Spätestens seit der Pandemie ist uns bewusst geworden, wie wichtig die Zusammenarbeit und der Austausch im Projekt auch auf räumliche Distanz ist und welche Herausforderungen dies an die Projektmitarbeitenden stellt.   

Das Wort Collaboration existiert nicht erst seit den letzten Jahren. Sehr häufig wird der Begriff auf die Kollaboration mit den Deutschen zur Zeit des Zweiten Weltkrieges, in den vom nationalsozialistischen Deutschland besetzten Ländern Europas und an weiteren Kriegsschauplätzen zwischen 1939 und 1945 bezogen (NS-Kollaboration).  

Wie arbeiten wir heute effizient und erfolgreich in Projekten zusammen? Google liefert mir knapp 18 Millionen Einträge zum Begriff Collaboration. 

Fast schon traditionell findet die Entwicklerkonferenz Microsoft Build jedes Jahr im Mai statt. Auch im Jahr 2023 war es wieder so weit und der Softwareriese aus Redmond lud vom 23. bis zum 25. Mai in das Seattle Convention Center ein. Die Konferenz richtet sich in erster Linie an Entwickler und Softwareingenieure, die mit Plattformen von Microsoft arbeiten. Dementsprechend sind viele der Präsentationen für normale Anwender weniger interessant. Dennoch gibt die Konferenz einen Einblick in die kommenden Veränderungen, die sich bei Softwareprodukten ankündigen und die im Geschäftsalltag wichtig sind.

Das End-of-Life bezeichnet das Ende des Lebenszyklus eines Produkts. Im Bereich der IT gibt es diese Stichtage für ein breites Spektrum an Hardware und Software. Für die Sicherheit und einen zuverlässigen Betrieb Ihres Netzwerks ist ein EoL-Management wichtig. Welche Optionen haben vor allem kleine und mittlere Unternehmen, um mit diesem Thema umzugehen?

Unternehmen stehen vor der Herausforderung, aus einer Vielzahl an Dokumenten von unterschiedlichen Quellen relevante Informationen für die Geschäftstätigkeit zu ermitteln. Hier wichtige Fakten langwierig nachzuschlagen oder dies aus Bequemlichkeit zu verzögern, kann Folgen für den Betrieb haben. Ganz zu schweigen von Fehlern, die sich beim manuellen Einpflegen leicht einschleichen und ihrerseits unangenehme Nachwirkungen haben können.

Die Produktivitäts-Software SharePoint von Microsoft erschien erstmals im Jahre 2001 und wurde seither von den IT-Abteilungen zahlreicher Unternehmen rund um den Globus selber gehostet und betreut. In deren Intranet-Umgebungen bietet sie leistungsfähige Funktionen für das Projektmanagement, die Datenablage, das Content- und Dokumentenmanagement sowie die teamorientierte Zusammenarbeit.

Die älteste, im März 2023 gerade noch im Support befindliche Ausgabe von SharePoint war die Version 2013, deren Lebenszyklus am 11. April 2023 ihr Ende erreicht hat. Nutzer der späteren Versionen 2016 und 2019 können sich zwar noch einige Jahre der Update-Lieferungen von Microsoft sicher sein, müssen jedoch ebenso in die Zukunft blicken. Und diese führt in die Cloud und zu Microsoft 365 inklusive SharePoint Online, Teams und OneDrive.

Dass das Konzept hinter SharePoint keine Modeerscheinung war, zeigt seine über zwei Jahrzehnte währende Erfolgsgeschichte. Langjährige Administratoren und Nutzer haben einen grossen Erfahrungsschatz gesammelt. Hier kommen natürlicherweise Kritik und Verbesserungswünsche ans Licht, weshalb die Anwender grosse Hoffnungen in neue Versionen legen. Steht nun die Migration von einer intern gehosteten Umgebung in die Cloud an, liegen den Nutzern Fragen hinsichtlich neuer Funktionen, Anwenderfreundlichkeit und Sicherheit auf der Seele. Wir haben häufig gestellte Wünsche aus der Perspektive eines künftigen SharePoint-Online-Nutzers gesammelt und diese anhand unserer Expertise beantwortet. Da SharePoint im Unternehmenseinsatz nicht alleine ist, beziehen sich einige der folgenden Antworten auf das Zusammenspiel mit Teams und OneDrive. Zusammen mit weiteren Anwendungen aus der Microsoft 365-Familie bilden SharePoint Online, Teams und OneDrive die Grundlage einer leistungsstarken und effizienten Kollaborationsplattform.

