einer vielseitigen Verwaltungssoftware.

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IP-Telefonie: neue Möglichkeiten für das moderne Office?

Das Telefon zählt seit einer gefühlten Ewigkeit zur Grundausstattung eines jeden Büros. Auch wenn sich die Geräte in Form und Bedienung immer wieder leicht gewandelt haben, blieb die Technik dahinter weitestgehend unverändert. Die IP-Telefonie stellt eine neue Technologie dar. Sie bringt viele Möglichkeiten für die moderne Kommunikation mit sich. Auch UPGREAT hat sich dazu entschieden, die Umstellung vorzunehmen und die Vorteile der IP-Telefonie zu nutzen. Eine solche Umstellung berührt viele Bereiche des Unternehmens. Ein professioneller Partner, der sich in diesem Bereich auskennt und Sie bei dem Strukturwandel begleitet, ist die Grundlage für ein reibungsloses Update zum Büro 2.0. Im folgenden Artikel werfe ich einen Blick auf die Eigenschaften und Vorteile der IP-Telefonie. 

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10 Schweizer Erfindungen, die die IT-Welt verändert haben

Wenn es um die Schweiz geht, denken die meisten Menschen an majestätische Berge, verträumte Täler, Wintersport Schokolade, Käse und vielleicht auch noch an Uhrenmacher. Selbstverständlich hat die Schweiz all das zu bieten – aber auch noch sehr viel mehr, das über diese bekannten Klischees hinausgeht. Was zum Beispiel kaum jemand weiss: Die Schweiz ist ein Land der Erfinder, nirgendwo sonst auf der Welt ist die Zahl der Patente pro Kopf höher als hier. Diesen Umstand wollte ich daher zum Anlass nehmen, einen Blick auf die zehn wichtigsten Schweizer Erfindungen zu werfen, die die IT-Welt verändert haben.

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Braucht man für IT-Projekte einen Projektleiter?

Steht ein neues IT-Projekt an, kommen sehr schnell verschiedene Fragen auf: Welche Hardware soll angeschafft werden? Welche Anwendungen werden benötigt? Wie lässt sich das Projekt in die bestehende Infrastruktur integrieren? Wie müssen die Schulungen für die Mitarbeitenden aufgebaut sein? Das alles sind natürlich berechtigte Fragen, aber sie verdeutlichen vor allem eines: Bei den allermeisten IT-Projekten ist ein Projektleiter erforderlich, der für einen möglichst reibungslosen Ablauf sorgt und darauf achtet, dass die gesetzten Ziele erreicht werden.

Leider haben viele Unternehmen die Notwendigkeit eines Projektleiters noch nicht erkannt und legen die Verantwortung für IT-Projekte in mehrere Hände oder – schlimmer noch – bestimmen gar keinen Verantwortlichen. Das führt regelmässig zu Problemen. In diesem Artikel schreibe ich darüber, welche Aufgaben ein Projektleiter in der IT übernimmt und wie er zum Erfolg des Projekts beiträgt.

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Richtig wählen bei Geschäftssoftware: Standard-Plattform vs. Individuallösung

Die IT-Infrastruktur ist für Unternehmen heutzutage absolut essentiell – ohne den Zugriff, die Verwaltung und die Verarbeitung von Daten geht inzwischen in den meisten Büros nichts mehr. Dementsprechend sollten die Verantwortlichen grösstes Augenmerk auf die gewählte Lösung legen. Eine der wichtigsten Fragen ist dabei: Ist eine standardisierte "breite" Software-Plattform die bessere Wahl oder soll doch eine "tiefe" Fach- beziehungsweise Individuallösung angeschafft werden? Eine individuell auf die Bedürfnisse und Voraussetzungen des Unternehmens abgestimmte Software scheint auf den ersten Blick die sinnvollste Entscheidung zu sein, aber ist das tatsächlich so oder täuscht dieser Eindruck? Wir zeigen Ihnen, welche Vor- und Nachteile die Varianten haben und wie Sie zu der für Ihr Unternehmen passenden Lösung kommen.

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Wechsel ohne Misstöne – Cloud-Orchestrierung

Cloud-Services sind einer der ganz grossen IT-Trends der letzten Jahre. Insbesondere grosse Unternehmen verlagern verstärkt einen Grossteil ihrer IT-Infrastruktur in die Cloud, um beispielsweise die Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Standorten zu verbessern. Diese Entwicklung ist keineswegs überraschend, denn Cloud-Services bieten Firmen die Möglichkeit, Prozesse zu vereinfachen und zu vereinheitlichen, sodass die Effizienz insgesamt gesteigert wird.
 

Allerdings besteht bei einer Umstellung auf Cloud-Services das Risiko, die IT-Infrastruktur zu „zersplittern“: Die einzelnen Abteilungen nutzen die Cloud auf ihre Weise oder – noch schlimmer – einen anderen Service-Anbieter als die anderen Abteilungen im Unternehmen. Dadurch wird die Arbeit innerhalb der Abteilungen zwar effizienter, die Zusammenarbeit im Unternehmen aber komplizierter, was den Vorteil der Cloud-Services zunichte machen kann. Laut einer Studie überschreiten die Ausgaben für eine Cloud-Migration in 57 Prozent der Fälle die budgetierten Kosten. Um das zu verhindern, muss die Umstellung auf die Cloud orchestriert erfolgen. Was also hat der Dirigent im Orchester zu tun?

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Kluges Design = mehr Effizienz?

Ein Arbeitsplatz im Büro wäre heutzutage ohne Computer nicht mehr denkbar – und Programme wie Word, Excel oder PowerPoint sind inzwischen derart selbstverständlich, dass man kaum einen Gedanken an sie verschwendet. Dabei wäre der Gedanke durchaus lohnend, denn im Laufe der Jahre wurden diese Anwendungen immer wieder verbessert und tragen entscheidend dazu bei, die Arbeit effizienter zu gestalten. Wie das geht, fragen Sie sich? Ganz einfach: mit einem durchdachten Design, das auf die Anforderungen und die Bedürfnisse der Nutzer ausgerichtet ist.

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Haben Rechnungen in Papierform ausgedient?

Das „paperless Office“, also das papierlose Büro, ist seit vielen Jahren ein erklärtes Ziel in zahlreichen Unternehmen. Insbesondere in der Verwaltung können durch die Verlagerung von Papierdokumenten auf elektronische Dokumente verschiedene Prozesse optimiert und so Kosten eingespart werden. Gänzlich verbannen lässt sich das Papier aus dem Büro aber nicht – für eine kurze Notiz, eine Skizze für den Kollegen oder eine Nachricht an der Kaffeemaschine in der Lounge ist es noch immer die erste Wahl. Das hat leider dazu geführt, dass einige Mitarbeiter die Abkehr vom Papier generell als sinnlos ansehen – allerdings liegen sie damit falsch. Die Digitalisierung von Dokumenten kann die Arbeit deutlich vereinfachen und beschleunigen, wie wir hier am Beispiel des Rechnungslaufs anschauen wollen.

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