Steht ein neues IT-Projekt an, kommen sehr schnell verschiedene Fragen auf: Welche Hardware soll angeschafft werden? Welche Anwendungen werden benötigt? Wie lässt sich das Projekt in die bestehende Infrastruktur integrieren? Wie müssen die Schulungen für die Mitarbeitenden aufgebaut sein? Das alles sind natürlich berechtigte Fragen, aber sie verdeutlichen vor allem eines: Bei den allermeisten IT-Projekten ist ein Projektleiter erforderlich, der für einen möglichst reibungslosen Ablauf sorgt und darauf achtet, dass die gesetzten Ziele erreicht werden.
Leider haben viele Unternehmen die Notwendigkeit eines Projektleiters noch nicht erkannt und legen die Verantwortung für IT-Projekte in mehrere Hände oder – schlimmer noch – bestimmen gar keinen Verantwortlichen. Das führt regelmässig zu Problemen. In diesem Artikel schreibe ich darüber, welche Aufgaben ein Projektleiter in der IT übernimmt und wie er zum Erfolg des Projekts beiträgt.
Was macht eigentlich ein IT-Projektleiter?
Wie der Name schon sagt, ist ein Projektleiter für die Leitung eines Projekts zuständig – aber was bedeutet das genau? Nun, zunächst einmal heisst das, dass der Projektleiter stets den Überblick über das Projekt haben muss. Er muss also wissen, welche Teile bereits abgeschlossen sind, welche derzeit bearbeitet und getestet werden und welche noch ausstehen. Darüber hinaus achtet er auf die Einhaltung von Terminen und den Kosten und Budgets, sodass er eingreifen kann, wenn das Projekt vom Plan abweicht.
Bereits diese Aufgaben sind bei einem IT-Projekt meist schon sehr anspruchsvoll, denn technische Beschränkungen sowie sich ändernde Ansprüche und Voraussetzungen führen häufig dazu, dass bestimmte Teile des Projekts nachträglich angepasst werden müssen. Ein Projektleiter in der IT muss allerdings noch sehr viel mehr leisten.
So ist er zum Beispiel dafür verantwortlich, die Anforderungen der verschiedenen Abteilungen zu bündeln und unter einen Hut zu bringen. Dabei muss er die Anforderungen in die Sprache der Entwickler „übersetzen“. Wünscht sich die Marketing-Abteilung etwa eine „übersichtliche Darstellung der Kundendaten“, mag das für die Verantwortlichen aus der Abteilung eine klare und eindeutige Aussage sein. Die Entwickler werden damit allerdings wenig anfangen können, denn was ist eine „übersichtliche Darstellung“? Und welche Kundendaten sind überhaupt relevant?
Bereits an diesem kleinen Beispiel können Sie erkennen, wie schwierig es mitunter ist, allgemeine Anforderungen in ein funktionierendes Konzept zu überführen. Hinzu kommt, dass IT-Projekte schnell eine derart hohe Komplexität erreichen, dass Behelfs- und Übergangslösungen nötig oder sogar ganze Teile des Projekts verworfen und neu entwickelt werden. Ohne einen Steuermann, der in solchen Situationen den Überblick behält, kann das Ganze schnell im Chaos enden. Das gilt umso mehr, wenn es sich um ein Projekt mit verschiedenen Teilbereichen handelt, die weitgehend unabhängig voneinander entwickelt werden. Ohne einen Projektleiter, der die Arbeiten in den einzelnen Bereichen koordiniert, funktionieren am Ende vielleicht die einzelnen Bestandteile, nicht aber das Projekt als Ganzes. Und Fehler, die im Nachhinein behoben werden müssen, haben vor allem eines zur Folge: hohe Kosten und viel Aufwand.
Wie findet man den richtigen Projektleiter?
Wie Sie sehen, ist ein IT-Projektleiter also alles andere als „unnötig“ oder „Geldverschwendung“. Er trägt zum Erfolg eines Projektes bei. Aber auf welche Eigenschaften sollten Sie bei der Wahl eines Projektleiters für Ihre IT-Projekte achten?
Zunächst einmal braucht ein Projektleiter in der IT natürlich dieselben Eigenschaften, die auch ein „normaler“ Projektleiter haben sollte: Organisationstalent, Führungsstärke und gute Kommunikationsfähigkeiten. Schliesslich laufen bei ihm alle Fäden des Projekts zusammen, er muss daher stets den Überblick behalten und klare Anweisungen geben sowie ebensolche Berichte liefern. Zusätzlich muss er darauf achten, die vier Elemente des Magischen Vierecks entsprechend der Projektvorgaben im Gleichgewicht zu halten. Das erfordert ein hohes Mass an Flexibilität, denn wie weiter oben bereits erwähnt, treten bei einem Grossteil der IT-Projekte unerwartete Probleme auf oder es müssen nachträglich Änderungen vorgenommen werden.
Darüber hinaus sollte ein IT-Projektleiter auch über umfangreiches Fachwissen verfügen. Andernfalls kann er nur schwerlich als Bindeglied zwischen den betroffenen Abteilungen und den Entwicklern dienen. Zusätzlich muss er in der Lage sein, bei auftretenden Problemen ad hoc Entscheidungen zu treffen – und das ist natürlich nur möglich, wenn er die Materie und die entstandenen Schwierigkeiten versteht.
Ausgereifte IT-Lösungen – mit UPGREAT
Leider ist es oft schwierig, im Unternehmen eine Person mit den nötigen Qualifikationen zu finden, die für die Betreuung eines Projekts abgestellt werden kann. Sollten in Ihrem Unternehmen Veränderungen der IT anstehen, müssen Sie sich aber zum Glück keine Gedanken um einen Projektleiter machen – denn mit UPGREAT haben Sie den idealen Partner gefunden. Wir übernehmen sämtliche Aufgaben, von der Planung über die Bereitstellung der Hard- und Software bis hin zur Wartung der Geräte und der Schulung Ihrer Mitarbeitenden. Selbstverständlich binden unsere Experten Sie während der Planungsphase ein, sodass wir Ihnen eine durchdachte und auf die Situation in Ihrem Unternehmen abgestimmte Lösung präsentieren können. Alles Weitere übernehmen dann wir – und mit unserem Projektleiter haben Sie stets einen festen Ansprechpartner, der sich um Ihre Anliegen kümmert.
