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Fitze oder Mandarine – Wenn E-Mail-Attachements verboten werden und wir uns nur noch Links zustellen

Heute ist Samichlaus, bald steht Weihnachten vor der Tür und tausende Kinder überall auf der Welt wünschen sich Geschenke. Aber wer sagt eigentlich, dass nur Kinder etwas bekommen können? Wäre es nicht toll, wenn der Samichlaus etwas in seinem Sack hätte, das die Arbeit leichter macht? Vielleicht ein Dokumenten-Management-System (DMS), sodass Sie nicht wieder ewig nach Dateien suchen müssen und sie am Ende doch nicht finden. Der Chef Ihrer IT-Abteilung meinte schon, dass dafür kein Budget vorhanden ist – da wäre es doch perfekt, wenn der Samichlaus heute ein DMS im Säckle hätte und obendrein noch ein paar Verhaltensregeln zur Zusammenarbeit beliebt machen würde. Wie immer bei solchen Regeln: Man vergisst sie bald wieder, aber recht hätte er gehabt.

E-Mail-Anhänge? File-Ablage? Da gibt’s die Fitze!

Bei Geschenken vom Samichlaus läuft es immer gleich: Nur artige Kinder bekommen sie, die bösen bekommen die Fitze vom Schmutzli zu spüren. Und das wird bei Erwachsenen sicher nicht anders sein. Der Samichlaus wird sich also ganz genau anschauen, wie Sie mit Dateien arbeiten. Und wenn es bei Ihnen so läuft wie bei einem Grossteil der Schweizer Firmen, dann könnte er nicht allzu gut auf Sie zu sprechen sein.

Schliesslich verschicken Sie Dateien noch umständlich per E-Mail! Das führt leider allzu oft dazu, dass verschiedene Versionen einer Datei im Umlauf sind und keiner mehr wirklich weiss, welche davon die aktuellste ist. Ganz abgesehen davon ist der Versand von vertraulichen oder unternehmenskritischen Daten per E-Mail alles andere als sicher. Damit aber nicht genug: E-Mails mit angehängten Dateien führen schnell dazu, dass man den Überblick verliert. Spätestens nach der zwölften E-Mail mit Anmerkungen aus der Rechtsabteilung, Änderungswünschen vom Marketing oder Korrekturen durch die Vertriebsabteilung blickt keiner mehr so richtig durch.

Da ist eine verzögerte Bearbeitung noch der günstigste Ausgang – schlimmstenfalls erhält ein Kunde oder Geschäftspartner eine Datei mit falschen Angaben. Hinzu kommt, dass Aussendienstmitarbeitende und externe Partner in der Regel keinen Zugriff auf die aktuellen Versionen von Dateien haben, wenn diese nur per E-Mail verschickt werden. Das erschwert ihnen die Arbeit natürlich erheblich.

Leider war der E-Mail-Versand von Dateien aber noch nicht alles – denn Sie benutzen in Ihrer Firma auch noch die gute alte File-Ablage. Die meisten Ablagen hören auf den Namen "G:". Dort kann jeder Mitarbeitende wichtige Daten hinterlegen … und zwar nach einem eigenen System, sodass ausser ihm selbst meist niemand mehr etwas findet! Abgesehen natürlich von Dateien, die man nicht finden soll – bei der File-Ablage lässt sich schliesslich der interne Zugriff nur schwer reglementieren, sodass Informationen schnell dort landen können, wo sie eigentlich nicht hingehören.

Da hat der Samichlaus also so einiges zu beanstanden und somit könnten Sie sich ein neues Dokumenten-Management-System eigentlich abschminken – oder etwa doch nicht?

Auch der Samichlaus weiss gute Software zu schätzen

Der Samichlaus bestraft zwar die Unartigen, aber zum Glück ist er im Grunde ein gutmütiger Kerl. Wenn Sie also Besserung geloben, dann hat er sicher auch etwas für Sie im Sack: Microsoft Teams! Mit Microsoft Teams gehören E-Mail-Anhänge und die lästige Suche in der File-Ablage endlich der Vergangenheit an. Das ist aber bei Weitem noch nicht alles, was diese „Schaltzentrale“ für die Arbeit im Team zu bieten hat. Wie der Name schon sagt, will Microsoft mit der Software die Arbeit in Gruppen erleichtern und effizienter machen.

Das fängt bereits bei der Kommunikation an – Microsoft Teams besitzt einen hierarchisch gegliederten Chat, bei dem selbst bei vielen Teilnehmern stets die Übersicht gewahrt bleibt. Zudem sind selbstverständlich auch private Chats sowie Telefon- und Videokonferenzen möglich. Das Herzstück von Teams ist aber die vollständige Integration in Office 365. Dadurch ist es möglich, auf die in der Cloud gespeicherten Daten von Word, Excel, PowerPoint, OneNote, SharePoint, Power BI und weitere Cloud-Apps, auch von Drittanbietern, zuzugreifen. Und natürlich unterstützt Teams auch die aus Office 365 bekannte Versionierung und Zugriffssteuerung für Dateien. So haben alle Mitarbeitenden und Partner jederzeit die aktuellen Dateien zur Hand und können problemlos mit Kolleginnen und Kollegen an anderen Standorten oder in anderen Zeitzonen zusammenarbeiten.

Teams IntegrationDer Samichlaus meint es gut: Zahlreiche Integrationen sind Out-of-the-Box dabei.

Darüber hinaus lässt sich Teams an die jeweiligen Gegebenheiten anpassen und bei Bedarf um externe Programme erweitern. Teams bietet dabei die gleichen hohen Sicherheitsstandards wie Office 365 und unterstützt die Mitarbeitenden bei der Einhaltung der unternehmensinternen Regelungen. Mit Microsoft Teams gibt es also keinen Grund mehr, sich vor der Fitze des Schmutzli zu fürchten.

Effizienter Arbeiten – mit UPGREAT und Microsoft Teams

Hat Ihnen der Samichlaus Microsoft Teams in den Stiefel gesteckt? Dann dürfen Sie sich auf ein ganz neues Gefühl bei der Zusammenarbeit freuen. Und damit bei der Umstellung alles reibungslos funktioniert, hat uns der Samichlaus beauftragt, Ihnen zu helfen! Die Experten von UPGREAT wissen, worauf es bei einer so weitreichenden Veränderung im Unternehmen ankommt und entwickeln gemeinsam mit Ihnen ein durchdachtes Konzept, das auf die individuelle Situation in Ihrem Unternehmen abgestimmt ist. Selbstverständlich kümmern wir uns auch um die weitere Umsetzung und stehen Ihnen jederzeit gerne beratend zur Seite. Also, sagen Sie dem Schmutzli, dass er die Fitze wegstecken soll, und führen Sie mit UPGREAT und Microsoft Teams Ihre Firma in die digitale Zukunft!

Topics: Office 365, DMS, Fileablage, Microsoft Teams

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