Die digitale Kommunikation hat sich bereits vor einigen Jahrzehnten im Privat- und Geschäftsalltag etabliert. Die weltweit erste E-Mail wurde Anfang der 1970er-Jahre versandt, PDF als Standardformat für den Austausch elektronischer und nicht veränderbarer Dokumente besteht seit Anfang der 1990er-Jahre. Beide Technologien sind Ende des letzten Jahrtausends bei der breiteren Masse der Nutzer angekommen. In Anwenderkreisen und Behörden bestehen hinsichtlich des elektronischen Postwegs jedoch Zweifel an der Rechtssicherheit wichtiger Dokumente, Anträge, Verträge und anderen juristisch bedeutsamen Schriftstücken. Soll die Echtheit eines Textes in seiner Funktion als Willensbekundung beurteilt werden, geniesst das handgeschriebene Autogramm des Erklärenden nach wie vor grosses Vertrauen. So gilt es jedenfalls für die Papierform.
Warum digital signieren?
Erscheint eine händische Unterschrift unter einem elektronischen Dokument, beispielsweise im PDF-Format, kommen Zweifel und Gedanken an leistungsfähige Bildbearbeitungsprogramme auf. Denn leicht lässt sich eine eingescannte Unterschrift unter jeden beliebigen Text setzen.
Zudem passt die persönlich zu Papier gebrachte Unterschrift so gar nicht zur Digitalisierung. Die Kontaktbeschränkungen während der Corona-Pandemie haben hier nochmals den Bedarf an einer Lösung für elektronische Unterschriften und Authentizitätsnachweise verstärkt, die den digitalen Weg zum Empfänger nehmen sollen.
Internetseiten bestätigen ihre Identität mithilfe von Zertifikaten, die von anerkannten vertrauenswürdigen Stellen (Certificate Authorities) stammen. Dienstleister für elektronische Signaturen – wie die schweizerische PrivaSphere AG aus Zürich – arbeiten ähnlich.
Begriffsklärung – digitale und elektronische Signatur
Uns begegnen bei diesem Thema zwei Ausdrücke, welche wir in diesem Text synonym verwenden, die genau genommen jedoch unterschiedliche Bereiche umfassen. Der Begriff «digitale Signatur» beschreibt den technischen Prozess der computergestützten Versiegelung von Dokumenten. Dem gegenüber ist die «elektronische Signatur» ein juristischer Ausdruck und findet in der Schweiz (ZertES) und in der EU-Verordnung eIDAS Verwendung. Diese Verordnungen definieren, was der Vorgang zur Erzeugung einer digitalen Signatur alles berücksichtigen muss, damit eine derartige Unterschrift rechtlich Bestand hat.
Vorteile des elektronischen Signierens
Vorteile der digitalen Signierung juristisch relevanter Dokumente ist der entfallende Aufwand, der mit manuellen Unterschriften einhergeht. Fahr- oder Postwege werden obsolet, auch die Zeit bis zum Empfang der Schriftstücke verkürzt sich spürbar. Zudem spart dieses Verfahren Ressourcen in Form von Papier, Tinte oder Toner und den benötigten Faxgeräten oder Druckern. Digitale Geschäftsprozesse profitieren davon, dass weniger Medienbrüche stattfinden. Nach aussen hin kann sich ein Unternehmen durch die Möglichkeit einer digitalen Unterschrift gegenüber seinen Kunden als zeitgemäss darstellen.
Die Dokumente lassen sich in elektronischen Archiven effizienter organisieren als auf Papier im Aktenschrank. Dort verblasst die Tinte mitunter während der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist, was in digitaler Form nicht möglich ist. Die elektronische Signatur verhindert zudem nachträgliche Änderungen, da sie den Zustand des Originaldokumentes mathematisch festhält.
Nachteile digitaler Signaturen
Nachteile dieses Vorgehens sind die Notwendigkeit einer elektronischen Ausrüstung und eine gewisse Erfahrung im Umgang mit der Technik. Weniger geübte Nutzer schrecken hier womöglich vor der Herausforderung zurück. Je nach Verfahren ist eventuell lizenzpflichtige Software erforderlich, oder Dienstleister in diesem Bereich rechnen nach einem Tarifmodell ab. Jedoch ist zu beachten, dass herkömmliche Einschreiben für den rechtssicheren Versand ebenfalls Geld kosten. Das Gesetz unterscheidet drei Arten digitaler Signaturen, die nicht alle gleich viel Beweiskraft haben. Dessen muss sich der Anwender bewusst sein.
Die drei Arten elektronischer Signaturen
Die erste Variante ist die «einfache elektronische Signatur» (EES). Für sie genügt der Name des Verfassers unter einem Text oder eine eingescannte Unterschrift. Die Identität hinter dem Namen lässt sich durch die EES nicht verifizieren (geeignet für Dokumente ohne gesetzliche Schriftlichkeitserfordernisse und mit wenig Haftungsrisiko).
Die «fortgeschrittene elektronische Signatur» (FES) besitzt wesentlich mehr Beweiskraft und ist für die meisten Anwendungsfälle ausreichend. Sie ist dem Unterzeichner zugeordnet, erfasst seine persönlichen Daten und ist in der Lage, seine Identität im Nachhinein zu bestätigen. Die FES bietet den besten Kompromiss zwischen (Rechts-)Sicherheit und einfacher Handhabung.
Der Gesetzgeber schreibt für einige Dokumente die «qualifizierte elektronische Signatur» (QES) vor. Im Gegensatz zur FES verlangt die QES eine Identifikation des Unterzeichnenden vor der Nutzung. Hierzu sind im Vorfeld zusätzliche Schritte nötig, welche von Dienstleistern im Signaturumfeld wie PrivaSphere AG unterstützt werden.
PrivaSphere als Signatur-Dienstleister und Partner von UPGREAT
Grundsätzlich kann jeder interessierte Nutzer die Angebote der PrivaSphere AG nutzen. Das hier relevante Produkt «Sign & Send» kombiniert bei Bedarf sicheren und/oder verbindlichen E-Mail-Verkehr mit der digitalen Unterschrift unter versendete Dokumente. Dieses Vorgehen ist nötig, um unter anderem den Anforderungen an den elektronischen Rechtsverkehr zu entsprechen. Hierfür müssen E-Mails über eine anerkannte Plattform wie PrivaSphere versendet werden und mindestens ein QES-signiertes PDF-Dokument enthalten. Zudem muss die Versandform «eGov Einschreiben» eingestellt sein.
UPGREAT arbeitet als Spezialist für Digitalisierung eng mit PrivaSphere zusammen und bietet ihren Kunden die Dienstleistungen zur rechtssicheren Dokumentensignierung sowie verschlüsselten und verbindlichen Kommunikation an. Für die Aufbewahrung und das Aktenmanagement ermöglicht UPGREAT die Integration digitaler Signaturen in Microsoft SharePoint.
Hiermit setzt sich die konsequente Digitalisierung aller Geschäftsbereiche weiter fort und beseitigt einen bislang unumgänglichen Medienbruch bei der Übermittlung juristisch relevanter Schriftstücke. Gefälschte Unterschriften und Streitigkeiten vor Gericht wegen unklarer Willenserklärungen gehören damit der Vergangenheit an.
