Jedes Digitalisierungsprojekt wie die Einführung von Microsoft 365 startet mit hohen Erwartungen und daran geknüpften Zielen. Nicht immer gelingt es, diese umzusetzen. In vielen Fällen ist nicht die digitale Lösung schuld am Scheitern, stattdessen sind die Probleme auf organisatorische Fehler zurückzuführen. Im Folgenden finden Sie eine Liste mit den häufigsten Herausforderungen und Fehlern an denen Digitalisierungsprojekte wie Microsoft 365 scheitern.
1. Das Projekt wird ausschliesslich von der IT geleitet
Digitalisierungsprojekte involvieren immer die IT-Abteilung. In einigen Szenarien ist die IT jedoch der Meinung, dass sie die Digitalisierung vornimmt, ohne die Fachabteilungen einzubeziehen, und selbst den Fahrplan bestimmt. Dann verliert das Projekt die Unterstützung derjenigen, die Microsoft 365 in der Praxis nutzen sollen. Somit ist die Digitalisierung direkt zum Scheitern verurteilt.
2. Keine Ressourcen für die Schulung reserviert
Der Umstieg auf eine neue Plattform wie Microsoft 365 bringt veränderte Prozesse mit. Auch müssen sich Ihre Mitarbeitenden an den Umgang gewöhnen. Das setzt eine Schulung voraus. Teilweise sind Unternehmen der Meinung, dass dies heutzutage nicht erforderlich ist. Mitarbeitende, die jedoch die Funktionen nicht oder nur teilweise kennen, können nicht das Optimum herausholen.
3. Das Unternehmen führt Schulungen selbst durch
Auf externe und professionelle Hilfe bei der Einführung neuer Softwarelösungen zu verzichten, ist keine gute Idee. Eventuell fehlt selbst das Fachwissen, um den Umgang vollumfänglich und verständlich zu vermitteln. Auch dann kann Microsoft 365 die Erwartungen nicht erfüllen.
4. Der Plattformwechsel hat keine Priorität oder wird falsch kommuniziert
Ein Umstieg auf ein System wie Microsoft 365 erfordert einen klaren Plan. Wichtig ist, alle Mitarbeitenden abzuholen und genau zu kommunizieren, wann und welche Prozesse in die neue Umgebung migriert werden. Erfolgt dies nicht, kommt die neue Lösung nicht in der Praxis an, wird nicht wie geplant eingesetzt oder Ihre Mitarbeitenden empfinden die Digitalisierung als Zwangsprojekt.
5. Die Migration auf Microsoft 365 erfolgt nur teilweise oder zögerlich
Die Basis für eine erfolgreiche Digitalisierung ist es, sich vollständig auf die neue Lösung zu fokussieren. Eine teilweise Migration auf Microsoft 365, aus welchem Grund auch immer, verkompliziert Abläufe. Existieren dann weiterhin zwei Lösungen für gleiche oder ähnliche Prozesse, ist das Chaos vorprogrammiert.
6. Die Einführung von Microsoft 365 erfolgt ohne Fahrplan
Eine neue Plattform über Nacht und ohne Migrationsplan in den produktiven Alltag einzuführen sorgt schnell für Probleme. Erstellen Sie deshalb einen klaren Zeitplan, der eine Übergangsphase und weitere wichtige Punkte wie etwa die Migration der Prozesse enthält.
7. Unklare Zuständigkeiten oder fehlende Kompetenz
Eine neue digitale Plattform benötigt jemanden oder eine Gruppe, die zuständig für diese ist. Das reicht von der Administration bis hin zur Schulung und dem Support Ihrer Mitarbeitenden. Ein Problem ist oft, dass übersehen wird, dass nicht jeder ein guter Lehrer ist. So gelingt es eventuell nicht, das vorhandene Wissen an Ihre Mitarbeitenden zu vermitteln.
8. Es fehlt ein Plan für die Datenmigration in die Cloud
Microsoft 365 ist in der Cloud angesiedelt. Ihre volle Stärke kann die Plattform nur ausspielen, wenn Sie auch alle Daten konsequent und mit Strategie in die Cloud auslagern. Fehlt hier ein klarer Plan, kann sich Microsoft 365 nicht in die Prozesse des Unternehmens integrieren.
9. Die Verantwortlichen haben kein Vertrauen in die Public Cloud von Microsoft
Eine Grundvoraussetzung für eine erfolgreiche Digitalisierung ist, dass Sie von der Lösung überzeugt sind. Immer wieder kommt es vor, dass Unternehmen Microsoft 365 einführen, obwohl Vorbehalte gegenüber dem Cloud-Konzept vorhanden sind. Dieses Misstrauen kann nur zu einem Misserfolg führen.
10. Der Fokus liegt auf der Software und den Tools, nicht auf den Prozessen und Anwendungsfälle
Mitunter versteifen sich Unternehmen bei der Einführung von Microsoft 365 auf die Plattform und seine Eigenschaften. Dabei stehen eigentlich die Prozesse und Use Cases im Fokus. Prüfen Sie aus diesem Grund, welche Abläufe Sie nach Microsoft 365 migrieren wollen und können, um die Digitalisierung zum Erfolg zu führen.
