Seit Beginn des Jahres 2024 hat eine grössere Anzahl von Nutzern Zugriff auf Microsoft Copilot. Der US-Softwarekonzern aus Redmond hat nach einer Testphase im Jahr 2023, während der nur eine kleine Gruppe von Unternehmen auf die Funktionen zugreifen konnte, nun den Nutzerkreis erweitert. Wie Sie von Microsoft Copilot profitieren können und was diese Anwendung mit künstlicher Intelligenz für Sie tun kann - und was noch nicht - beleuchtet der folgende Beitrag.
Was ist Microsoft Copilot überhaupt?
Bei Microsoft Copilot handelt es sich um einen Assistenten, der in verschiedene Anwendungen aus dem Universum von Microsoft integriert ist. Dazu zählen die Apps von Microsoft 365 wie Excel, Word und PowerPoint, die Kollaborationsplattform Teams, die Plattform SharePoint, in der Power Plattform (Power Automate, Flows, Power BI, etc.), das Betriebssystem Windows 11 sowie die Suchmaschine Bing. Sie nutzen Microsoft Copilot also während der normalen Arbeit mit diesen Anwendungen und erhalten so zusätzliche Funktionen, bei denen die künstliche Intelligenz zum Einsatz kommt. Der Zugriff auf Copilot gelingt über einen Chat, sodass Sie alle Anfragen in Textform an die KI stellen.
Welche Voraussetzungen gibt es für den Einsatz von Microsoft Copilot?
Weiterhin ist Microsoft Copilot noch nicht für alle Microsoft 365 Nutzer verfügbar. Vorausgesetzt ist eine Lizenz für Microsoft 365 vom Typ Business Premium, Business Standard, E3 oder E5. Das Add-On Copilot ist zudem über verschiedene Kanäle nutzbar. Microsoft stellt diesen über eine App jetzt auch auf dem Smartphone zur Verfügung. Die App ist mit Android und iOS kompatibel. So können Sie mit Ihrem bevorzugten mobilen Gerät die KI-Anwendung einsetzen. Das gibt einen direkten Zugriff auf die KI-Schnittstelle und alle Funktionen.
Gleiches gilt für die mobile Nutzung von Microsoft 365. In die mobilen Apps ist der Copilot ebenfalls integriert. So stehen alle Funktionen auch auf den mobilen Endgeräten bereit.
Was leistet Microsoft Copilot?
Der Copilot unterstützt Sie und Ihre Mitarbeitenden mit einem breiten Spektrum an Funktionen in den verschiedenen Anwendungen. In den jeweiligen Programmen steht eine Reihe von hilfreichen Funktionen zur Verfügung, die Sie im Alltag unterstützen. In Besprechungen über Teams beispielsweise verfolgt die KI den Gesprächsverlauf und beantwortet Ihnen auf Wunsch Fragen über den Inhalt. Auch können Sie sich den Chatverlauf mit Kontakten über den Verlauf der letzten 20 Tage zusammenfassen lassen und erhalten so einen schnellen Überblick über die wichtigsten Fakten.
In Outlook unterstützt die KI Sie bei der Erstellung von Nachrichten. Der Microsoft Copilot erstellt so auf Wunsch automatisch Antworten auf Mails. Ebenfalls sammelt die KI Informationen aus dem vorherigen Nachrichtenverlauf und stellt Ihnen eine Übersicht zusammen, sodass Sie präzise auf Anfragen reagieren können.
Quelle: Microsoft
In Word hilft der Microsoft Copilot bei der Texterstellung. Diese Funktion kennen Sie vielleicht bereits von Chat-GPT. So erstellt die KI Passagen oder ganze Texte für Sie. Microsoft hat zudem die Bilderstellungssoftware DALL-E im Copilot integriert. Hiervon profitieren Sie in PowerPoint, denn die KI erstellt benutzerdefinierte Bilder auf Basis von Textbefehlen.
Quelle: Microsoft
Mit seinen Funktionen nimmt die KI von Microsoft Copilot Ihnen und Ihren Mitarbeitenden vor allem lästige sowie zeitraubende Arbeiten ab. Suchen, zusammenfassen, recherchieren oder standardisierte Antworten verfassen sind alles Aufgaben, die Sie an die KI abgeben können. Damit erleichtert Ihnen die KI die tägliche Arbeit, ermöglicht schnellere Ergebnisse und steigert die Produktivität.
Benutzer mit einer Copilot für Microsoft 365 Lizenz können auch auf bestehende Inhalte verweisen. Voraussetzung ist, dass die Inhalte auf eine SharePoint, Teams oder OneDrive gespeichert sind. Auf konventionelle Server-Laufwerke kann die KI von Microsoft nicht zugreifen. Bis zu drei vorhandene Dateien werden gesucht und als Input für die Erstellung von Copilot-Entwürfen verwendet. Im Feld „Verfassen“ können dazu mit dem Symbol „/“ die Namen der Datei gesucht werden, auf die Sie verweisen möchten, wodurch die im Menü zur Auswahl angezeigten Dateioptionen aktualisiert werden. Dieses Feature verweist nur auf die von Ihnen ausgewählten Dateien, nicht auf andere Organisationsdaten.
