Papierdokumente sind nach wie vor in vielen Unternehmen an der Tagesordnung und das wird sich auch in naher Zukunft nicht ändern. Die Bandbreite reicht von Angeboten, Rechnungen, Gehaltsabrechnungen über Materiallisten und Etiketten bis hin zu Konformitätserklärungen sowie Geschäftsberichten, um nur einige zu nennen. Das heisst, dass Drucken immer noch eine entscheidende Funktionalität für viele Geschäftsprozesse ist.
Doch in den letzten Jahren hat sich unsere Arbeitswelt massgeblich verändert. Die hybride Arbeitsweise mit Office-Präsenz und Homeoffice hat den Umzug von Anwendungen in die Cloud beschleunigt - das betrifft auch das Printmanagement. Wir haben uns Gedanken gemacht, wie wir unsere Kunden beim Printmanagement noch besser unterstützen können und nach entsprechenden Lösungen gesucht. Als Option zum bisherigen Print Service bieten wir unseren Kunden somit einen Cloud Print Service an. Welche Vorteile eine Cloud-Print-Infrastruktur bringt und welche Funktionen wichtig sind, haben wir in zehn übersichtlichen Punkten für Sie zusammengetragen.
1. Das Ende lokaler Druckserver
Die On-Premises-Druckserver sind vom lokalen Active Directory abhängig. Wenn Sie diese Abhängigkeit beenden und beispielsweise zu Microsoft Entra wechseln möchten oder es bereits nutzen, benötigen Sie eine cloudbasierte Druckinfrastruktur. Dadurch können Sie lokale Druckserver eliminieren und oft auf zusätzliche Infrastruktur wie z.B. VPN-Gateways verzichten. Dies ermöglicht es Ihnen, Druckerwarteschlangen nahtlos wie zuvor mit AD und Gruppenrichtlinien (GPOs) für Benutzer verfügbar zu machen. Hochentwickelte Lösungen bieten zudem ein hohes Mass an Automatisierung für eine unterbrechungsfreie Transition, sodass Mitarbeitende diesen Übergang nicht bemerken.
2.Weniger IT-Verwaltung
Nachdem die gesamte Infrastruktur und der Support in der Cloud angesiedelt sind, profitieren Sie von deutlich weniger druckbezogenen Supportanfragen. Unternehmen, die die Printix-Plattform nutzen, berichten von einem Rückgang um 50-80%. Nutzer können dank bereitgestellter Tools selbstständig auf Druckdienste zugreifen. Zudem bieten ausgereifte Lösungen eine zentrale Verwaltungskonsole, mit der Drucker, Druckwarteschlangen und Treiber remote von überall aus konfiguriert und verwaltet werden können. Wenn die cloudbasierte Druckinfrastruktur mit Diensten wie Entra ID oder Google-Gruppenmitgliedschaften gekoppelt ist, lassen sich Druckwarteschlangen automatisch auf den Benutzer-PCs hinzufügen oder entfernen.
3. Skalierbarkeit und Kostentransparenz
Cloudbasierte Printlösungen sind für Organisationen jeder Grösse geeignet, von fünf bis 500.000 Benutzern weltweit. Wichtig ist ein einfaches Jahres- oder Monatsabonnement pro Benutzer, damit die Kosten transparent und kalkulierbar bleiben.
4. Verbesserte Benutzerfreundlichkeit und Produktivität
Eine cloudbasierte Druckinfrastruktur sollte die automatische Erkennung von Druckern mit intelligenter Druckertreiberauswahl sowie die automatische Einrichtung von Druckwarteschlangen nach Standort, Gruppe oder Selbstverwaltung bieten. Das sorgt für effizientere Prozesse und ermöglicht den bequemen und flexiblen Zugriff auf jeden Drucker von jedem Gerät aus, im Idealfall unabhängig vom Betriebssystem (Windows, MacOS, ChromeOS, iOS und Android).
