Microsoft ist dafür bekannt, neuartige Plattformen oder Services auf den Markt zu bringen und so neue Bereiche zu erschliessen und mit innovativen Lösungen zu besetzen. SharePoint Embedded zählt ebenfalls zu diesen Neuentwicklungen. Dieses System ermöglicht eine ganz neue Herangehensweise bei der Datei- und Dokumentverwaltung für Anwendungsentwickler.
Was ist SharePoint Embedded und das Konzept hinter dem Service?
Zunächst ist wichtig, dass es sich bei SharePoint Embedded nicht um eine Stand-Alone-Anwendung handelt, sondern um eine reine API-Lösung. Der Zugriff ist also nur über eine Schnittstelle möglich. SharePoint Embedded ist ein Datei- und Dokumentverwaltungssystem, das für die Integration in jede beliebige Anwendung geeignet ist. Der Service kommt also überall dort zum Einsatz, wo Sie Anwendungen entwickeln, die Daten verwalten und auf die unterschiedliche Gruppen Zugriff haben sollen.
Microsoft selbst bezeichnet die Funktion als Datenspeichercontainer. Das Prinzip lässt sich auch als Repository-as-a-Service (RaaS) beschreiben, also ein verwaltetes Verzeichnis in der Cloud, das vollständig als Service bereitgestellt wird. Die bekannten Funktionen von SharePoint sind auch hier vorhanden. So gibt es Enterprise-Content-Management-Funktionen für die Collaboration, Speicherung und die Verwaltung des Lebenszyklus von unterschiedlichsten Dateien. Anders als bei SharePoint gibt es bei der Embedded-Version hingegen keine grafische Benutzeroberfläche. Somit ist kein direkter Zugriff auf die Daten, die in der Infrastruktur abgelegt sind, möglich. Weder über ein Webinterface noch über einen anderen Weg.
Mit diesen besonderen Eigenschaften können Sie als Anwendungsentwickler datei- oder dokumentenorientierte Apps erstellen und SharePoint Embedded als Lösung für die Verwaltung der Daten integrieren. In Ihren Anwendungen stehen dann die Funktionen zur Verfügung, die Sie von SharePoint bereits kennen. Dazu gehören die gemeinsame Dokumentenbearbeitung, eine Versionsverfolgung oder auch eine Inhaltsvorschau. Mit SharePoint Premium stehen Ihnen und damit auch den Nutzern Ihrer Anwendung erweiterte Funktionen wie eSignature oder die Inhaltszusammenfassung zur Verfügung.
Interessant ist dieses Konzept mit der API vor allem für Independent Software Vendors (ISV), die benutzerdefinierte Anwendungen für Kunden entwickeln. SharePoint Embedded ist eine White-Label-Lösung, sodass Nutzer der Anwendungen, die Sie erstellen, nicht erkennen, welches Datei- und Dokumentverwaltungssystem zum Einsatz kommt. Das ist ein weiterer, entscheidender Unterschied zum klassischen SharePoint.
Quelle: Microsoft - Unabhängige dokumentenbasierte Apps lassen sich mit SharePoint als Datenablage
Welche Vorteile hat SharePoint Embedded?
Neben den offensichtlichen Vorteilen von SharePoint Embedded, die durch den Datencontainer bereitstehen, gibt es noch weitere positive Aspekte bei diesem neuen Konzept. Ein interessanter Punkt ist, wenn Sie als ISV eigene Anwendungen erstellen und vertreiben, integrieren Sie mit SharePoint Embedded eine vollumfängliche Datenverwaltung. SharePoint Embedded erstellt einen Datencontainer automatisch im Microsoft 365 Account des Kunden. Bei Ihren eigenen, internen Anwendungen kommt Ihre Microsoft 365-Umgebung zum Einsatz.
Dadurch nutzen Sie die sichere Cloud-Umgebung von Microsoft für die Dateispeicherung mit allen positiven Aspekten. Zu den Vorteilen zählen auch die Compliance-Regeln, die automatisch zur Anwendung kommen. So sind die in SharePoint Embedded gespeicherten Daten per DLP vor Verlusten geschützt und es gibt Aufbewahrungsrichtlinien sowie Vertraulichkeitsbezeichnungen.
Kosten entstehen bei der Nutzung von SharePoint Embedded nur nach dem Pay-as-you-go-Konzept. Hier zählen der genutzte Speicher sowie die Anzahl der API-Zugriffe auf die Speicherumgebung. Somit sind skalierbare Lösungen möglich, die keine Grundkosten erzeugen und bei denen Gebühren nur entsprechend der Nutzung anfallen.
SharePoint Embedded und seine Einsatzmöglichkeiten
Mit SharePoint Embedded organisieren Sie die Speicherung von Daten in einer Anwendung professionell und exakt nach Ihren Vorstellungen. Sie vergeben unterschiedliche Zugriffsberechtigungen und erstellen so eine Umgebung für die Kollaboration oder andere Aufgaben. Der interessante Aspekt ist, dass Sie ein genaues System für die Dateispeicherung designen und auf einem anderen Weg kein direkter Zugriff auf die Daten möglich ist. Diese Funktion kombinieren Sie mit einer beliebigen Benutzeroberfläche, denn diese entwickeln Sie selbst über Ihre individuelle Anwendung.
Es ist ausserdem möglich, Anwendungen zu bauen, die Daten auf Ihrem Microsoft 365-Account speichern. Somit können Nutzer der App Daten mit Ihnen teilen oder Ihre Infrastruktur nutzen und benötigen selbst keinen Account in Microsoft 365. Damit entstehen für die Nutzer auch keine Kosten durch die Datenspeicherung.
Unter dem Strich steht Ihnen eine unglaubliche flexible Lösung für die Daten- und Dokumentenverwaltung zur Verfügung, die Ihnen alle Freiheiten lässt. Tatsächlich ist SharePoint Embedded so anpassungsfähig, dass es kaum möglich ist, anhand von Beispielen das ganze Spektrum der Einsatzmöglichkeiten aufzuzeigen. Gefragt ist vor allem Ihre Kreativität bei der Entwicklung.
Sind Sie interessiert an SharePoint Embedded oder möchten Sie Genaueres über den Einsatz erfahren? Die Experten bei UPGREAT helfen Ihnen gerne weiter und beraten wie Sie Lösungen zur Collaboration mit der Plattform entwickeln.
