Die Produktivitäts-Software SharePoint von Microsoft erschien erstmals im Jahre 2001 und wurde seither von den IT-Abteilungen zahlreicher Unternehmen rund um den Globus selber gehostet und betreut. In deren Intranet-Umgebungen bietet sie leistungsfähige Funktionen für das Projektmanagement, die Datenablage, das Content- und Dokumentenmanagement sowie die teamorientierte Zusammenarbeit.

Die älteste, im März 2023 gerade noch im Support befindliche Ausgabe von SharePoint war die Version 2013, deren Lebenszyklus am 11. April 2023 ihr Ende erreicht hat. Nutzer der späteren Versionen 2016 und 2019 können sich zwar noch einige Jahre der Update-Lieferungen von Microsoft sicher sein, müssen jedoch ebenso in die Zukunft blicken. Und diese führt in die Cloud und zu Microsoft 365 inklusive SharePoint Online, Teams und OneDrive.

Dass das Konzept hinter SharePoint keine Modeerscheinung war, zeigt seine über zwei Jahrzehnte währende Erfolgsgeschichte. Langjährige Administratoren und Nutzer haben einen grossen Erfahrungsschatz gesammelt. Hier kommen natürlicherweise Kritik und Verbesserungswünsche ans Licht, weshalb die Anwender grosse Hoffnungen in neue Versionen legen. Steht nun die Migration von einer intern gehosteten Umgebung in die Cloud an, liegen den Nutzern Fragen hinsichtlich neuer Funktionen, Anwenderfreundlichkeit und Sicherheit auf der Seele. Wir haben häufig gestellte Wünsche aus der Perspektive eines künftigen SharePoint-Online-Nutzers gesammelt und diese anhand unserer Expertise beantwortet. Da SharePoint im Unternehmenseinsatz nicht alleine ist, beziehen sich einige der folgenden Antworten auf das Zusammenspiel mit Teams und OneDrive. Zusammen mit weiteren Anwendungen aus der Microsoft 365-Familie bilden SharePoint Online, Teams und OneDrive die Grundlage einer leistungsstarken und effizienten Kollaborationsplattform.

Im November 2022 übergab der US-amerikanische Softwareentwickler OpenAI seinen Chatbot ChatGPT auf der Basis von künstlicher Intelligenz der Öffentlichkeit. Unzählige Medien berichten seitdem einerseits über die Technologie als solche und deren Funktionsweise sowie andererseits von den Möglichkeiten und Gefahren derartiger Sprachgeneratoren für die Menschheit.

So waren auch die Einschränkungen des damaligen KI-Modells GPT-3 das Thema vieler Publikationen. Dem Versuchsstadium entsprechend, in welchem ChatGPT angekündigt und veröffentlicht wurde, erlebten die Nutzer mehr oder weniger schwerwiegende Ungenauigkeiten in Formulierung, Grammatik oder Wahrheitsgehalt der generierten Antworten. Zudem wurde der Chatbot auf einer Datenbasis trainiert, die lediglich bis zum September 2021 reichte. Eine Anbindung an aktuelle Informationen aus dem Internet fehlte hier zunächst.

Die Digitalisierung aller Wirtschaftszweige ist seit einigen Jahren in vollem Gange. Dokumentenverwaltung, Kommunikation, die Steuerung des Produktionsbetriebes und unzählige weitere Bereiche unterliegen in allen konkurrenzfähigen Unternehmen der digitalen Transformation. Softwarewerkzeuge und das Konzept des Modern Workplace begleiten sowohl die Mitarbeitenden als auch das Management in die Zukunft. Diese erfolgreich zu gestalten, gelingt nur wenn alle Beteiligten mitziehen.

Wenn wir die Digitalisierung vorantreiben, dürfen wir bei allem Fortschritt jedoch nicht das grosse Ganze aus dem Blick verlieren. Wirtschaftsunternehmen sind nur ein Teil unserer modernen Welt. Genau wie in diesem Sektor und im Bereich der Privathaushalte greift die digitale Transformation ebenso in allen öffentlichen Verwaltungen.

Die digitale Transformation und das gelebte mobile Arbeiten beeinflussen in zunehmendem Masse die Entwicklung von Teams in Unternehmen. Sich ständig wandelnde Anforderungen erfordern zudem Methoden der agilen Gruppenführung. Ein Team ist ein soziales Gefüge, welches sich auf ein gemeinsames Arbeitsziel konzentriert. Doch die Rahmenbedingungen und Meilensteine sind im digitalen Zeitalter mit Homeoffice deutlich dynamischer geworden.

