Ist SharePoint das bessere Dokumentenmanagement-System?

André Meier
5. Jun 2020 | 3 Min. Lesezeit
Themen: Microsoft SharePoint, DMS, Microsoft 365

Durch die Digitalisierung liegen geschäftliche Dokumente immer häufiger nur noch in elektronischer Form vor. Das bietet viele Vorteile, denn so lässt sich beispielsweise der Zugriff einfacher regulieren, zudem gehen Dokumente nicht so schnell verloren. Um diese Vorteile nutzen zu können, müssen die wachsenden Datenberge aber sinnvoll verwaltet werden.

Dabei kommt in der Regel ein Dokumentenmanagement-System, kurz DMS, zum Einsatz. Dieses erlaubt etwa die Versionierung von Dateien, die Ablage von Dokumenten in einer festen Struktur und die Archivierung von Daten nach bestimmten Vorgaben. Neben spezialisierten DMS-Lösungen steht Unternehmen mit SharePoint von Microsoft eine weitere Variante zur Wahl, die für die Dokumentenverwaltung eingesetzt werden kann – aber ist die Verwendung von SharePoint wirklich sinnvoll? Kann das Microsoft-365-Produkt eine dezidierte DMS-Lösung tatsächlich ersetzen? Wir verraten es Ihnen!

Eine Frage der Ausrichtung

Die Frage, welches DMS-Tool das Beste ist, lässt sich kaum allgemeingültig beantworten, denn die Anforderungen sind von Unternehmen zu Unternehmen sehr verschieden. Die meisten anderen DMS-Lösungen unterscheiden sich allerdings in einem wichtigen Punkt sehr deutlich vom Microsoft-Produkt: Sie sind in der Regel hochspezialisiert, während SharePoint eher eine Art „Generalist“ ist. Konkret bedeutet das, dass sich die spezialisierten Tools normalerweise sehr exakt auf die Abläufe im Unternehmen abstimmen lassen – sie sind auf Effizienz getrimmt und sollen die Arbeitsabläufe so weit wie möglich beschleunigen.

SharePoint erleichtert die Abläufe natürlich ebenfalls und hilft so, die Effizienz zu erhöhen – das zentrale Element ist hier allerdings eher die Zusammenarbeit im Unternehmen. Informationen wie Dokumente, aber auch Termine, Berichte, Knowledge-Base-Einträge und vieles mehr, sollen für alle betroffenen Mitarbeitenden zugänglich sein und können von diesen – gemeinsam – bearbeitet und genutzt werden. Damit fügt sich SharePoint in das übergeordnete Nutzungskonzept von Microsoft 365 ein, das natürlich weit über das Dokumentenmanagement hinausgeht. Letztlich ist die Entscheidung zwischen SharePoint und einer klassischen DMS-Lösung also eine Frage der Ausrichtung. Benötigen Sie ausschliesslich ein DMS, ist ein hochspezialisiertes Tool womöglich das Richtige für Sie. Wollen Sie dagegen, dass sich Ihr DMS in eine übergeordnete IT-Strategie einfügt, die auf den Austausch und die Verfügbarkeit von Informationen baut, ist SharePoint sicherlich die bessere Wahl.

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Die Vorteile von SharePoint

Ein DMS-Tool mag in einigen Punkten etwas effizienter sein als SharePoint – dafür bietet das Microsoft-Produkt aber verschiedene andere Vorteile, die es als DMS-Lösung für Firmen interessant machen. Die oben erwähnte Ausrichtung auf die Zusammenarbeit im Unternehmen, bei der Daten und Informationen aller Art bereitgestellt werden, ist dabei nur ein Punkt unter vielen. So fügt sich SharePoint dank bekannter Benutzeroberfläche und Systematik problemlos in die täglichen Arbeitsabläufe der Nutzer ein, ohne dass Schulungen in grösserem Umfang nötig werden. Verwenden Sie bereits Microsoft 365, ist zudem eine Integration in die bestehende Systemlandschaft automatisch gegeben oder dank Standardisierung ohne weiteres möglich. Bei spezialisierten DMS-Lösungen sind dafür hingegen gesonderte Schnittstellen nötig, die gegebenenfalls erst erstellt werden müssen.

Hinzu kommt, dass auch für SharePoint das umfassende Sicherheitskonzept von Microsoft 365 gilt und sensible geschäftliche Daten daher bestens vor unberechtigtem Zugriff geschützt sind – ohne Mehraufwand. Darüber hinaus besteht so nicht die Gefahr, durch neue Schnittstellen, die für die Integration nötig sind, neue Sicherheitslücken zu schaffen.

Mit Struktur zum Erfolg

Ein DMS ist zwingend nötig, wenn Sie Ihre geschäftlichen Dokumente effektiv verwalten wollen – es ist allerdings auch kein magisches Tool, das Ihre Dokumente wie von Zauberhand sortiert und ablegt. Für eine sinnvolle Organisation der Dokumente ist eine durchdachte Datenstruktur erforderlich. Hier bietet Ihnen SharePoint drei Ansatzpunkte, die Ihnen eine überlegte Gestaltung erlauben. Da wären zum einen die bekannten Möglichkeiten, die Dokumentenbenennung und die Ordnerstruktur. Mit einer systematischen Namensvergabe und einer Ordnerstruktur, die zu den Abläufen in Ihrem Unternehmen passt, können Sie bereits sehr viel erreichen. Zusätzlich habe Sie bei SharePoint aber noch die Option, Daten über Inhaltstypen beziehungsweise Metadaten zu organisieren. Auf diese Weise werden die Inhalte der Dokumente einbezogen und erleichtern unter anderem die Suche und die automatisierte Verarbeitung.

In Verbindung mit den zahlreichen Vorlagen, die Microsoft 365 bietet und die sich natürlich individuelle anpassen lassen, ergibt sich so eine sehr ausgereifte und umfassende Möglichkeit zur Datenstrukturierung.

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Wollen Sie mehr über SharePoint als DMS wissen oder planen den Einsatz von SharePoint in Ihrem Unternehmen, stehen wir Ihnen mit Expertise und Erfahrung zur Seite. Mit unserem DMS-Konzept erhalten Sie eine Lösung, die alle gesetzlichen Vorgaben zur Aufbewahrung erfüllt und zugleich für mehr Effizienz und bessere Zusammenarbeit im Unternehmen sorgt. Selbstverständlich beziehen wir dabei die individuellen Ansprüche Ihres Unternehmens ein, sodass Sie am Ende ein Ergebnis erhalten, das exakt zu Ihren Bedürfnissen passt. Lassen Sie sich von uns beraten – unsere Experten nehmen sich gerne Zeit für Sie!

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André Meier

Geschrieben von André Meier

Neue Herausforderungen sind meine Leidenschaft! Genau deshalb bin ich ein begeisterter UPGREATler. Mitzuerleben wie wir äusserst innovative Software bei unseren Kunden zu echtem, greifbarem Mehrwert führen, begeistert mich jeden Tag aufs Neue!

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