Spätestens seit der Pandemie ist uns bewusst geworden, wie wichtig die Zusammenarbeit und der Austausch im Projekt auch auf räumliche Distanz ist und welche Herausforderungen dies an die Projektmitarbeitenden stellt.
Das Wort Collaboration existiert nicht erst seit den letzten Jahren. Sehr häufig wird der Begriff auf die Kollaboration mit den Deutschen zur Zeit des Zweiten Weltkrieges, in den vom nationalsozialistischen Deutschland besetzten Ländern Europas und an weiteren Kriegsschauplätzen zwischen 1939 und 1945 bezogen (NS-Kollaboration).
Wie arbeiten wir heute effizient und erfolgreich in Projekten zusammen? Google liefert mir knapp 18 Millionen Einträge zum Begriff Collaboration. Es gibt viele Grundsätze für eine erfolgreiche Projekt- und Arbeitsorganisation. Ein zentraler Grundsatz im Zusammenhang mit Aufgabenlisten ist: Es gibt nur die eine Aufgabenliste. Alles andere ist ineffizient und bedeutet zusätzlichen Aufwand, da keine eindeutige Übersicht über die Aufgaben vorhanden ist.
Beispielsfrage: Was passiert mit Aufgaben, die in einem Arbeitsworkshop besprochen und verteilt werden? Wo ist die Gesamtübersicht über diese verteilten Aufgaben und wie erfolgt dann die Kontrolle darüber? Arbeitet jeder Projektmitarbeitende für sich und erst am nächsten Statusmeeting ist der Status der Aufgaben sichtbar?
Mit der Preview von Microsoft Loop kündigt sich eine Applikation/Funktion an, die die Zusammenarbeit und das gemeinsame Wissen über den Stand eines Projektes und deren Aufgaben um ein Vielfaches erleichtert und die Projektmitarbeitenden noch näher zusammenrückt.
Abbildung 1: Die Welt vor Loop: gemeinsames Arbeiten auf einem Dokument
Was ist Microsoft Loop?
Mit Microsoft Loop können Projektbeteiligte – aktuell nur innerhalb der eigenen Organisation – kreativ zusammenarbeiten, vorhandene Ideen aufgreifen und dem Ganzen eine persönliche Note verleihen. Loop ermöglicht eine hybride Arbeitswelt und bringt Menschen, die sich räumlich entfernt befinden, noch näher zusammen. Alle erforderlichen Elemente (Texte, Dateien, Links, Aufgaben) für eine erfolgreiche Projektzusammenarbeit können in einem zentralen Arbeitsbereich mit den Funktionen von Loop organisiert werden. Die flexiblen Komponenten von Loop stellen sicher, dass Kommunikationen, Meetings und Dokumente stets auf dem neuesten Stand für alle Beteiligten sind.
Abbildung 2: Der Einsatz von Loop in Teams, Outlook und Word (Bildquelle: Microsoft techcommunity)
Wie funktioniert Loop?
Loop ist in drei Teile oder Ebenen aufgeteilt: Einer Übersichts- oder Projektebene, einer Arbeits- oder Seiten-Ebene und als letztes und zentralstes Element von Loop die Komponenten-Ebene.
Übersichts- oder Projektebene
Auf dieser Ebene werden sämtliche Informationen, Daten und Dateien aus Microsoft 365 zu einem Themen- oder Projektbereich (=Workspace) an einem Ort gesammelt, um gemeinsam bearbeitet und koordiniert zu werden.
Arbeits- oder Seitenebene
Die Seitenebene beinhaltet die Informationen des Projektes auf nicht endenden Seiten. Darin können alle Komponenten (dritte Ebene) für die Zusammenarbeit selbständig strukturiert und dynamisch angeordnet werden. Neben den eigens erstellten Seiten ist es auch möglich, bestehende Dateien aus Microsoft 365 so zu verlinken, damit sie ebenfalls, wie Seiten, dazugehören.
Komponenten-Ebene
Diese Ebene ist das zentrale Element der Loop-Anwendung. Die Komponenten sind die Einheiten, welche im Team geteilt werden können (Textblöcke, Listen, Tabellen, Notizen, Abstimmungen, Aufgaben etc.). Komponenten können in eine Loop-Seite, in Teams-Chats, E-Mails, Besprechungen oder Word-Dokumente eingebunden, geteilt und zusammen bearbeitet werden. Die Komponenten synchronisieren sich jederzeit so, dass jeder Projektinvolvierte, egal wo er das Loop-Element konsumiert (Loop-Seite, Teams-Chats, E-Mails, Besprechungen oder Word-Dokumente), jederzeit auf dem gleichen Informationsstand ist.