Um in der Arbeitswelt der 2020er Jahre zu einem Team zusammenzuwachsen, müssen dessen Mitglieder nicht mehr auf dem selben Flur sitzen. Mobiles Arbeiten ermöglicht Zusammenarbeit auf Distanz. Damit die Grundlagen von Teamarbeit auch ohne physische Anwesenheit ihre Gültigkeit behalten, kommt der Teamführung eine besondere Rolle für das Meistern einiger Herausforderungen zu.

Denken Sie an Bürosoftware und Computerarbeitsplätze, fallen Ihnen als Erstes sicher Microsoft, Windows und Office ein. Vier Kästchen auf dem Monitor zu einem Fenster gruppiert, dazu das blaue Word- und das grüne Excel-Symbol sowie der Outlook-Briefumschlag, ergänzt um schicke Powerpoint-Präsentationen – Microsoft ist der Inbegriff für die Standardsoftware im Büro. So gesehen machen Sie mit dieser Ausstattung Ihrer Arbeitsplätze alles richtig – oder doch nicht?

Seit ChatGPT im November 2022 veröffentlicht wurde, erhält ein breites Publikum Einblick in die aktuellen Fähigkeiten der künstlichen Intelligenz (KI). Über eine einfache Webseite können sich interessierte Nutzer mit dem von der US-amerikanischen Softwarefirma OpenAI entwickelten Chatbot unterhalten. Auf Fragen in natürlicher Sprache gibt ChatGPT ebenso natürliche Antworten mit erstaunlichem Wissen zurück. Diese Konversationen sind nur schwer von denen mit einem menschlichen Chatpartner zu unterscheiden, auch wenn sich des öfteren Fehler in Formulierungen oder Grammatik zeigen und auch die hervorgebrachten Fakten nicht grundlegend für bare Münze zu nehmen sind. Die künstliche Intelligenz befindet sich noch im Entwicklungsstadium. Sie verfügt zudem nur über eine Datenbasis, die einen Wissensstand vom September 2021 repräsentiert und keinen Zugang zu Informationen aus dem Internet hat.

ChatGPT ist ein Modell der künstlichen Intelligenz, welches von der US-amerikanischen Firma OpenAI entwickelt wurde und einen Chat-Bot realisiert. Eine solche Anwendung ersetzt den Gesprächspartner in einem Chat durch ein maschinell gesteuertes Gegenüber.

Das System ist jedem interessierten Internetnutzer zugänglich und bietet eine chat-ähnliche Schnittstelle im Browser, über die ein Mensch textbasiert mit ChatGPT kommunizieren kann. Diese Unterhaltung kann vollständig in natürlicher Sprache geschehen. Die Antworten von ChatGPT ähneln denen eines menschlichen Gesprächspartners in Ausdrucksweise und Grammatik so sehr, dass dieser hier vorliegende Text so oder in identischer Form durchaus von diesem KI-Modell geschrieben sein könnte.

Das Jahr 2022 hielt für Unternehmen einige Herausforderungen bereit. Zur bereits länger bestehenden COVID-19-Pandemie, dem Fachkräftemangel und Engpässen in der Chipfertigung kam der Krieg in der Ukraine hinzu, der eine grosse Unsicherheit hinsichtlich der Energieversorgung und eine stark ansteigende Inflation zur Folge hatte.

Auf diese globalen Veränderungen, die teils innerhalb weniger Monate stattfanden, mussten sich Unternehmen auf der ganzen Welt, nicht nur in der Schweiz, zeitnah einstellen. Anders war und ist die Wettbewerbsfähigkeit nicht aufrechtzuerhalten. Die weiter voranschreitende Digitalisierung unterstützt Betriebe und Konzerne bei diesen weitreichenden Anpassungen. Es folgt nun ein Überblick, was in der IT des Jahres 2023 wichtig wird und wo die technologische Reise hingeht.

Microsoft Teams ist eine weitverbreitete Kommunikations- und Kollaborationsplattform, deren Nutzung seit der Pandemie noch einmal erheblich zugenommen hat. Da sie von Microsoft stetig weiterentwickelt wird, kommen immer wieder neue Funktionen hinzu, um die Anwendung noch bequemer und effektiver zu machen. Zurzeit gibt es drei lange erwartete Neuerungen in der Software, die für 2023 in der Roadmap angekündigt wurden und im Januar ausgeliefert werden sollen oder bereits ausgeliefert wurden: die Möglichkeit, einzelne Chats zu löschen, alle Teilnehmer durch eine einzige Funktion zu adressieren und einen neuen Dateimanager für eine zentrale Übersicht.

