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Angst vor der Ressourcen-Planung? Damit ist jetzt Schluss!

Durch die stets wachsende Bedeutung der IT für den Geschäftsbetrieb in den meisten Unternehmen nimmt auch die Komplexität von IT-Projekten immer weiter zu. Was früher vielleicht noch mit einer Handvoll Entwickler über einige Tage oder Wochen zu stemmen war, erfordert mittlerweile häufig mehrere Teams, die über Monate beschäftigt sind. Dementsprechend hat auch die Planung solcher Projekte an Bedeutung gewonnen.

Entscheidend für den Erfolg ist hier zum einen ein Projektleiter, der seine Aufgaben gewissenhaft erfüllt. Zum anderen muss aber auch eine umfassende Ressourcen-Planung und -Verteilung stattfinden. Und gerade hier hapert es in vielen Unternehmen, denn sehr oft kommen noch Werkzeuge zum Einsatz, die alles andere als zeitgemäss sind. Zum Glück gibt es nun aber eine Lösung, die dank einer Vielzahl von Funktionen die Ressourcen-Planung zum Kinderspiel macht: Hub Planner.

Die Situation heute? Eher von gestern!

Wenn es um die Ressourcen-Planung geht, war die Begeisterung der Verantwortlichen bisher meist äusserst verhalten. Schaut man sich die üblichen Verfahren einmal näher an, ist das allerdings auch durchaus verständlich. Riesige Excel-Tabellen mit mehreren Reitern und zahllosen Verweisen, in die mühevoll die entsprechenden Daten überführt werden müssen, sorgen nun mal nicht unbedingt für Übersicht. Whiteboards und Magnettafeln sind sogar noch unpraktischer, denn hier lassen sich die im System vorhandenen Daten, wie etwa Milestone-Termine oder Arbeits- und Urlaubszeiten, gar nicht abrufen. So artet jede Aktualisierung in einen beträchtlichen Aufwand aus, zudem ist die Fehleranfälligkeit sehr hoch.

Angesichts dieser fast schon antiquiert wirkenden Methoden ist es daher nicht verwunderlich, dass die Ressourcen-Planung in den meisten Unternehmen äusserst stiefmütterlich behandelt wird. Darüber hinaus ist sie durch den hohen Aufwand sehr ineffizient und wird somit zu einem nicht zu vernachlässigenden Kostenfaktor.

Was braucht der Projektleiter – und das Team?

Wie in unserem Blog-Beitrag zur Bedeutung des Projektleiters beschrieben, laufen beim Projektverantwortlichen alle Fäden zusammen. Dementsprechend ist es für ihn natürlich sehr wichtig, jederzeit einen Überblick über die vorhandenen und benötigten Ressourcen zu haben. Nur so kann er zuverlässig einschätzen, ob bestimmte Termine oder andere Vorgaben mit den derzeit verfügbaren Ressourcen einzuhalten beziehungsweise zu erfüllen sind. Selbstverständlich müssen die Daten dabei jederzeit auf dem aktuellen Stand sein, sonst ist eine wirksame Planung eigentlich nicht möglich. Zudem helfen diese Daten dem Projektleiter, die vier Elemente des Magischen Vierecks – Kosten, Zeit, Qualität und Inhalt – in ein ausgewogenes Verhältnis zu bringen.

Für die am Projekt beteiligten Teams ist eine exakte Ressourcen-Planung ebenfalls sehr hilfreich, denn so lässt sich die Arbeit leichter aufeinander abstimmen. Hat ein Team beispielsweise früher als erwartet eine Aufgabe abgeschlossen und verfügt somit über freie Kapazitäten, kann es sofort zur Unterstützung eines anderen Teams eingesetzt werden. Darüber hinaus ermöglicht die genaue Erfassung der Daten eine bessere Abstimmung bei Urlaubszeiten und Ähnlichem.

Hub Planner sorgt für Übersicht

Wie Sie sehen, sind die Anforderungen an eine Software zur Ressourcen-Planung also recht hoch – aber Hub Planner erfüllt diese nicht nur, sondern bietet darüber hinaus noch weitere Funktionen und ein äusserst übersichtliches Interface.

Herzstück der Anwendung ist die Planungsübersicht, in der sämtliche Termine, Ziele und Ressourcen erfasst werden. So können Sie stunden-, tages-, wochen- oder monatsweise planen und die verfügbaren Ressourcen zuweisen – und zwar ganz einfach per Drag-and-Drop. Die sogenannte „Heat Map“ hilft Ihnen dabei, stets den Überblick zu behalten. Dabei handelt es sich um eine Art „Wärmeanzeige“, die mit Hilfe von Farbabstufungen den Grad der Auslastung grafisch darstellt. So können Sie auf einen Blick erkennen, ob es irgendwo Engpässe oder Leerlauf gibt. Selbstverständlich passt sich die Heat Map nach Änderungen automatisch an und lässt sich entsprechend Ihrer Bedürfnisse konfigurieren. So ergibt sich jederzeit eine umfassende Übersicht, die Ihnen über das gesamte Projekt hinweg eine effiziente Ressourcen-Planung ermöglicht – selbst dann, wenn sich im laufenden Projekt umfangreiche Änderungen ergeben.

Hubplanner

Ein weiterer Vorteil von Hub Planner ist die Möglichkeit der Integration in bestehende Systeme und Plattformen wie etwa Basecamp und Zapier. Mit der vorhandenen API lässt sich Hub Planner aber grundsätzlich mit fast jeder Plattform verknüpfen, sodass Sie Daten aus Ihrem System direkt überführen können. Das spart nicht nur Zeit und Kosten, sondern reduziert auch deutlich die Fehleranfälligkeit.

Zusätzlich bietet Hub Planner 

eine Zeiterfassung sowie ein Tool für die Urlaubsplanung. Mit Hilfe der Buchungskategorien können Sie zudem auf einen Blick erkennen, welche Aufgaben in einem Slot bearbeitet werden, die Abrechnungssätze erlauben es Ihnen, die geplanten und tatsächlichen Kosten im Auge zu behalten.

Mit UPGREAT in eine erfolgreiche Zukunft

Haben die Möglichkeiten von Hub Planner Sie neugierig gemacht? Dann wenden Sie sich gerne vertrauensvoll an einen unserer Experten. Gemeinsam mit Ihnen klären wir ab, wie sich Hub Planner in Ihr bestehendes System integrieren lässt und wie Sie auf diese Weise Ihre Ressourcen-Planung effizienter gestalten können. Im Anschluss kümmern wir uns um die technische Umsetzung, sodass Sie sich weiter aufs Tagesgeschäft konzentrieren können. Selbstverständlich berücksichtigen wir dabei auch die individuellen Voraussetzungen und Gegebenheiten in Ihrem Unternehmen. Lassen auch Sie sich von unseren umfassenden Leistungen und von unserem erstklassigen Service überzeugen!