5. Herstellerunabhängigkeit
Es ist wichtig, zwischen Treibern und der Integration von MFD-Displays (Multifunktionsdrucker) zu unterscheiden. Bei der Verwendung eines automatisierten Queue-Managements sollten alle Original-Treiber von verschiedenen Herstellern verwaltet werden können. Dies stellt sicher, dass der volle Funktionsumfang der Geräte, z.B. für die Endverarbeitung, genutzt werden kann. Wenn MFD-Displays für sicheren Druck und Workflows genutzt werden, ist ebenfalls auf Herstellerunabhängigkeit zu achten.
6. Dezentrales Drucken
Mit einer cloudbasierten Druckmanagement-Plattform lässt sich die gleiche Funktionalität und Dokumentensicherheitsarchitektur auf Mitarbeitende in Filialen erweitern. Dafür müssen Sie weder vor Ort sein noch eine zusätzliche Infrastruktur aufbauen.
7. Microsoft Entra ID (ehemals Azure) Integration
Eine Integration in Microsoft Entra ID ermöglicht Ihnen einen echten Cloud-Arbeitsplatz mit einheitlichem Single Sign-On über Microsoft 365. Das gestaltet das Arbeiten für die Benutzer einfach und sicher.
8. Einbindung in Output-Management-Systeme
Gerade für grosse Unternehmen ist das Zusammenspiel einer Cloud-Print-Infrastruktur mit dem Output-Management-System essenziell, unabhängig davon, ob das System vor Ort oder in der Unternehmens-Cloud läuft. Idealerweise verfügt die Printlösung über Funktionen, die eine einfache Implementierung in wenigen Schritten ermöglichen. Dazu gehören auch die automatische Synchronisation der Geräte zwischen der cloudbasierten Drucklösung und dem Output-Management-System sowie die Rückmeldung über erfolgreiche oder nicht erfolgreiche Druckvorgänge.
9. Höchste Anforderungen an die Datensicherheit
Dokumente sollten standardmässig automatisch verschlüsselt werden, sodass Ihr Dokumentendruck End-to-End sicher und geschützt ist. Mit Single Sign-On wird ein sicherer Zugang zur Printlösung über bspw. Microsoft Entra ID, Google Workspace, OKTA oder OneLogin gewährleistet. Darüber hinaus kann durch die Authentifizierung am MFD sichergestellt werden, dass keine Ausdrucke in die falschen Hände geraten.
10. Zero Trust und Cloud-Printmanagement
Cloudbasierte Druckmanagement-Plattformen verändern unser Business, indem sie es ermöglichen, von jedem mit der Cloud verbundenen Gerät zu drucken. Erstklassige Software-as-a-Service (SaaS)-Lösungen für cloudbasierte Druckmanagement-Plattformen können privat, öffentlich oder hybrid betrieben werden. Diese haben die Art und Weise des Printmanagements revolutioniert und automatisiert, was es auch wesentlich kosteneffizienter macht.
Der Garant für erfolgreiches Cloud-Printmanagement
UPGREAT bietet in Zusammenarbeit mit Printix eine State-of-the-Art SaaS-Lösung für das sichere, cloudbasierte Druckmanagement (ISO 27001 und SOC 2-2 zertifiziert). Printix erfüllt dabei nicht nur alle bisher genannten Punkte, sondern geht noch einen Schritt weiter. So bietet es Scanfunktionen mit Cloud-OCR-Unterstützung und die Integration in unterschiedliche Ziele, z.B. E-Mail, Microsoft SharePoint oder OneDrive. Die Einbindung von Azure Blob Storage und Google Cloud Storage ermöglicht die Zwischenspeicherung von Daten in der Private Cloud. Darüber hinaus können mithilfe der APIs/SDKs von Printix unterschiedliche Systeme integriert werden, aus denen Druckdaten übernommen bzw. gescannte Daten von Printix übergeben werden können.
Nehmen Sie gerne Kontakt auf für mehr Informationen.
