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Die Dateiablage organisieren – eine Sisyphusaufgabe?

Daten werden in Unternehmen, Organisationen und öffentlichen Verwaltungen heutzutage in der Regel elektronisch gespeichert. Die Vorteile dafür liegen klar auf der Hand: Es gibt keine riesigen Papierberge mehr und die Daten sind jederzeit abrufbar, können problemlos angepasst werden und stehen allen Zuständigen zur Verfügung. Allerdings stellt sich – auch angesichts jährlich wachsender Datenmengen – die Frage, wie sich die Daten am effektivsten organisieren lassen.

Leider wurde dieses Thema lange Zeit viel zu wenig beachtet, sodass sich vielfach ein Datenberg bilden konnte, der die Vorteile der digitalen Dokumente weitgehend zunichtemacht. Ob auf dem Server oder in der Cloud, bei einer riesigen Sammlung von Ordnern und Dateien, die uneinheitlich benannt sind, geht die Übersicht verloren und die Mitarbeitenden verbringen viel zu viel Zeit damit, die gewünschten Daten zu suchen. Wie also lässt sich die Dateiablage besser organisieren? 

Ordnung nach Hierarchien

Eine denkbare Variante ist eine Strukturierung entlang der Hierarchie im Unternehmen beziehungsweise in der Organisation. So gibt es beispielsweise einen Bereich für die Geschäftsleitung, einen für das Kerngeschäft und einen für unterstützende Aufgaben. Diese Herangehensweise sorgt für mehr Übersicht und somit für mehr Effizienz bei der Arbeit, da Mitarbeitende schneller die Dateien finden, die sie benötigen. Zudem ist mit dieser Aufteilung auch gleich ein weiterer Punkt einer Dateiablage grundlegend abgedeckt: die Zugriffsverwaltung. Daten, die zum Beispiel nur für die Geschäftsleitung bestimmt sind, können auch nur von dieser abgerufen werden.

Allerdings hat dieses System den Nachteil, dass es gerade im Bereich des Kerngeschäfts meist zu grob ist und nicht wirklich die Arbeitsabläufe widerspiegelt, was zu Lasten der Effizienz geht. Darüber hinaus lassen sich Dateien nicht immer eindeutig einem Bereich zuordnen oder sie werden in mehreren Bereichen benötigt, was sich mit dieser Art der Strukturierung aber nur schwer abbilden lässt. 

Ordnung nach Abläufen 

Eine weitere Möglichkeit ist die Organisation der Dateiablage entlang der Prozesse im Unternehmen. Da sich diese Variante an den tatsächlichen Arbeitsabläufen orientiert, ist eine wirksame Verwaltung der Daten sichergestellt – die Dateien werden jeweils den Bereichen der Abteilungen zugeordnet, die sie benötigen, also etwa dem Marketing, dem Vertrieb oder dem Kundendienst. Das steigert die Effizienz innerhalb der Abteilungen, erschwert allerdings auch die Zusammenarbeit zwischen den einzelnen Unternehmensbereichen, da Dateien ausserhalb der eigenen Abteilung nicht direkt auffindbar oder sogar gar nicht erst verfügbar sind.

Ordnung nach Projekten

Eine dritte Variante, die vielfach zum Einsatz kommt, ist die Organisation nach Kunden beziehungsweise Projekten. Auf diese Weise sind alle Daten, die für einen Kunden oder ein Projekt relevant sind, an einem Ort zusammengefasst und alle zuständigen Abteilungen und Mitarbeitenden haben Zugriff darauf. Das ermöglicht ein effizientes Arbeiten an den jeweiligen Projekten, kann allerdings auch zu Problemen führen, wenn sich etwa ein Projekt in eine neue Richtung entwickelt. Dann müssen unter Umständen neue Mitarbeitende eingebunden werden, für andere kommen im jeweiligen Projektbereich Dateien hinzu, die für sie nicht relevant sind. Zudem erschwert diese Art der Organisation, sich einen Gesamtüberblick zu verschaffen und Geschäftszahlen zu aggregieren, da die entsprechenden Daten auf verschiedene Bereiche verteilt sind.

Die perfekte Mischung?

Neben den drei oben genannten Ansätzen gibt es auch die Möglichkeit, eine Mischung aller drei Varianten einzusetzen, indem beispielsweise neben einer projektbezogenen Organisation noch ein Bereich für die Geschäftsleitung angelegt wird. Selbstverständlich sind hier auch andere Kombinationen denkbar, sodass sich die Struktur der Dateiablage recht genau auf die Bedürfnisse und Voraussetzungen im Unternehmen abstimmen lässt. Leider hat das allerdings auch meist zur Folge, dass das System relativ unübersichtlich wird, was natürlich dem eigentlichen Zweck einer gut strukturierten Dateiablage widerspricht. 

Die glorreichen Sieben 

Ein wichtiger Punkt für alle Varianten ist eine Organisationsstruktur, die auf sämtlichen Ebenen übersichtlich gestaltet ist. Studien haben ergeben, dass die meisten Menschen bei Arbeitsabläufen maximal sieben Informationsblöcke verwalten können. Dementsprechend sollte jede Ebene der Dateiablage höchstens sieben Ordner umfassen, damit die Übersicht gewahrt bleibt. Es ist also sinnvoll, bei der Struktur eher in die Tiefe als in die Breite zu gehen.

Perfekt organisiert – mit SharePoint

Wie Sie sehen, gibt es verschiedene Ansätze, eine Dateiablage zu organisieren, die alle gewisse Vorteile bieten, allerdings auch Nachteile haben. Eine wirklich optimale Lösung lässt sich auf diesem Weg also nur schwerlich erreichen. Als Alternative stehen Dokument-Management-Systeme, kurz DMS, zur Verfügung, von denen SharePoint von Microsoft sicherlich das bekannteste und geläufigste ist.

SharePoint macht eine Dateiablage im klassischen Sinne überflüssig, da es alle Daten zentral speichert. Die Dateien werden dabei nicht in einem Ordnersystem verwaltet, sondern mit Metadaten angereichert – so können sie etwa bestimmten Abteilungen, Personen, Projekten oder Kunden zugeordnet werden. In Kombination mit der leistungsstarken Suchfunktion und den Bibliotheken, in denen gleichartige Daten zusammengefasst werden, lassen sich Dateien auf diese Weise innerhalb kürzester Zeit auffinden.

Dank einer wirksamen Zugriffskontrolle und einer zuverlässigen Versionierung der Dateien ist zudem sichergestellt, dass SharePoint alle Anforderungen in Sachen Datensicherheit und Compliance erfüllt. Darüber hinaus ermöglicht SharePoint einen ortunabhängigen Zugriff auf die Daten sowie das gemeinsame Arbeiten an Dokumenten, sodass sich festhalten lässt: SharePoint ist einer klassischen Dateiablage in allen Punkten klar überlegen.

Perfekt beraten – mit UPGREAT

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Topics: SharePoint, Dokumenten-Management, Fileablage