Durch die sich immer weiter öffnenden internationalen Märkte bieten sich sowohl Grosskonzernen als auch kleinen und mittleren Unternehmen zahlreiche neue Chancen. Durch das wachsende Geschäftsumfeld haben die Firmen allerdings auch mit steigender Konkurrenz zu kämpfen. Um am Markt bestehen zu können, ist daher ein funktionierendes Echtzeit Berichtswesen nötig, denn nur so lässt sich das Unternehmen operativ und strategisch sinnvoll ausrichten.
Grosse Firmen haben damit in aller Regel kein Problem, denn sie haben die erforderlichen Ressourcen, um ein leistungsstarkes Reporting und in der Folge eine belastbare Business Intelligence (BI)-Lösung zu implementieren. Bei kleinen und mittleren Unternehmen sieht das oft anders aus, denn sie scheuen meist die hohen Kosten und setzen daher auf improvisierte Lösungen.
Schauen wir uns also an, ob es für kleinere und mittlere Unternehmen eine bezahlbare und zugleich leistungsstarke Reporting- und BI-Lösung gibt.
Excelitis – in allen Unternehmen verbreitet
Viele KMU machen es sich beim Reporting und bei BI – vermeintlich – besonders einfach und nutzen hierfür Excel. Die Tabellenkalkulation von Microsoft ist als Teil des Office-Pakets in praktisch jedem Unternehmen vorhanden und den meisten Angestellten bekannt. Es sind also keine Schulungen nötig, der zuständige Mitarbeiter kann direkt loslegen.
Das ist jedoch schon alles, was für Excel als Reporting- und BI-Software spricht. Die weit verbreitete „Excelitis“ hat aber viele Nachteile, die deutlich zeigen, dass das Programm für diese Aufgaben kaum geeignet ist. So sind die Daten in keiner Weise geschützt und können schnell versehentlich überschrieben werden. Zudem lassen sich schwer externe Datenquellen einbinden, ein externer Zugriff über Mobilgeräte ist nur bedingt umsetzbar und die grafischen Darstellungsmöglichkeiten von Excel sind äusserst begrenzt. Automatisierte Datenaktualisierung aus verschiedenen Systemen geschieht meist von Hand. Kurz gesagt: Die Excelitis ist genau das, wonach es sich anhört – eine Krankheit, die man schleunigst heilen sollte.
Ein Schritt in die richtige Richtung: ERP-Software
Zum Glück haben mittlerweile viele KMU erkannt, dass Excel für das Reporting und die strategische Planung nicht effizent ist, und setzen stattdessen auf eine ERP-Software. Leider sind damit aber noch immer nicht alle Probleme aus der Welt geschafft. Besonders schwer wiegt die Tatsache, dass für die ERP-Software in der Regel ein Data-Warehouse erstellt werden muss, zudem muss der Anbieter die Software individuell einrichten, sodass hier schnell Kosten von über 50'000 CHF anfallen können. Hinzu kommt, dass die ERP-Software meist sehr komplex ist und nur von Spezialisten genutzt werden kann. Darüber hinaus bieten viele Programme lediglich eine reine Reporting-Funktion, die wenig flexibel ist und Berichte erstellt, die nicht sehr übersichtlich sind.
Es stellt sich also die Frage, ob es für kleinere und mittlere Unternehmen überhaupt eine bezahlbare und zugleich leistungsstarke Reporting- und BI-Lösung gibt.
Der neue Platzhirsch: Power BI von Microsoft
Die Antwort auf diese Frage lautet: ja! Mit Power BI bietet Microsoft eine Software, die gerade für KMU die ideale Lösung darstellt. Denn für die Ansprüche der meisten Firmen reicht die kostenlose Lizenz vollkommen aus – und selbst die PRO-Lizenz kostet lediglich 9 CHF pro Monat und Nutzer. Weitere Kosten, etwa für ein Data-Warehouse oder einen Server, fallen bei Power BI nicht an, denn sämtliche Daten lassen sich in die Cloud auslagern. Zudem können mit der Software verschiedene externe Datenquellen genutzt werden, von Excel über die Cloud bis hin zu ERP- und CRM-Lösungen. Insgesamt stehen über 60 Datenkonnektoren zur Verfügung und sogar unstrukturierte Daten lassen sich mit Power BI schnell nutzen.
Ein weiterer Vorteil von Power BI ist die einfache intuitive Benutzung. Die Software ist sehr einsteigerfreundlich und selbst BI-Anfänger können nach einigen Minuten Einarbeitung Abfragen starten und Berichte erstellen. Unter anderem steht hierfür ein Freitextfeld zur Verfügung, in das die Nutzer Fragen eingeben, die von Power BI über künstliche Intelligenz Mechanismen die Antwort zur Frage in einem interaktiven Diagramm probiert zu antworten. Zudem arbeitet Power BI – anders als verbreitete BI-Lösungen wie Tableau oder Qlik – mit Echtzeitdaten, sodass man mögliche Probleme oder Trends frühzeitig erkennen und darauf reagieren kann. Die Software ist sogar in der Lage, auf Grundlage der Daten Voraussagen / Prognosen zu treffen.
Angesichts dieser Fülle an Möglichkeiten und Funktionen dürfte es kaum verwundern, dass Power BI über ein umfassendes Berechtigungssystem verfügt, eine Vielzahl von Visualisierungen erlaubt und sich direkt mit verschiedenen Office-365-Anwendungen verknüpfen lässt.
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