Angesichts der Flut an E-Mails, die jeder Arbeitnehmer täglich erhält, ist eine einfache „Archivierung“ von E-Mail Nachrichten im jeweiligen Postfach des Mitarbeitenden oder auf dem Mailserver kaum praktikabel – und entspricht natürlich nicht den gesetzlichen Vorgaben zur Aufbewahrung von geschäftlichen Unterlagen. Dass Archivierung von E-Mails notwendig ist, darüber habe ich bereits in einem früheren Blog-Beitrag geschrieben. Es bleibt also die Frage, welche Möglichkeiten der E-Mail-Archivierung Unternehmen tatsächlich haben und wie es darum steht, wenn der Mailing-Server wie bei Office 365 in der Cloud steht?
Die Kommunikationsmöglichkeiten sind auch für Unternehmen ausgesprochen vielfältig geworden. Ob per Instant Messenger und Videokonferenz oder ganz klassisch per Telefon und auf dem Postweg, Unternehmen stehen zahllose Wege offen, mit Kunden und Partnern in Kontakt zu treten. Besonders hervorzuheben ist in diesem Bereich aber die Kommunikation per E-Mail, denn sie ist schnell, nachvollziehbar und lässt sich sowohl unterwegs als auch im Büro einsetzen. Aus diesem Grund gibt es in der Schweiz bereits seit 2002 eine gesetzliche Regelung zur Archivierung von geschäftlichen E-Mails. Zudem ist eine E-Mail-Archivierung im Interesse der Unternehmen, denn so lassen sich beispielsweise bei einem Rechtsstreit mit einem Geschäftspartner Absprachen belegen.
Die einfache Variante: Office 365
Die naheliegende Lösung ist sicherlich eine Archivierung über Office 365, denn die Microsoft-Produkte Outlook und Exchange Server sind im geschäftlichen Umfeld sicherlich ein Standard. Das „Exchange Online Archiving“ genannte Archivierungssystem der Redmonder steht für die Business-, Enterprise-, Government- und Education-Editionen zur Verfügung und kann zudem von Anwendern genutzt werden, die einen lokalen Server mit Exchange betreiben. Gewerbliche Kunden müssen den Dienst aber – im Unterschied zu Bildungseinrichtungen und Behörden – in der Regel getrennt lizenzieren. Nur die „grossen“ Lizenzen enthalten den Dienst bereits standardmässig.
Exchange Online Archiving ist, wie Office 365, ein cloudbasierter Service, was verschiedene Vorteile mit sich bringt – etwa eine einfache standortunabhängige Nutzung und eine hohe Ausfallsicherheit. Bei der E-Mail-Archivierung kann dieses Modell allerdings auch einen Nachteil haben: Liegt beispielsweise eine Störung beim Internet-Provider vor, ist ein zeitnaher Zugriff auf die Daten nicht möglich, da der Zugang ausschliesslich über das Web-Interface bereitgestellt wird. In der Regel kommt dieser Nachteil aber nur sehr selten zum Tragen. Die Speicherung der Daten im Ausland, wie es beim Exchange Online Archiving üblich ist, stellt rechtlich gesehen auch kein Problem dar, denn die Server von Microsoft für Europa befinden sich in Irland und den Niederlanden. Diese Länder stellen nach Auffassung des Schweizer Gesetzgebers einen ausreichenden Schutz personenbezogener Daten sicher, sodass eine Übertragung solcher Daten aus der Schweiz in diese Länder zulässig ist.
Deutlich problematischer sind dagegen die Zugriffsrechte beim Exchange Online Archiving, denn selbst wenn durch die IT-Abteilung verschiedene Aufbewahrungsrichtlinien für ein Postfach festgelegt wurden, können Nutzer weiterhin E-Mails aus dem Archiv löschen. Und hier liegt der Haken, denn für eine rechtlich einwandfreie Archivierung müssen zum Beispiel Buchungsbelege in E-Mails „so erfasst und aufbewahrt werden, dass sie nicht geändert werden können, ohne dass sich dies feststellen lässt“. Zwar lässt sich das Löschen von E-Mails im Archiv durch das Anlegen eines sogenannten „Compliance-Archivs“ verhindern, diese Lösung ist jedoch recht umständlich.
Der Alleskönner: Metalogix Archive Manager
Wie Sie sehen, ist eine E-Mail-Archivierung über Office 365 zwar möglich, in der Regel aber keine ideale Lösung. Daher lohnt es sich, einen Blick auf dezidierte Archivierungslösungen wie den Metalogix Archive Manager zu werfen.
Hier werden die Daten on-site gespeichert und off-site gespiegelt, sodass sie selbst bei einer schwerwiegenden Beeinträchtigung der IT-Infrastruktur noch zur Verfügung stehen. Zudem lassen sich E-Mails entsprechend der Aufbewahrungsfristen verwahren oder auch vollständig vor Löschung schützen. So werden E-Mails nur so lange aufbewahrt, wie es nötig ist, und gegebenenfalls auf Speichermedien mit niedrigerer Priorität übertragen. Das spart Kosten und eliminiert den Verwaltungsaufwand für die E-Mail-Archivierung fast vollständig. Hinzu kommt eine erweiterte und sehr umfangreiche Suchfunktion, die es ermöglicht, innerhalb kürzester Zeit bestimmte E-Mails aufzuspüren.
Des Weiteren kann der Archive Manager doppelte E-Mails, die an mehrere Personen im Unternehmen versandt wurden, entfernen, was angesichts der Masse an E-Mails den Speicherbedarf und damit die Kosten spürbar reduziert.
E-Mail Archivierung mit UPGREAT
UPGREAT bietet Ihnen eine umfassende und durchdachte Lösung für den E-Mail-Service – natürlich inklusive Archivierung in Ihrem Unternehmen. Unsere Experten setzen dabei unter anderem auf Office 365 und auf den Metalogix Archive Manager. So können Sie die Vorteile sämtlicher Anwendungen nutzen, zudem erarbeiten wir gemeinsam mit Ihnen eine Lösung, die individuell auf die Anforderungen in Ihrem Unternehmen abgestimmt ist. Lassen auch Sie sich von unseren Leistungen überzeugen!
