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Microsoft Syntex – Inhaltsanalyse mittels künstlicher Intelligenz zur automatisierten Dokumentenverarbeitung

26.05.23 13:33

Unternehmen stehen vor der Herausforderung, aus einer Vielzahl an Dokumenten von unterschiedlichen Quellen relevante Informationen für die Geschäftstätigkeit zu ermitteln. Hier wichtige Fakten langwierig nachzuschlagen oder dies aus Bequemlichkeit zu verzögern, kann Folgen für den Betrieb haben. Ganz zu schweigen von Fehlern, die sich beim manuellen Einpflegen leicht einschleichen und ihrerseits unangenehme Nachwirkungen haben können.

Unterschiedliche Inhalte von unterschiedlichen Kanälen

Die Verarbeitung von zahlreichen Informationen im Unternehmensalltag muss innerhalb wohldefinierter Prozesse organisiert sein. Daten von Kunden, Lieferanten, Partnern, Interessenten und Dienstleistern erreichen in unterschiedlichsten Formaten und auf diversen Kanälen wie E-Mails, deren Anhängen, Online-Formularen, per Fax oder Post das Unternehmen und müssen gleichberechtigt ihren Weg in die Datenverarbeitung finden.


Dokumentenanalyse mit Microsoft Syntex

Setzt das Unternehmen auf die Dienste von Microsoft 365, kann die hier nötige Dokumentenanalyse der künstlichen Intelligenz überlassen werden. Mit Microsoft Syntex liefert der Softwarekonzern aus dem US-amerikanischen Redmond eine Erweiterung, die vollständig in die Office- und Kollaborations-Suite 365 integriert ist.


Diese ist anderen Systemen zur Dokumentenverwaltung insofern im Vorteil, als dass die ausgelesenen Informationen direkt den einzelnen Microsoft 365-Programmen zugeführt werden können. Apps zur Datenablage, Textverarbeitung, E-Mail- und Unternehmenskorrespondenz, Tabellenkalkulation, Wissenspräsentation und -verbreitung im Intra- oder Internet sowie Datenbank- und Kommunikationstools erhalten den Input aus der KI-gestützten Dokumentensichtung ohne die Gefahr von Inkompatibilitäten.


Vorteile der Dokumentenklassifizierung durch künstliche Intelligenz

Die manuelle Sichtung solcher Dokumente ist langwierig und fehleranfällig. Zudem verbraucht dieses Vorgehen wertvolle personelle Ressourcen, wird teils der Qualifikation von Mitarbeitern nicht gerecht und kann schnell in mangelnder Motivation enden. Die KI-gestützte Automatisierung zur Extraktion relevanter Daten gibt dem Unternehmen den Freiraum, sich auf seine Kernkompetenzen zu konzentrieren und kreativen Lösungen für die wirklich wichtigen Geschäftsfragen nachzugehen.

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Zwischenbemerkung – Microsoft und künstliche Intelligenz

Dass künstliche Intelligenz für den Wert schöpfenden Einsatz zunächst ein Training erfahren muss, weiss die breite Öffentlichkeit spätestens, seit ChatGPT Ende 2022 für den allgemeinen Gebrauch freigegeben wurde. Interessierte Nutzer kennen grob die Funktionsweise des GPT-3.5- oder gar des GPT-4-Modells und sind sich der Tatsache bewusst, dass Microsoft den Schöpfer von ChatGPT, die US-amerikanische Firma OpenAI, finanziell unterstützt. Dadurch ist ein Wissenstransfer in Richtung Microsoft möglich, der zur Integration künstlicher Intelligenz in deren Produkte führt, von der Suchmaschine Bing über die Office- und Kollaborations-Suite Microsoft 365 inklusive dem hier besprochenen Syntex bis hin zu künftigen Softwareerzeugnissen.


Inhaltscenter – Syntex integriert in Sharepoint

Zurück zum KI-Training, welches Syntex auch erst seine Brauchbarkeit im Unternehmen verleiht. Hier liegen verschiedene Lernmodelle für künstliche Intelligenz zugrunde, deren Verwaltung eine eigens für Syntex eingerichtete Sharepoint-Webseite vom Typ „Inhaltscenter“ bewerkstelligt. Die Modelle in einem oder, wenn benötigt, mehreren Inhaltscentern lassen sich auf Dokumentenbibliotheken in Sharepoint anwenden. Die Dokumente in diesen Bibliotheken analysiert die künstliche Intelligenz gemäss eines der folgenden Trainingsmodelle. Inhaltscenter legen zudem historische Daten über die Anwendung auf Dokumentenbibliotheken ab.


