Wöchentliche Beiträge über IT Praxis, Cloud, Outsourcing und mehr

Cloud-Dienste sind nicht nur im privaten, sondern auch im gewerblichen Bereich seit einiger Zeit auf dem Vormarsch. Über die Vor- und Nachteile der Cloud hatten wir schon berichtet. Mit dem Wechsel in die Cloud wird aber auch ein anderes Thema aktuell: Wie können in einem cloudbasierten System regulatorische Anforderungen eingehalten werden?

Bei uns treffen aktuell immer mehr Anfragen zu Backup-Konzepten ein. Bei der Ausarbeitung des letzten Konzepts ist mir die Idee gekommen, einen Beitrag über die Möglichkeiten der revisionssicheren Archivierung mit SharePoint Online zu schreiben.

Die IT hat in den letzten Jahren und Jahrzehnten eine rasante Entwicklung durchgemacht – immer mehr Rechenleistung, immer schnellere Verarbeitung und Übertragung von Daten, immer aufwändigere Nutzer-Interfaces, und das Ganze auch noch in immer kompakteren Bauformen. Da könnte man schnell auf die Idee kommen, es handle sich um eine Entwicklung ohne jegliche Schattenseiten. Ganz so einfach ist es allerdings nicht, denn die schicke Grafik, die nützlichen Datenbanken und die vielen elektronischen Helfer im Büro und im Alltag haben eins gemein: Sie sorgen für riesige Datenmengen, die übertragen, verwaltet und gespeichert werden müssen.

Betrachtet man die Zunahme des weltweiten Datenvolumens, scheinen die Unternehmen vor einer wahren Herkulesaufgabe zu stehen, für die eine Lösung gefunden werden muss. Darauf möchten wir im folgenden Beitrag genauer eingehen. 

Angesichts der Flut an E-Mails, die jeder Arbeitnehmer täglich erhält, ist eine einfache „Archivierung“ von E-Mail Nachrichten im jeweiligen Postfach des Mitarbeitenden oder auf dem Mailserver kaum praktikabel – und entspricht natürlich nicht den gesetzlichen Vorgaben zur Aufbewahrung von geschäftlichen Unterlagen. Dass Archivierung von E-Mails notwendig ist, darüber habe ich bereits in einem früheren Blog-Beitrag geschrieben. Es bleibt also die Frage, welche Möglichkeiten der E-Mail-Archivierung Unternehmen tatsächlich haben und wie es darum steht, wenn der Mailing-Server wie bei Office 365 in der Cloud steht?

Grössere Unternehmen müssen Geschäftsbücher führen, um ihre Tätigkeit belegen zu können, etwa den Steuerbehörden oder den Anteilseignern gegenüber. Die Geschäftsbücherverordnung schreibt unter anderem vor, dass betroffene Firmen Betriebsrechnungen, Bilanzen und Buchungsbelege für 10 Jahre aufbewahren müssen. Darüber hinaus muss die Geschäftskorrespondenz archiviert werden, also etwa auch E-Mails mit Angeboten und Rechnungen. Zwar hat der Gesetzgeber hier eine elektronische Archivierung für zulässig erklärt, allerdings stellt sich dabei die Frage: Wie ist eine E-Mail-Archivierung rechtlich einwandfrei umzusetzen?