Im November 2022 übergab der US-amerikanische Softwareentwickler OpenAI seinen Chatbot ChatGPT auf der Basis von künstlicher Intelligenz der Öffentlichkeit. Unzählige Medien berichten seitdem einerseits über die Technologie als solche und deren Funktionsweise sowie andererseits von den Möglichkeiten und Gefahren derartiger Sprachgeneratoren für die Menschheit.

So waren auch die Einschränkungen des damaligen KI-Modells GPT-3 das Thema vieler Publikationen. Dem Versuchsstadium entsprechend, in welchem ChatGPT angekündigt und veröffentlicht wurde, erlebten die Nutzer mehr oder weniger schwerwiegende Ungenauigkeiten in Formulierung, Grammatik oder Wahrheitsgehalt der generierten Antworten. Zudem wurde der Chatbot auf einer Datenbasis trainiert, die lediglich bis zum September 2021 reichte. Eine Anbindung an aktuelle Informationen aus dem Internet fehlte hier zunächst.

Die Digitalisierung aller Wirtschaftszweige ist seit einigen Jahren in vollem Gange. Dokumentenverwaltung, Kommunikation, die Steuerung des Produktionsbetriebes und unzählige weitere Bereiche unterliegen in allen konkurrenzfähigen Unternehmen der digitalen Transformation. Softwarewerkzeuge und das Konzept des Modern Workplace begleiten sowohl die Mitarbeitenden als auch das Management in die Zukunft. Diese erfolgreich zu gestalten, gelingt nur wenn alle Beteiligten mitziehen.

Wenn wir die Digitalisierung vorantreiben, dürfen wir bei allem Fortschritt jedoch nicht das grosse Ganze aus dem Blick verlieren. Wirtschaftsunternehmen sind nur ein Teil unserer modernen Welt. Genau wie in diesem Sektor und im Bereich der Privathaushalte greift die digitale Transformation ebenso in allen öffentlichen Verwaltungen.

Die digitale Transformation und das gelebte mobile Arbeiten beeinflussen in zunehmendem Masse die Entwicklung von Teams in Unternehmen. Sich ständig wandelnde Anforderungen erfordern zudem Methoden der agilen Gruppenführung. Ein Team ist ein soziales Gefüge, welches sich auf ein gemeinsames Arbeitsziel konzentriert. Doch die Rahmenbedingungen und Meilensteine sind im digitalen Zeitalter mit Homeoffice deutlich dynamischer geworden.

Um in der Arbeitswelt der 2020er Jahre zu einem Team zusammenzuwachsen, müssen dessen Mitglieder nicht mehr auf dem selben Flur sitzen. Mobiles Arbeiten ermöglicht Zusammenarbeit auf Distanz. Damit die Grundlagen von Teamarbeit auch ohne physische Anwesenheit ihre Gültigkeit behalten, kommt der Teamführung eine besondere Rolle für das Meistern einiger Herausforderungen zu.

Denken Sie an Bürosoftware und Computerarbeitsplätze, fallen Ihnen als Erstes sicher Microsoft, Windows und Office ein. Vier Kästchen auf dem Monitor zu einem Fenster gruppiert, dazu das blaue Word- und das grüne Excel-Symbol sowie der Outlook-Briefumschlag, ergänzt um schicke Powerpoint-Präsentationen – Microsoft ist der Inbegriff für die Standardsoftware im Büro. So gesehen machen Sie mit dieser Ausstattung Ihrer Arbeitsplätze alles richtig – oder doch nicht?

Seit ChatGPT im November 2022 veröffentlicht wurde, erhält ein breites Publikum Einblick in die aktuellen Fähigkeiten der künstlichen Intelligenz (KI). Über eine einfache Webseite können sich interessierte Nutzer mit dem von der US-amerikanischen Softwarefirma OpenAI entwickelten Chatbot unterhalten. Auf Fragen in natürlicher Sprache gibt ChatGPT ebenso natürliche Antworten mit erstaunlichem Wissen zurück. Diese Konversationen sind nur schwer von denen mit einem menschlichen Chatpartner zu unterscheiden, auch wenn sich des öfteren Fehler in Formulierungen oder Grammatik zeigen und auch die hervorgebrachten Fakten nicht grundlegend für bare Münze zu nehmen sind. Die künstliche Intelligenz befindet sich noch im Entwicklungsstadium. Sie verfügt zudem nur über eine Datenbasis, die einen Wissensstand vom September 2021 repräsentiert und keinen Zugang zu Informationen aus dem Internet hat.