Abbildung 3: Die Welt mit Loop: gemeinsames Arbeiten aus unterschiedlichen Applikationen auf einem Element
Das Fluid-Loop-Framework
Fluid-Komponenten sind Bausteine oder Elemente, die in unterschiedlichen Anwendungen und Tools eingesetzt werden können. Im Gegensatz zu herkömmlichen statischen Inhalten sind Fluid-Komponenten dynamisch und ermöglichen eine gleichzeitige Echtzeit-Zusammenarbeit mehrerer Mitarbeitenden.
Fluid aus dem Englisch übersetzt bedeutet flüssig. Diese Fluid-Komponenten können sich also nahtlos über verschiedene Plattformen und Anwendungen hinwegbewegen, weil sie «fliessen». Wird eine Fluid-Komponente in einem Worddokument verwendet, können mehrere Benutzer gleichzeitig Änderungen in Echtzeit vornehmen, unabhängig davon, ob sie sich im gleichen Dokument oder in einer anderen Anwendung befinden.
Diese Flexibilität und Echtzeit-Kollaboration ermöglicht es den Benutzern, auf effiziente Weise gemeinsam an Inhalten zu arbeiten, ohne ständig Dateien hin- und her zusenden oder Versionskonflikte zu lösen. Fluid-Komponenten tragen somit dazu bei, die Zusammenarbeit und Produktivität in Teams zu verbessern und den Arbeitsablauf zu vereinfachen.
Da noch nicht final bekannt ist, welche Funktionen bis zum Erscheinen der Loop-Applikation hinzukommen, können nur Vermutungen geäussert werden, wo genau der Einsatz am meisten Sinn macht. Gemäss aktuellem Funktionsumfang sehe ich die Unterstützung in folgenden Bereichen:
- Projektbeschreibung: Übersicht, Ziel, Teammitglieder, Aufgaben, Statuslisten, relevante Links, Dokumentation
- Entscheidungen: Frage, Hintergrundkontext, Annahmen, Brainstorming/Idee sammeln/vergleichen/bewerten, Entscheidung, Abstimmungen
- Dokumentationsplattform: gemeinsam dokumentieren, Dokumente kompilieren, Textbausteine mehrfach verwenden
- Meetings/Stand-Up: Meeting Note und Aufgaben direkt im Teams-Chat einbinden
Abbildung 4: Dank Loop sind Listen, Tasks und Termine immer und überall aktuell und dabei (Bildquelle: Microsoft techcommunity).
In welchen Bereich möchte Microsoft nun vordringen? Auf dem Markt befinden sich bereits einige Tools, welche ähnliche Funktionen wie Loop abdecken. Ich denke hier an Trello, Asana, Miro und eventuell auch Confluence. Benutzerfreundlich sind sie alle. Loop aber ist fester Bestandteil von Microsoft 365, sodass ich im Vergleich zu den anderen Produkten keine Zusatzkosten zu tragen habe.
Mit dieser Integration in das Microsoft 365 Ecosystem bietet Loop den Vorteil, dass die Komponenten mit anderen Applikationen verbunden sind und überall verwendet können. Aufgabenlisten und Besprechungsthemen können vor, während und nach der Besprechung gemeinsam und in verschieden Applikationen bearbeitet werden, sodass wiederum das ganze Projektteam jederzeit auf dem gleichen Wissensstand ist. Textbausteine, die an unterschiedlichen Stellen benötigt werden, können einmal erfasst und dort eingesetzt werden, wo sie Verwendung finden. Anpassungen werden nur einmal ausgeführt werden, die Aktualisierung ist an jeder Stelle sofort verfügbar. Zurzeit funktioniert die Loop Preview aber nur innerhalb der eigenen Organisation. Pläne zu dieser Erweiterung aber scheinen in Arbeit.
Kann Loop punkten und ist es eine Überlegung wert, die teuren Silo-Produkte mit einem Bestandteil von Microsoft 365 abzulösen? Die Microsoft Loop Applikation ist erst in einer Vorab-Version (Preview) als Webapplikation verfügbar. Loop-Komponenten selbst aber sind bereits vollständig in Microsoft Teams integriert, sodass Anwender diese direkt in Teams erstellen und gemeinsam bearbeiten und nutzen können. Ich bin gespannt, welche Funktionen Microsoft bis zur finalen Version noch liefert.
Aktivieren Sie Loop Preview
- Rufen Sie die folgende Seite mit Ihrem Browser auf https://loop.microsoft.com/learn in einem Webbrowser wie Google Chrome, Firefox, Edge, Opera, etc.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche «Erste Schritte»
- Falls Sie sich noch nicht mit Ihrem Microsoft-Konto angemeldet sind, machen Sie das. Nun können Sie Microsoft Loop verwenden
- Sie können sich nur online bei Microsoft Loop anmelden und nutzen. Eine Desktop-Version ist nicht verfügbar
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