Um virtuelle Bedrohungen unter Kontrolle zu halten, ist es für eine Organisation wichtig, ihre IT-Sicherheits-Basiskonfiguration auf die bestmöglichen Sicherheitsstandards auszurichten. Jede Organisation ist, abhängig von der jeweiligen Branche, individuell unterschiedlichen Bedrohungen ausgesetzt, doch die Massnahmen für IT-Sicherheit richten sich nach allgemeingültigen Standards, die für alle gleichermassen anwendbar sind.

Software-Updates und die Behebung von Sicherheitslöchern (sog. Patches) sind für jedes Unternehmen mit digitaler Informationsverarbeitung unerlässlich. Gerade die zunehmende Bedrohung durch Ransomware, DDoS-Angriffe, Phishing und andere Angriffe macht es notwendig, immer wieder Sicherheitslücken zu schliessen, die private und Unternehmens-PCs gleichermassen gefährden.

Der Themenbereich Daten- und Informationssicherheit ist so aktuell wie nie zuvor. Mit dem Chief Information Security Officer (CISO) gibt es eine Position, die für die gesamte Informationssicherheit innerhalb einer Organisation verantwortlich ist. Jedoch ist es gerade für kleine und mittlere Unternehmen schwer möglich, diese Position zu besetzen. Das kann zu Schwächen in der Cyber Security führen, was wiederum schwerwiegende Folgen für Ihr Unternehmen haben kann. Wie sollen Unternehmen mit dieser Herausforderung umgehen und welche Lösungen gibt es speziell für kleine und mittlere Unternehmen?

Jedes Unternehmen ist in einer bestimmten Form organisiert und aufgebaut. Die klassische Hierarchie beinhaltet den Chef, oder modern CEO, sowie einzelne Arbeits- und Fachgebiete, in denen es Abteilungsleiter gibt. Wahrscheinlich ist auch Ihr Unternehmen in dieser oder ähnlicher Form organisiert. Mit der Holokratie schickt sich eine Organisationsform an, diese starren und pyramidenähnlichen Strukturen zu ersetzen. An die Stelle von Vorgesetzten und klaren Strukturen treten Selbstorganisation, Agilität und Flexibilität. Aber funktioniert Holokratie in der Praxis auch?

Im Bereich der Datenübertragung gibt es immer wieder neue Technologien und Standards. Diese versprechen mehr Bandbreite, stabilere Verbindungen und andere Vorteile. Nicht immer ist es sofort erforderlich, dass Sie Ihr Netzwerk auf einen solchen neuen Standard umrüsten. Die Investition ist oft nicht sinnvoll, denn die neuen Features werden nicht benötigt oder bieten nur einen kleinen Mehrwert. Wie sieht das bei den WLAN-Netzwerken und Wi-Fi 6 aus? Wer benötigt den neuen Standard und lohnt sich die Umrüstung wirklich?

Dass die Künstliche Intelligenz enormes Potenzial besitzt, ist inzwischen keine Neuigkeit mehr. Innovative und neue technische Lösungen mit KI sorgen dennoch immer wieder für Erstaunen. Dies gilt auch für die Resultate der KI-App DALL-E 2. Die Anwendung erzeugt innerhalb von Sekunden Bilder, die auf Wunsch auch in realen Umgebungen platziert sind. Handelt es sich bei DALL-E 2 um eine reine Spielerei oder ist die App ein Beweis dafür, wie Künstliche Intelligenz schon in naher Zukunft unseren Alltag verändern wird?

Microsoft stellte die Power Pages als Erweiterung der Power Plattform bereits im Frühjahr 2022 vor. Jetzt ist es so weit und Power Pages ist als Anwendung für die breite Masse verfügbar. Es handelt sich um eine Entwicklungsumgebung für Webanwendungen, die mithilfe von Low Code und Vorlagen erstellt werden. Microsoft will Unternehmen mit niedrigem Fähigkeitsstand im Bereich der Plattformentwicklung so die Erstellung von eigenen interaktiven Webseiten ermöglichen. Hält Power Pages, was es verspricht oder bietet die Anwendung keinen Mehrwert in der Praxis?