Digitalisierung wird oft als modisches Schlagwort eingesetzt. Gerne werden die Vorteile der digitalen Lösung in den Fokus gerückt und der eigentliche Digitalisierungsprozess nur als Nebenaufgabe erwähnt. Dabei stellt die Transformation in der Praxis die Unternehmen oftmals vor enorme Herausforderungen, bei denen sie Unterstützung benötigen. Ein perfektes Beispiel für eine solche Situation ist der Wechsel auf ein papierloses Büro. Die vollständige Umstellung auf eine rein digitale Infrastruktur ist tatsächlich eine enorme Arbeitserleichterung. Was bleibt, ist das Problem der Digitalisierung der vorhandenen Papierakten.
Die Herausforderungen bei der Digitalisierung von umfangreichen Archiven
Der Wechsel auf ein papierloses Büro im laufenden Betrieb besteht aus mehreren einzelnen Aufgaben. Vor allem sind hier zwei Punkte zu nennen. Neben dem Wechsel der Workflows bei aktuellem Schriftverkehr bleibt als zweite Aufgabe der Umgang mit den vorhandenen Akten. Tatsächlich gelingt in den meisten Unternehmen der Wechselprozess beim aktuellen Briefverkehr ohne grosse Probleme. Was bleibt, ist die Digitalisierung der vorhandenen Papierarchive. Über die Jahre haben Unternehmen umfangreiche Archive aufgebaut. Informationen aus diesen Akten, Briefen und anderen Dokumenten werden im Alltag immer wieder benötigt.
Für eine vollständige Umstellung auf digitale Strukturen ist es somit erforderlich, dass alle Dokumente in digitaler Form vorhanden sind. Ein harter Schnitt würde ansonsten bedeuten, dass der Schriftwechsel von letzter Woche nicht mehr verfügbar ist, da dieser in Papierform im Archiv verschwunden ist. Ein zweigleisiges System zu fahren ist zudem unpraktisch und führt darüber hinaus die Vorteile des papierlosen Büros ad absurdum.
Das bedeutet, dass eine Digitalisierung aller vorhandenen Papierdokumente erforderlich ist. Dies ist eine der umfangreichsten und arbeitsintensivsten Aufgaben bei der Umstellung auf ein papierloses Büro. Oftmals geht es hier um zehntausende von Seiten und hunderte von Aktenordnern. Hinzu kommt, dass diese Dokumente in unterschiedlichen Formaten vorhanden sind und Büroklammern vor der Digitalisierung entfernt werden müssen.
Die eigentliche Digitalisierung, also der Prozess des Scannens, ist zudem nur ein Schritt auf dem Weg zum digitalen Archiv. Die korrekte Integration in das eigene System für die Dokumentenverwaltung ist der zweite Schritt. Dies erfordert vor allem eine sinnvolle Kategorisierung. Mit Schlagworten entstehen Metadaten. Auch das originale Datum des Schriftstücks muss erfasst werden. Ohne diese Daten ist es später unmöglich, das digitale Archiv sinnvoll zu nutzen und gezielt Dokumente zu finden.
Praktische Lösungen für die Digitalisierung vorhandener Papierarchive
Ihnen stehen prinzipiell zwei Optionen bei der Digitalisierung vorhandener Papierarchive zur Auswahl. Zum einen gibt es die Möglichkeit, dieses Projekt intern umzusetzen. Es ist jedoch wichtig, die Digitalisierung vorhandener Archive nicht zu unterschätzen. Die Aufgabe ist mit entsprechendem zeitlichen Aufwand verbunden und erfordert viel Arbeitszeit. Mitarbeitende müssen dafür abgestellt und eingeplant werden. Es ist auch möglich, zusätzliche temporäre Arbeitskräfte für diese Aufgabe zu gewinnen. Dies reduziert die Kosten und die Auswirkungen auf Ihr Tagesgeschäft. Diese Aufgabe bietet sich als Studentenjob ober auch für die jüngeren Angehörigen Ihrer Mitarbeitenden an, beispielsweise als Sommerjob.
Zum anderen übernehmen darauf spezialisierte Dienstleister die Digitalisierung von Archiven. Diese Anbieter können mit unterschiedlichsten Dokumenten und Formaten umgehen. Sie digitalisieren Schriftverkehr, Akten, grossformatige Baupläne, Bücher und Zeitschriften sowie auch Daten mit persönlichen Informationen unter Einhaltung des Datenschutzes.
Es ist vergleichsweise einfach, einen Kostenvergleich zwischen diesen beiden Optionen zu erstellen. Die Dienstleister geben, basierend auf dem Umfang, einen Kostenvoranschlag ab. Ihren eigenen Aufwand können Sie anhand dessen beurteilen, wie viele Mitarbeitende Sie abstellen müssten. So lässt sich abschätzen, welche der beiden Varianten sinnvoller ist. Berücksichtigen Sie dabei unbedingt, dass die Anschaffung eines speziellen Scanners für diese Aufgabe notwendig sein kann.
Digitalisierung gekonnt umsetzen – mit Strategie und UPGREAT
Am Beispiel der Digitalisierung von vorhandenen Archiven zeigt sich, wie umfangreich solche Projekte in der Praxis oftmals sind. Dies muss bei der Planung berücksichtigt sein, ansonsten geraten Unternehmen bei der Umsetzung in unvorhergesehene Situationen, die temporär sogar das Tagesgeschäft negativ beeinflussen. Um solche Szenarien zu vermeiden, ist die Kooperation mit erfahrenen IT-Dienstleistern für die Digitalisierung ratsam.
Bei der Digitalisierung mit UPGREAT erhalten Sie in allen Phasen professionelle und individuelle Unterstützung. Dies beginnt bereits bei der Planung des Projekts. UPGREAT analysiert individuell die Situation vor Ort und findet so die optimale Lösung für Ihr Unternehmen. Dabei berücksichtigen wir alle direkten und indirekten Aufgaben, die im Rahmen eines solchen Projekts entstehen. Planen Sie ein Digitalisierungsprojekt? Wenden Sie sich an UPGREAT und lassen Sie sich fachkundig zu möglichen Lösungen beraten.