ChatGPT ist ein Modell der künstlichen Intelligenz, welches von der US-amerikanischen Firma OpenAI entwickelt wurde und einen Chat-Bot realisiert. Eine solche Anwendung ersetzt den Gesprächspartner in einem Chat durch ein maschinell gesteuertes Gegenüber.

Das System ist jedem interessierten Internetnutzer zugänglich und bietet eine chat-ähnliche Schnittstelle im Browser, über die ein Mensch textbasiert mit ChatGPT kommunizieren kann. Diese Unterhaltung kann vollständig in natürlicher Sprache geschehen. Die Antworten von ChatGPT ähneln denen eines menschlichen Gesprächspartners in Ausdrucksweise und Grammatik so sehr, dass dieser hier vorliegende Text so oder in identischer Form durchaus von diesem KI-Modell geschrieben sein könnte.

Das Jahr 2022 hielt für Unternehmen einige Herausforderungen bereit. Zur bereits länger bestehenden COVID-19-Pandemie, dem Fachkräftemangel und Engpässen in der Chipfertigung kam der Krieg in der Ukraine hinzu, der eine grosse Unsicherheit hinsichtlich der Energieversorgung und eine stark ansteigende Inflation zur Folge hatte.

Auf diese globalen Veränderungen, die teils innerhalb weniger Monate stattfanden, mussten sich Unternehmen auf der ganzen Welt, nicht nur in der Schweiz, zeitnah einstellen. Anders war und ist die Wettbewerbsfähigkeit nicht aufrechtzuerhalten. Die weiter voranschreitende Digitalisierung unterstützt Betriebe und Konzerne bei diesen weitreichenden Anpassungen. Es folgt nun ein Überblick, was in der IT des Jahres 2023 wichtig wird und wo die technologische Reise hingeht.

Microsoft Teams ist eine weitverbreitete Kommunikations- und Kollaborationsplattform, deren Nutzung seit der Pandemie noch einmal erheblich zugenommen hat. Da sie von Microsoft stetig weiterentwickelt wird, kommen immer wieder neue Funktionen hinzu, um die Anwendung noch bequemer und effektiver zu machen. Zurzeit gibt es drei lange erwartete Neuerungen in der Software, die für 2023 in der Roadmap angekündigt wurden und im Januar ausgeliefert werden sollen oder bereits ausgeliefert wurden: die Möglichkeit, einzelne Chats zu löschen, alle Teilnehmer durch eine einzige Funktion zu adressieren und einen neuen Dateimanager für eine zentrale Übersicht.

Um virtuelle Bedrohungen unter Kontrolle zu halten, ist es für eine Organisation wichtig, ihre IT-Sicherheits-Basiskonfiguration auf die bestmöglichen Sicherheitsstandards auszurichten. Jede Organisation ist, abhängig von der jeweiligen Branche, individuell unterschiedlichen Bedrohungen ausgesetzt, doch die Massnahmen für IT-Sicherheit richten sich nach allgemeingültigen Standards, die für alle gleichermassen anwendbar sind.

Software-Updates und die Behebung von Sicherheitslöchern (sog. Patches) sind für jedes Unternehmen mit digitaler Informationsverarbeitung unerlässlich. Gerade die zunehmende Bedrohung durch Ransomware, DDoS-Angriffe, Phishing und andere Angriffe macht es notwendig, immer wieder Sicherheitslücken zu schliessen, die private und Unternehmens-PCs gleichermassen gefährden.

Der Themenbereich Daten- und Informationssicherheit ist so aktuell wie nie zuvor. Mit dem Chief Information Security Officer (CISO) gibt es eine Position, die für die gesamte Informationssicherheit innerhalb einer Organisation verantwortlich ist. Jedoch ist es gerade für kleine und mittlere Unternehmen schwer möglich, diese Position zu besetzen. Das kann zu Schwächen in der Cyber Security führen, was wiederum schwerwiegende Folgen für Ihr Unternehmen haben kann. Wie sollen Unternehmen mit dieser Herausforderung umgehen und welche Lösungen gibt es speziell für kleine und mittlere Unternehmen?