Wöchentliche Beiträge über IT Praxis, Cloud, Outsourcing und mehr

Outsourcing ist in der IT seit Jahren weitverbreitet. Gerade für kleine und mittelgrosse Unternehmen wird die Auslagerung der IT als der „Königsweg“ propagiert, da diese Firmen häufig nicht in der Lage sind, die technischen Herausforderungen einer modernen IT-Landschaft zu bewältigen. Der wichtigste Grund für das Outsourcing der IT sind und bleiben jedoch weiterhin die Kosten.

Anstatt Hardware anzuschaffen und aufwändig Mitarbeitende zu schulen oder neu einzustellen, wird dieser gesamte Aufwand an einen IT-Anbieter ausgelagert. Das entlastet die interne IT-Abteilung und ermöglicht es den Mitarbeitenden, sich um andere, wichtigere Aufgaben zu kümmern. Die Frage ist allerdings: Lohnt sich das Ganze auch finanziell? Dieser Frage gehe ich im folgenden Artikel auf den Grund.

Innovative Techniken für Collaboration steigern die Produktivität in Unternehmen um rund 30 Prozent, zeigt eine Studie von McKinsey. Hoch im Kurs ist dabei Microsoft Teams: Bereits in jedem fünften befragten Unternehmen vereinfacht das integrierte Tool aus der Cloud von Microsoft die Zusammenarbeit der Mitarbeitenden. Noch verbreiteter ist nur Skype for Business, das jedoch langsam aber sicher komplett in Teams migriert wird. Auch bei UPGREAT wird Teams vielseitig eingesetzt. So richtig geht die Post ab, wenn jeder und jedem die Spielregeln bekannt sind. Sind Sie in Ihrer Organisation Administrator oder "Owner" für Microsoft Teams? Dann gehört diese Blog ins Repertoire. Wir erklären in einem eBook die entscheidenden Verhaltensregeln bei der Verwendung von Microsoft-Teams.

Die neue SharePoint und Office 365 Anwenderstudie 2018/19 ist da. Nach 2014/15 und 2016 hat www.sharepoint360.de wieder eine umfangreiche Befragung von Anwendern im deutschsprachigen Raum durchgeführt, und dabei Einsatzszenarien, Strategien und Zufriedenheit mit SharePoint und Office 365 abgefragt. Das Ergebnis liegt nun als Bericht vor, mit 49 informativen Grafiken auf 86 Seiten. Da die Studie auch für unsere Leser interessant ist, dürfen wir den Beitrag von Wolfgang Miedl als Gast-Artikel übernehmen. Lesen Sie im Folgenden eine übersichtliche Zusammenfassung der Ergebnisse. Ausserdem haben Sie die Möglichkeit die komplette Studie herunterzuladen.

Selbst wenn die Monopolansprüche der Global Player in gewisser Weise bestehen bleiben und allenfalls als Wettbewerb weitergeführt werden, ist doch positiv zu bemerken, dass eine Konversation stattfindet. Dabei geht es vermehrt um Inhalte. Ein Vendor-Lock-in gibt es nüchtern betrachtet immer in gewisser Weise, trotzdem führt die Multi-Cloud Nutzung dazu, dass Anbieter und Nutzer vermehrt den Dialog um Inhalte führen, anstatt sich an Marktanteilen zu orientieren. Es ist unbestritten, dass nur die Multi-Cloud die Serviceform der Zukunft sein kann. Gleichbedeutend wird je länger je weniger darum debattiert, ob Cloud oder nicht, weil die gleichzeitige Nutzung von mehreren Providern mit teilweisem Einbezug von On-Premises betriebenen Ressourcen, schon längst zum Standard geworden ist. Kaum ein Unternehmen unterlässt es, die damit zusammenhängenden Möglichkeiten mindestens zu prüfen.

Im Zuge der Verbreitung von Cloud Services wurde klar, dass meistens «gewisse» Ressourcen On-Premises benötigt werden. Es gibt sie und es wird sie noch länger geben: Dezentrale Datensammlungen und historisch gewachsene Applikationen, die dem Cloud-Servicemodell widersprechen. Multi-Cloud Services sind damit die Zukunft und dabei wird die hybride Nutzung und Integration zum Standard. Als deutliches Indiz für diese Entwicklung, sind sicherlich die zusehends verfügbaren On-Premises Services der Cloud Giganten. Nebst dieser Entwicklung, was sind 2019 die potenziellen Treiber der Informatik?