Trainingsmodelle für jede Art von Textinhalt

Syntex unterscheidet zwischen benutzerdefinierten und vordefinierten Trainingsmodellen. Benutzerdefinierte Modelle sind von der anwendenden Unternehmensabteilung auf ihren geplanten Einsatz und die Eigenheiten der zu analysierenden Dokumente hin zu trainieren und teilen sich ihrerseits in solche für unstrukturierten oder strukturierten sowie Freihandforminhalt auf.

Beispiele für unstrukturierten Inhalt sind alle Arten von Briefen oder Schriftstücke mit Bezug zu Verträgen wie etwa Vertragsabschlüsse, Verlängerungen oder Kündigungsschreiben, die nie ein durchweg einheitliches Format aufweisen. Dafür enthalten sie an bestimmten Stellen Schlüsselwörter, anhand derer sie Syntex als eben diese oder jene Dokumentenart erkennt und eine Klassifizierung vornimmt. Die extrahierten Informationen, die den Schlüsselwörtern folgen und sich den einzelnen Geschäftsbeziehungen zuordnen lassen, sind die Extraktoren. Diese fliessen zum Beispiel automatisiert in ein nachgelagertes Contract Management ein, um Vertragsbedingungen schnell parat zu haben oder rechtzeitig Ankündigungen zu Fristabläufen zu erhalten.

Das Modell für Freihandform-Inhalte kommt zum Einsatz, wenn Dokumente jeglicher Art über unterschiedliche Kanäle wie Post, Fax oder E-Mail das Unternehmen erreichen. Auch hier geben Schlüsselwörter zur Extraktion den Ausschlag darüber, welche Informationen gewonnen werden sollen. Freihandform-Modelle sind prädestiniert für PDF- oder Bilddateien, in denen der zu analysierende Text enthalten und keine Dokumentenklassifizierung vonnöten ist. Das Training dieses Modelltyps nimmt der Anwender in Microsoft Power Apps AI Builder vor.

Der AI Builder unterstützt ebenso das Training für strukturierte Inhalte. Hier extrahiert die KI aus einem weitgehend festen Layout und einem konkreten Dokumententyp die relevanten Informationen für die Weiterverarbeitung. Dies betrifft Formulare und andere einheitlich gestaltete Formate.

Vordefinierte Modelle sind schon für die Anwendung auf konkrete Dokumententypen trainiert. So erkennt die Syntex-KI ab Werk bereits Verträge, Rechnungen und Belege.


Fazit

Microsoft Syntex stellt eine besondere Kombination zwischen der Dokumentenverwaltung in Sharepoint, der nahtlosen Integration von Inhaltscentern als Sharepoint-Webseite und der darin enthaltenen Modelle bereit. Dies gibt den Anwendern eine intelligente Dokumentenanalyse und eine automatisierte Ablage an die Hand. Ist das System einmal auf die Bedürfnisse der Nutzer trainiert, fallen langwierige Dokumentensichtungen und die fehleranfällige Einarbeitung weg. Zudem können die extrahierten Daten sofort an anschliessende Microsoft 365-Komponenten weitergereicht und somit zeitnah und im Sinne der Unternehmensstrategie verwertet werden. Dies kommt dem Geschäft an sich, den Mitarbeitern, Kunden und Partnern zugute. Zudem ist die Verarbeitung von Dokumenten denkbar, die die Verantwortlichen womöglich ohne die Unterstützung künstlicher Intelligenz nie in Betracht gezogen hätten.


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Jürgen Fritsch

Gepostet von Jürgen Fritsch

Als Manager Ecosystem setze ich meine umfassende Erfahrung und Kenntnisse ein, um Partnerschaften und Ökosysteme zu entwickeln, die für Kunden und Unternehmen gleichermassen von Nutzen sind. Meine Leidenschaft ist es, komplexe Probleme zu lösen und gleichzeitig innovative Lösungen zu schaffen, die den Erfolg unserer Partner und Kunden fördern.