11. Das Projektteam für die Digitalisierung besteht nur aus IT-Leuten
Fachleute aus der IT sorgen dafür, dass Microsoft 365 korrekt funktioniert und jeder Mitarbeitende Zugriff auf die richtigen Bereiche hat. Jedoch müssen Teammitglieder aus den Fachabteilungen bereits in der Konzeption eingebunden sein, um die Prozesse korrekt zu designen.
12. Es fehlt an einer langfristigen Strategie
Dies gilt grundsätzlich für jedes Digitalisierungsprojekt. Eine Strategie stellt sicher, dass Sie die richtigen Lösungen wählen und diese sinnvoll einsetzen. Ein wichtiger Punkt eines langfristigen Plans ist zudem, dass alle Plattformen miteinander kompatibel sind und bleiben.
13. Die Anforderungen des Unternehmensalltags sind nicht korrekt umgesetzt
Jedes Unternehmen hat eigene Abläufe, Prozesse und Anforderungen. Wenn diese nicht berücksichtigt werden, passen die Lösungen nicht zum Alltag. Wichtig ist es deshalb, dass Sie Ihre Abläufe genau kennen und analysieren. Basierend darauf wird dann die Digitalisierung umgesetzt.
14. Fehlende Vision für den richtigen Einsatz von Microsoft 365
Ein häufiger Fehler ist, dass Unternehmen die Möglichkeiten der Plattform falsch einschätzen oder keine Zukunftsvision für die Nutzung haben. Im Zweifelsfall ist es also sinnvoll, sich professionelle Beratung von Dienstleistern zu suchen, bei denen Microsoft 365 zum Kerngeschäft zählt.
15. Zu wenig Zeit für die Implementierung
Die Einführung einer neuen Softwareplattform benötigt Zeit. Dazu gehören neben der eigentlichen Integration die Anpassung von Prozessen, die Schulung sowie auch eine Phase, in der Ihre Mitarbeitenden die neue Umgebung kennenlernen. Planen Sie diese Zeit ein. Unternehmen, die direkt in den produktiven Betrieb übergehen und sich keine Zeit für die Einführung nehmen, scheitern oftmals bei der Digitalisierung.
16. Fehlende Integration von Experten und Beratern
Immer wieder nehmen Unternehmen Projekte im Bereich Digitalisierung komplett in die eigene Hand. Die Überzeugung, ohne externe Hilfe solche Projekte mit weitreichenden Konsequenzen für das eigene Unternehmen umzusetzen, kann zu falschen Entscheidungen führen. Sichern Sie sich ab, indem Sie frühzeitig erfahrene IT-Dienstleister hinzuziehen.
Fehler vermeiden und Microsoft 365 richtig in Ihr Unternehmen einführen
Die Liste von potenziellen Fehlern, die Unternehmen bei der Einführung von Microsoft 365 und ähnlichen digitalen Plattformen machen können, ist also lang. Die meisten dieser Stolperfallen können Sie jedoch mit der richtigen Projektplanung umgehen. An Beispielen zu den genannten Punkten lässt sich das klar aufzeigen.
In erste Linie ist es wichtig, dass Sie bei der Einführung von Microsoft 365 das gesamte Unternehmen involvieren. Bilden Sie eine Projektgruppe, zu der Teile der IT sowie den Abteilungen gehören, die später mit der Plattform arbeiten. Auf diesem Weg identifizieren Sie gleichzeitig die Prozesse und Abläufe in den Fachabteilungen, die sich dann digital darstellen lassen.
Greifen Sie zudem früh auf professionelle Unterstützung zurück. So entsteht ein klarer Fahrplan für die Integration und gerade die technische Seite, darunter die Migration der Daten, gelingt problemlos. An diesem Punkt ist es ebenfalls sinnvoll, bereits die Schulung der Mitarbeitenden anzugehen. Starten Sie dies vor dem praktischen Einsatz der Plattform, sodass Ihre Mitarbeitenden rechtzeitig das erforderliche Wissen für den Umgang mit Microsoft 365 erhalten. Auch hier helfen Ihnen externe Fachleute, ein hohes Niveau bei den Anwendern zu etablieren.
Entscheiden Sie sich für den Einsatz von Microsoft 365, dann ist es wichtig, dieser Lösung volles Vertrauen zu schenken. Kommunizieren Sie diese Entscheidung offen und transparent. Alternative Systeme, die gleiche Prozesse bearbeiten, sollten eingestellt werden. Sorgen Sie zudem für klare Strukturen, was die Zuständigkeiten betrifft. Auch wenn es sich bei Microsoft 365 um eine faktisch wartungsfreie Software-as-a-Service-Lösung handelt, benötigen Sie Mitarbeitende, die sich um die Plattform kümmern. Dazu zählt es, die Zugangsberechtigungen oder die Datenspeicherung zu verwalten.
Microsoft 365 Digitalisierungsprojekte zum Erfolg führen
Die meisten der aufgezählten Punkte lassen sich mit einer richtigen Planung vermeiden. Wichtig ist, rechtzeitig Kompetenzen mit ins Boot zu holen und die Fachabteilungen sowie die Nutzer in den Fokus zu rücken. Der Ansprechpartner für Unterstützung hierbei ist ein fachkundiger IT-Dienstleister mit Erfahrung wie UPGREAT. Planen Sie vielleicht die Einführung von Microsoft 365 oder möchten Sie mehr über die Vorteile sowie Einsatzmöglichkeiten erfahren? Dann nehmen Sie doch jetzt Kontakt auf.