Die Sicherheit von persönlichen Daten im Internet spielt eine immer grössere Rolle. Soziale Netzwerke, Internetbanking, Onlineshopping und berufliche Kommunikation sind nur einige Beispiele, wie täglich Daten über das Internet verschickt werden. Die Fülle an persönlichen Daten, die sich über jede Person online finden, schafft Angriffsflächen. Hacker sind inzwischen gezielt auf der Jagd nach persönlichen Informationen. Besonders interessant für Angreifer sind kritische und sensible Daten. Lesen Sie deshalb hier, welche effektiven Möglichkeiten es gibt, um sich vor Angriffen zu schützen und welche neuen Bedrohungen uns im 2019 erwarten.

Wenn man sich heutzutage mit dem Thema der modernen digitalen Zusammenarbeit beschäftigt, kommt man früher oder später mit dem Microsoft Office 365 Stack in Berührung. Dahinter verbergen sich einige Applikationen, welche allesamt für die Nutzung in der Cloud optimiert wurden. Dass Microsoft grosse Anstrengungen unternimmt, um Kunden zur Nutzung von Cloud Services zu motivieren, ist längst kein Geheimnis mehr. Ganz offen proklamiert Microsoft die Vorteile dieser Cloud Services und macht deutlich, dass die Microsoft 365 Applikationen kontinuierlich weiterentwickelt und mit neuen Funktionen ausgestattet werden, während dem den gekauften Produkten diese Leistungen vorenthalten bleiben. Kunden müssen sich also gut überlegen, ob sie über längere Zeit mit den aktuell enthaltenen Funktionen der einzelnen Applikationen zurecht kommen. Was braucht es alles um den erwünschten Nutzen und Arbeitserleichterung zu erzielen?

Die IT verändert sich laufend, aber wenn es um die Arbeit in Büros geht, gibt es eine Konstante: Microsoft Office. Zwar wurde das Office-Paket der Redmonder über die Jahre ebenfalls weiterentwickelt, aber es ist inzwischen zu einem absoluten Standard im beruflichen und privaten Bereich geworden. Mit Microsoft Office 365 steht den Nutzern zudem ein Produkt zur Verfügung, das kontinuierlich verbessert und erweitert wird. Unter anderem ist für Office 365 eine Vielzahl von Add-ons erhältlich, die die Funktionalität ergänzen und so die Produktivität erhöhen können. Im Folgenden wollen wir Ihnen die zehn nützlichsten dieser Add-ons kurz vorstellen.

Daten werden in Unternehmen, Organisationen und öffentlichen Verwaltungen heutzutage in der Regel elektronisch gespeichert. Die Vorteile dafür liegen klar auf der Hand: Es gibt keine riesigen Papierberge mehr und die Daten sind jederzeit abrufbar, können problemlos angepasst werden und stehen allen Zuständigen zur Verfügung. Allerdings stellt sich – auch angesichts jährlich wachsender Datenmengen – die Frage, wie sich die Daten am effektivsten organisieren lassen.

Leider wurde dieses Thema lange Zeit viel zu wenig beachtet, sodass sich vielfach ein Datenberg bilden konnte, der die Vorteile der digitalen Dokumente weitgehend zunichtemacht. Ob auf dem Server oder in der Cloud, bei einer riesigen Sammlung von Ordnern und Dateien, die uneinheitlich benannt sind, geht die Übersicht verloren und die Mitarbeitenden verbringen viel zu viel Zeit damit, die gewünschten Daten zu suchen. Wie also lässt sich die Dateiablage besser organisieren? 

In diesem Jahr fand wieder die European SharePoint, Office 365 & Azure Conference statt, dieses Mal in Kopenhagen. Die auch als #ESPC18 bezeichnete Veranstaltung wird von Microsoft organisiert und soll unter anderem dazu dienen, Nutzer und Entwickler von SharePoint, Office 365 und Azure zusammenzubringen, damit sie sich über bisherige und zukünftige Entwicklungen austauschen können. Das ist aber bei Weitem nicht alles, denn Microsoft nutzt diese Chance auch, um die Neuerungen bei SharePoint, Office 365 und Azure vorzustellen.

Besonders hervorzuheben ist hier der Auftritt von Jeff Teper, dem Chef des Geschäftsbereichs Office 365 – der zugleich als Erfinder von SharePoint gilt. Teper äusserte sich unter anderem zu Microsofts Plänen, SharePoint, Office 365 und Azure immer weiter in die Cloud zu verlagern und zu den anstehenden Neuerungen bei SharePoint.

Durch die stets wachsende Bedeutung der IT für den Geschäftsbetrieb in den meisten Unternehmen nimmt auch die Komplexität von IT-Projekten immer weiter zu. Was früher vielleicht noch mit einer Handvoll Entwickler über einige Tage oder Wochen zu stemmen war, erfordert mittlerweile häufig mehrere Teams, die über Monate beschäftigt sind. Dementsprechend hat auch die Planung solcher Projekte an Bedeutung gewonnen.