Copilot im Praxistest
Wir haben Copilot für Microsoft 365 in unsere Demo-Plattform ausprobiert und der KI ein paar typische Office-Aufgaben gegeben: eine Präsentation erstellen, eine Formel im Excel hinzufügen oder ein langer Text zusammenfassen. Die Resultate sind teils beachtlich, teils macht Copilot die typischen KI-Fehler oder gibt gar kein Resultat aus.
Copilot für PowerPoint
Copilot erscheint im Start-Menü von PowerPoint als zusätzliches Icon, welches eine Seitenleiste aufruft. Dort geben wir unseren ersten Auftrag ein: "Erstelle eine Präsentation über die Stadt Rom, mit einem besonderen Fokus auf die Christenbewegung." Die KI lässt sofort los uns und gibt nach ca. 10 Sekunden eine Präsentation im ansprechenden Layout mit Bildern, Text und Notizen aus.
Copilot für PowerPoint: Einen kurzen Vortrag erstellen dauert nur ca. 10 Sekunden.
Natürlich sind auch andere Themen oder eine Vertiefung von einem Thema möglich. Zusätzlich können mit dem Befehl "/" Informationen aus bestehenden Office-Dokumenten aufgegriffen und eingefügt werden. Wir haben das ausprobiert, indem wir einen Link von einer Präsentation aus einer SharePoint-Bibliothek in den Eingabebereich kopiert haben. Damit konnte Copilot jedoch nichts anfangen "Ich habe leider keinen Zugriff auf die externe Website". Externe Website? Falsch, die Präsentation liegt im SharePoint, wo wir Zugriff haben! Fazit: Vorgefertigte Ideen führen zu einer guten Basispräsentation. Komplexe Aufgaben bleiben aber weiterhin bei uns Menschen.
Copilot für Excel
Derzeit ist Copilot für Excel nur auf Englisch verfügbar und es funktioniert nur in zusammenhängenden Excel-Tabellen, wo Spalten und Zellen zusammengehört. Nachdem wir den Copilot für Excel aufgerufen haben, schlägt dieser eine Beispieltabelle vor (Try an example). Copilot generiert eine Tabelle mit Namen, Datum, Zahlen und Beträgen. Im Eingabebereich habe ich nun die Möglichkeit, die Daten analysieren zu lassen (Show data insights). Es folgt eine Fehlermeldung. Wir wählen eine weitere Option: Vorschläge für Formelspalten anzeigen (Show suggestions for formula columns). Nach kurzer Zeit werden zwei Spalten mit Formeln hinzugefügt inkl. Erklärung der Formel und die Formel selbst.
Copilot für Excel: Wer sich nicht mit Formeln auskennt, wird Freude daran haben. Doch ohne Mitdenken geht es nicht.
Fazit: Auch im Excel lockt Copilot, doch derzeit hat sie keinen zu hohen IQ. Weitere Befehle wie zum Beispiel "Füge eine Totalspalte hinzu" (add a total row) wurden verweigert.
Copilot für Word
Mit Word wird alles besser?! Copilot kommt im Word ähnlich wie im Bing Chat Enterprise oder ChatGPT daher. Es gibt die Copilot-Funktion im Arbeitsbereich und als Seitenleiste wie im Excel und PowerPoint. Prompts können direkt im Arbeitsbereich erstellt werden. Befehle können für bestehende Dokumente erfasst werden oder markierte Texte können umgeschrieben werden. Auch Tabellen können mit einem Befehl erstellt werden. Soweit die Theorie.
Quelle: Microsoft Copilot
In der Praxis hatten wir Mühe: Copilot für Word war mit keinem unserer Prompts einverstanden oder gab Fehlermeldungen aus. Einmal war zu wenig Text für eine Zusammenfassung vorhanden (das Ursprungsdokument hatte 1439 Wörter) oder ein andermal kam ein Fehler, dass etwas nicht geklappt hat. Fazit: Vom Copilot für Word hätten wir mehr erwartet. Derzeit ist ein Add-On, dass mit CHF 30.00 pro Benutzer im Monat zu Buche schlägt, mehr erwartet. Aber wie wir Microsoft kennen, ist das erst der Anfang und ihre Produkte wurden über die Zeit hinaus immer besser.
Ein Upgrade für Ihre IT – so setzen Sie Microsoft Copilot effizient ein
Falls Sie in Ihrem Unternehmen noch nicht mit der Office-Suite von Microsoft arbeiten, ist jetzt ein guter Zeitpunkt für den Einstieg in Microsoft 365. Die Integration in den laufenden Betrieb von Unternehmen ist bei den Lösungen von Microsoft vergleichsweise einfach. Gleiches gilt für den Einsatz der neuen Funktionen, die der Microsoft Copilot bereitstellt. Die grösste Herausforderung ist es, die Mitarbeitenden im Umgang mit der KI zu schulen. So ist ein Umdenken bei der Arbeit mit bekannten Anwendungen wie Word oder Excel erforderlich, um das ganze Potenzial der KI zu nutzen.
Haben Sie Interesse an Microsoft 365, Teams oder den neuen KI-Funktionen? UPGREAT hilft Ihnen und Ihren Mitarbeitenden dabei, die neuen Funktionen kennenzulernen und möglichst effektiv in Ihren Arbeitsalltag zu integrieren. Nehmen Sie Kontakt mit UPGREAT auf. Sie erhalten eine kompetente Beratung, denn UPGREAT greift auf jahrelange Erfahrung im Bereich der Digitalisierung sowie im Umgang mit Lösungen von Microsoft zurück.
