Videokonferenzen und virtuelle Meetings, beispielsweise via Microsoft Teams, sind in den letzten Jahren zur Normalität in Unternehmen geworden. Diese Form der Kommunikation ist praktisch, einfach aufzusetzen und zielführend. Das gesamte Potenzial entfalten digitale Konferenzlösungen jedoch nur, wenn Sie die richtigen Rahmenbedingungen vorgeben. Welche Punkte hierbei wichtig sind, ist Thema dieses Beitrags.
Die richtige Vorbereitung legt den Grundstein für ein erfolgreiches Meeting
Einladungen zu einer Videokonferenz sind schnell verschickt. Damit ist jedoch noch kein erfolgreiches Meeting garantiert. Ganz im Gegenteil! Vor dem Versenden der Einladung muss das Thema des Meetings klar definiert sein. So können dann auch die entsprechenden Teilnehmenden selektiert und eingeladen werden. Im Weiteren müssen die Tagesordnungspunkte mit Fragen und Stichpunkten definiert werden. Ebenfalls ist es sinnvoll, Dokumente und notwendiges Informationsmaterial direkt beizufügen. So bringen Sie Struktur in das Meeting und jeder Teilnehmende ist genau informiert, worum es geht. Die Vorbereitung eines virtuellen Meetings beginnt also bereits vor der Einladung und entscheidet über die Produktivität der eigentlichen Konferenz.
Es ist weiterhin hilfreich, alle Teilnehmenden zu motivieren, die Tagespunkte durchzugehen und eigene Fragen zum Meeting bereits vor dem Termin festzuhalten. Damit sind alle Teilnehmenden auf das Meeting vorbereitet. Planen Sie zudem Zeit für Zwischenfragen ein. Das hilft, damit eine Sitzung wirklich zu einem informativen Austausch wird, der in zielführenden Ergebnissen mündet.
Für die Organisation von virtuellen Konferenzen gibt es digitale Lösungen wie Decisions. Mit dieser App strukturieren Sie ein Meeting im Vorfeld, legen die Gesprächsthemen fest und definieren, welche Personen für die jeweiligen Traktandenpunkte zuständig sind. Weiterhin ist es über die App möglich, Dokumente anzuhängen und zu verteilen. Die Teilnehmenden an der Sitzung haben ebenfalls Zugriff auf die Planung und können persönliche Notizen zur Agenda oder direkt in den Meeting-Dokumenten einfügen, um sich auf die Sitzung vorzubereiten. Ebenfalls können vor dem Meeting Kommentare abgeben werden. Damit lassen sich schon vor Beginn des Meetings offene Fragen klären, sodass die eigentliche Konferenz effizienter abläuft.
Quelle: Decisions
Während der virtuellen Konferenz – Moderation und Diskussionssteuerung
Eine klare Moderation während des Meetings ist wichtig, um den Fokus auf die abgesprochenen Tagespunkte zu lenken. Auf diese Weise bleibt der rote Faden vorhanden und die Sitzung endet mit produktiven Ergebnissen. Die Moderation ist gar nicht so schwer, ein Fehlen der Leitung macht sich hingegen schnell bemerkbar.
Die Moderation beginnt mit der Einleitung und der Ankündigung der Agenda wobei einige kurze Sätze vollkommen ausreichend sind, um alle Anwesenden abzuholen. In dem Zusammenhang ist es auch wichtig, dass die Leiterin oder der Leiter des Meetings frühzeitig dem Konferenzkanal beitritt, in jedem Fall bereits vor dem eigentlichen Starttermin. So ist ein geordneter Einstieg gewährleistet.
Wichtig ist weiterhin die Koordination während der Sitzung. Geordnete Rückfragen sind zum Beispiel mit den vorhandenen Werkzeugen in Teams möglich. Die Handheben-Funktion lässt sich nutzen, um Teilnehmenden Gelegenheit für Rückfragen zu geben. Ist das Feedback aller Anwesenden erforderlich, vergeben Sie als Moderator reihum das Wort an die Teilnehmenden. Während der Besprechung bietet das Meeting Tool Decisions nützliche Funktionen, um Tagesordnungspunkte abzuhaken, Notizen zu machen und wichtige Entscheidungen festzuhalten. Darüber hinaus können Sie Aufgaben zuweisen und Fristen setzen, um sicherzustellen, dass alle Aktionsschritte klar definiert sind.
Inhalte aus Sitzungen protokollieren
Virtuelle Konferenzen können sehr produktiv sein und innerhalb kürzester Zeit, durch Beiträge verschiedener Teilnehmender, die gewünschten Ergebnisse liefern oder sogar übertreffen. Das Problem ist jedoch, dass es sich um gesprochene Worte handelt. Wie bei einem Gespräch zwischen Personen droht die Gefahr, dass die Informationen schnell verloren gehen. Aus diesem Grund existiert das schriftliche Protokoll bei einer klassischen Konferenz.
Für virtuelle Konferenz gibt es ebenfalls Möglichkeiten, die Inhalte festzuhalten. Künstliche Intelligenz hilft hier, Inhalte zu protokollieren. Verschiedene Lösungen für die Transkription sind in der Lage, alle Gesprächsinhalte zu protokollieren und Ihnen abschliessend als Textdokument zur Verfügung zu stellen. Einige der KI-Tools zur Transkription sind:
Für Teams selbst bietet Microsoft eine eigene Lösung für die Transkription an. Nutzen Sie also Microsoft Teams für die Kollaboration in Ihrem Unternehmen, ist es ohne grösseren Aufwand möglich, Gesprächsinhalte aus Meetings in Schriftform bereitzustellen. Für die Protokollierung benötigen Sie die Desktop-Version von Teams. Der Admin schaltet die Funktion zur Transkription frei. Ansonsten ist es nicht möglich, die Gesprächsinhalte zu protokollieren. Über das Menü kann dann jeder Teilnehmende der Sitzung ein Gesprächsprotokoll mitschneiden lassen und erhält dieses in Textform.
UPgraden Sie Ihre virtuellen Meetings
Durch die Integration von Meeting Decisions in Microsoft Teams können Teams Meetings besser planen, strukturieren und dokumentieren. Dies führt nicht nur zu kürzeren und zielgerichteteren Sitzungen, sondern auch zu klar definierten Ergebnissen und einer verbesserten Zusammenarbeit. Lösungen für die Kollaboration und die effektive Integration in Unternehmensprozesse ist eine unserer Kernkompetenzen. Sind Sie an virtuellen Meetings interessiert oder möchten Sie Ihre Videokonferenzen effizienter gestalten? Kontaktieren Sie uns.