Entscheidend für den Erfolg ist hier zum einen ein Projektleiter, der seine Aufgaben gewissenhaft erfüllt. Zum anderen muss aber auch eine umfassende Ressourcen-Planung und -Verteilung stattfinden. Und gerade hier hapert es in vielen Unternehmen, denn sehr oft kommen noch Werkzeuge zum Einsatz, die alles andere als zeitgemäss sind. Zum Glück gibt es nun aber eine Lösung, die dank einer Vielzahl von Funktionen die Ressourcen-Planung zum Kinderspiel macht: Hub Planner.

„Digital Signage“ ist die moderne Variante des Plakats. Diese digitalen Darstellungsflächen bieten viele visuelle Möglichkeiten und sind deutlich flexibler einsetzbar als Poster und Plakate. Gleichzeitig stellt sich die Frage, für welche Aufgaben eine digitale Beschilderung eingesetzt werden soll? Die Einsatzmöglichkeiten sind vielfältig. Werbung, Information und Marketing sind häufige Szenarien, in denen auf Digital Signage gesetzt wird. Darüber hinaus kommt dieser Form der Informationsübermittlung auch in der internen Unternehmenskommunikation eine bedeutende Rolle zu. Doch wie effektiv ist eine digitale Beschilderung wirklich? Lassen sich auf diese Weise wichtige Informationen übermitteln oder wird es eher als störende Reizüberflutung wahrgenommen? Diesen Fragen gehe ich im folgenden Beitrag nach.

Kennen Sie das? Sie sind auf dem Weg in ein Meeting, haben aber ganz vergessen nachzusehen, in welchem Raum das Meeting stattfinden soll. Jetzt müssen Sie entweder den Laptop aufklappen und nachschauen oder Sie klappern die Räume ab, bis Sie den richtigen gefunden haben. Beides ist allerdings lästig und kostet unnötig Zeit – ganz davon abgesehen, dass Sie vielleicht Besprechungen der Kollegen stören.

Aber damit ist jetzt Schluss, dank der Schweizer Lösung „ROOMZ“. Das System verbindet digitale Anzeigeschilder für Räume mit einer zentralen Organisationssoftware, die sich problemlos in gängige Terminverwaltungslösungen wie Outlook oder Ähnliches integrieren lässt.

Auf der jährlich stattfindenden IT-Konferenz Ignite informiert das US-Softwareunternehmen Microsoft über aktuelle Entwicklungen, berichtet über Tendenzen und präsentiert neue Programme. Es scheint zwar bereits eine halbe IT-Ewigkeit her, da war es Ende September 2018 wieder soweit – in Orlando, Florida lud Microsoft zu einem der wichtigen Treffen der IT-Branche ein. Wir blicken mit zeitlichem Abstand zurück und schauen, ob damalige Ankündigungen und Erkenntnisse heute noch Gültigkeit haben.

Office ist seit geraumer Zeit die umfangreiche Bürosoftware aus dem Hause Microsoft. In regelmässigen Abständen bringt das Unternehmen aus Redmond eine neue Version auf den Markt, meist nur noch in der Cloud sprich im Office 365. Im Herbst 2018 war es wieder soweit – Microsoft veröffentlichte Office 2019 welche für lokale IT-Umgebungen gedacht ist. Microsoft ist sich bewusst, dass einige Kunden in naher Zukunft nicht in die Cloud wechseln können. Im Vorfeld haben wir darüber berichtet. Wie seine Vorgängerversion ist Office 2019 eine Sammlung von Programmen, darunter Word, Excel, PowerPoint und Outlook. Es ist also für zahlreiche Aufgaben im Büroalltag konzipiert, vom Schreiben von einfachen Briefen bis hin zur Erstellung von Präsentationen. Dadurch profitieren On-Premise  IT-Umgebungen von den Neuerungen. Worauf kann sich der Anwender freuen?

Auf der Suche nach einem hilfreichen Programm für die Organisation von Listen, Ablagestrukturen und Arbeitsabläufen? SharePoint von Microsoft setzt hier an. Besonders interessant ist es für Teams, Abteilungen oder einzelne Projekte. SharePoint fasst alle digitalen Daten zusammen und bietet eine gemeinsame Schnittstelle. So haben alle beteiligten Personen Zugriffe zu relevanten Daten.

In der Praxis zeigt sich jedoch schnell, dass SharePoint auf Listen und Files ausgelegt ist. Dies begrenzt das Einsatzgebiet der Plattform. Hier setzt das Add-In namens „Dossiers“ von skybow an: Es baut auf SharePoint auf und erweitert es um wichtige Eigenschaften. Auf diese Weise wird SharePoint zu dem Multifunktionstool, das es eigentlich sein soll. So wird SharePoint zu einer vielseitigen Verwaltungssoftware.