Dokumentenmanagement statt klassischer Fileablage: Ist die Zeit reif für einen Umstieg?

Auch wenn es oft noch an der Umsetzung hapert: Die Zeiten sind passé, in denen kunden- und projektbezogene Daten oder Dokumente vor allem lokal gespeichert wurden. Im Laufe der letzten Jahre haben die meisten Unternehmen erkannt, dass die Nutzung einer gemeinsamen Fileablage in der Cloud sowie die Speicherung von Kundendaten in einer zentralen Datenbank zahlreiche Vorteile mit sich bringen. Von einem idealen Umgang mit den zu verwaltenden Daten sind viele Unternehmen jedoch noch Lichtjahre entfernt: Vorgänge wie das Suchen nach bestimmten Inhalten, das Archivieren von E-Mails oder die gemeinsame Arbeit an Dokumenten gestalten sich oft wenig transparent und daher zeitaufwendig und fehleranfällig. Kann ein gutes Document Management System (DMS) hier Abhilfe schaffen? Auf jeden Fall!

Dokumentenmanagement mit SharePoint

Der Funktionsumfang eines DMS geht – anders als der Name vermuten lässt – zumeist weit über das blosse „Verwalten“ von Dateien hinaus. Dies wird deutlich, wenn man die wichtigsten DMS-Funktionalitäten von Microsoft SharePoint mit der klassischen Fileablage vergleicht:

• Ortsunabhängiger Zugriff

  Der Zugriff auf SharePoint und die dort gespeicherten Dateien kann sowohl von stationären als auch von mobilen Endgeräten erfolgen. Dank webbasierter Komponenten ist die Bearbeitung von Dokumenten auch ohne die lokale Installation eines Textverarbeitungsprogramms möglich.

• Zentrale Speicherung aller Informationen

  Statt einer separaten Speicherung unterschiedlicher Datei-/Datentypen in einer undurchsichtigen Ordnerstruktur stellt SharePoint eine zentrale, offene Struktur bereit.
  
  

• Schnelles Finden von Inhalten

  Dank der zentralen Datenspeicherung und einer effektiven Suchfunktion, die sowohl Metadaten als auch Dateiinhalte einbezieht, können Suchanfragen deutlich schneller verarbeitet werden.
  
  

• Dokumenten-Organisation

  Dokumente können im Rahmen von Bibliotheken zusammengefasst und nach Inhaltstypen unterschieden werden. Interessant ist auch die Möglichkeit, so genannte „Workflows“ zu erstellen, die eine automatisierte Abfolge von Aktionen beinhalten.
  
  

• Datei-Versionierung

  Bibliotheken und Listen können in SharePoint versioniert werden, um Änderungen detailliert nachverfolgen und bei Bedarf rückgängig machen zu können.
  
  

• Gemeinsame Arbeit an Dokumenten

  SharePoint ermöglicht das zeitgleiche Bearbeiten eines Dokuments durch mehrere angemeldete Nutzer. Dies gilt sowohl für Word-Dokumente und Excel-Tabellen als auch für PowerPoint-Präsentationen und OneNote-Notizbuch-Einträge.

Aus der zentralen Speicherung und gemeinsamen Nutzung von Business-Daten ergeben sich fast zwangsläufig Sicherheitsbedenken: Ist hier die Gefahr unbefugter Zugriffe nicht höher als bei der lokalen Fileablage? Dank Mechanismen wie dem Einrichten von nutzerspezifischen Zugriffsrechten auf mehreren Ebenen bis hinunter zur Dateiebene, einer optional einstellbaren Dokumentgenehmigung vor der Veröffentlichung sowie den bereits erwähnten Rückverfolgungsmöglichkeiten der versionierten Dokumente kann diese Frage mit einem klaren „Nein“ beantwortet werden.

Ein starkes Team: SharePoint und skybow

Die genannten Vorteile zeigen deutlich, dass der Umstieg von der konventionellen Fileablage zu Datenspeicherung unter Verwendung eines DMS massgeblich zur effizienteren Gestaltung von Arbeitsabläufen beiträgt. Wir unterstützen unsere Kunden entweder beim Umzug ihrer Daten in die Cloud und/oder bei der Implementierung und Einführung von SharePoint.

Indem wir Sharepoints DMS-Funktionalitäten mit den Solution Accelerators von skybow kombinieren, erweitern wir sie unter anderem um:

• Ein noch effektiveres Information Management dank kundenspezifischer, digitaler Dossiers
• Eine dem Windows-Explorer ähnliche Ordnerstruktur
• Komfortablere Möglichkeiten des Hochladens und Verschiebens einer oder auch mehrerer Dateien – unter anderem per Drag and Drop

Wir stellen stets die individuellen Bedürfnisse unserer Kunden in den Mittelpunkt, für die wir uns mit Engagement und tief greifendem Fachwissen einsetzen. Indem wir für Sie eine DMS-Lösung erstellen, die Ihre gesamte IT-Infrastruktur, aber auch die Arbeitskraft Ihrer Mitarbeiter deutlich entlastet, möchten wir zu Ihrem unternehmerischen Erfolg beitragen.

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