Die Digitalisierung aller Wirtschaftszweige ist seit einigen Jahren in vollem Gange. Dokumentenverwaltung, Kommunikation, die Steuerung des Produktionsbetriebes und unzählige weitere Bereiche unterliegen in allen konkurrenzfähigen Unternehmen der digitalen Transformation. Softwarewerkzeuge und das Konzept des Modern Workplace begleiten sowohl die Mitarbeitenden als auch das Management in die Zukunft. Diese erfolgreich zu gestalten, gelingt nur wenn alle Beteiligten mitziehen.
Wenn wir die Digitalisierung vorantreiben, dürfen wir bei allem Fortschritt jedoch nicht das grosse Ganze aus dem Blick verlieren. Wirtschaftsunternehmen sind nur ein Teil unserer modernen Welt. Genau wie in diesem Sektor und im Bereich der Privathaushalte greift die digitale Transformation ebenso in allen öffentlichen Verwaltungen.
GEVER und Microsoft 365
Damit die digitalen Bemühungen auch in den Einrichtungen der öffentlichen Hand zum Tragen kommen, hat sich UPGREAT ganz dem Einsatz von Microsoft 365 in den Verwaltungen der Schweiz verschrieben. Den Rahmen hierfür bildet GEVER – eine zusammengesetzte Abkürzung des Begriffes «GEschäftsVERwaltung» - welches die Schweizer Umsetzung des E-Government-Konzeptes darstellt. Dem zugrunde liegt die Norm ISO 15489.
Dahinter verbirgt sich nichts Geringeres als die Digitalisierung der Abläufe in öffentlichen Verwaltungen. Ziel sind sowohl die Förderung der übergreifenden digitalen Zusammenarbeit und des Informationsaustausches mit allen Involvierten als auch ein effizientes und zukunftssicheres Dokumenten-, Akten- und Archivierungsmanagement. Grossen Wert legten die Verantwortlichen hinter GEVER auf Nachvollziehbarkeit und Transparenz der Behörden gegenüber den Einwohnern, um die Hintergründe jeder Amtsentscheidung aufzeigen und ihre gesetzestreue Arbeit belegen zu können.
Da GEVER nicht ein bestimmtes Softwareprodukt verkörpert, sondern lediglich die Rahmenbedingungen dafür definiert, haben einige Anbieter ihre eigenen GEVER-konformen Anwendungen entwickelt und vertrieben. UPGREAT geht hier noch einen Schritt weiter und bietet mit GEVER365 ihre Verwaltungssoftware auf Basis von Microsoft 365 als zentralisierten Cloud-Dienst an.
Zu diesen Bestrebungen passt, dass der Bund, verschiedene Kantone, Städte und Gemeinden die Entscheidungen publiziert haben, die Dienste von Microsoft 365 in Anspruch nehmen zu wollen. Hier setzt UPGREAT an und leistet ihren Beitrag für eine einheitliche Softwareumgebung über alle politischen Ebenen hinweg.
Das auf die öffentliche Verwaltung abgestimmte Dokumentenmanagement mit Microsoft SharePoint Online, vollumfänglich integriert in die Bürosoftware rund um Office 365, bilden zusammen mit den Kollaborations-, Aufgaben- und Projekttools von Microsoft 365 sowie eigenentwickelte Fachanwendungen das Anwendungspaket GEVER365.
«New Work» trifft auf Tradition und Geschichte
Das moderne digitale Büro in der öffentlichen Verwaltung stellt jedoch nicht allein das dar, was wir unter unserer «New Work»-Strategie für Behörden und Verwaltungen verstehen. Blicken wir nochmals auf das grosse Ganze, spielen für die erfolgreiche digitale Transformation nicht nur die Technik und die Arbeitsumgebung, sondern vor allem der Mensch hinter den Mitarbeitenden, Behörden und Einwohnern eine gewichtige Rolle. So darf die Entwicklung einer Cloud-gestützten Verwaltungssoftware nicht bloss um des Fortschritts Willen erfolgen oder nach Gewinn streben. Ziel der Entwicklung sind vielmehr die Gemeinden, Verwaltungsbezirke und ihre Einwohner. Hier gelten teils andere Rahmenbedingungen als in der freien Wirtschaft.
Es treffen Kultur und Tradition auf moderne Arbeitsplätze und hochtechnisierte Cloud-Systeme. Dies alles muss sich nicht ausschliessen. Eine gute digitale Strategie auf Verwaltungsebene vereint Vergangenheit, Gegenwart und Zukunft. Jede Gemeinde hat ihre eigene Geschichte, die sie definiert, auf die sie stolz sein kann oder die sie verarbeiten muss. So gehen beispielsweise die ersten Ereignisse einer Besiedlung des Stadtgebietes von Chur in die Zeit vor 13.000 Jahren zurück. Aufgrund solch alter Aufzeichnungen bezeichnet sich Chur als die älteste Stadt der Schweiz.
Beim Aufbau einer Archivierungslösung ist zu bedenken, dass genau diese Dokumente immens wichtig für das Selbstverständnis der Gemeinden und ihrer Bewohner sind. Eine digitale Verwaltungsumgebung zollt den historischen Berichten die Anerkennung, die sie verdienen und sorgt dafür, dass sie zukunftssicher aufbewahrt und für künftige Generationen von Nutzen sind.
Somit definiert sich «New Work» nicht nur durch den Einsatz moderner Werkzeuge, Technologien und fortschrittlicher Arbeitsumgebungen, sondern respektiert Traditionen und nimmt alle Beteiligten mit auf einen gemeinsamen Weg. «New Work» bietet den Verwaltungseinrichtungen, ihren Mitarbeitenden und den auf sie angewiesenen Einwohnern einen echten Mehrwert, indem diese Strategie alle Aspekte der Umgebung, in der sie angewandt wird, berücksichtigt. So meint auch Matthias Graf, Mitglied der Verwaltungsleitung und Personalverwantwortlicher bei der Gemeinde Gossau ZH auf LinkedIn: "NEW Work und öffentliche Verwaltungen - passt nicht?! Doch!". Was seine Erkenntnisse sind, lesen Sie hier.
Kritische Bereiche von Digitalisierungslösungen
Gleichzeitig nimmt sich der «Modern Workplace» auch den Bedenken zur Cybersicherheit, Störungsbeseitigung und dem Datenschutz an. Die Datenschutzorganisationen arbeiten zusammen mit den beteiligen Institutionen Konzepte hinsichtlich kritischer Gesichtspunkte aus und legen transparente Massnahmenkataloge vor. Dies kann unter anderem eine Speicherung sensibler Informationen in eigenen Rechenzentren abseits der Public Cloud, zusätzliche Verschlüsselung mit privater Schlüsselverwaltung oder eine eingeschränkte Datenübertragung an externe Stellen beinhalten.
Lassen Sie sich inspirieren!
Mehrwerte durch die Digitalisierung entstehen mit optimierten Geschäftsprozessen, innovativen Produkten und der Neugierde der involvierten Mitarbeitenden. Öffentliche Verwaltungen und Behörden sind darauf angewiesen, das Optimum aus der digitalen Transformation herauszuholen. Der Inspire-Workshop von UPGREAT liefert Verantwortlichen und Mitarbeitenden Ideen und den nötigen Durchblick in den grenzenlosen Möglichkeiten moderner, GEVER-konformen Geschäftsumgebungen.
