Die Mitarbeitenden im Büro mit aktuellen Informationen zu versorgen, ist einfach. Der eigene Computer ist ein ständiger Begleiter und die zentrale Unternehmensplattform zeigt Neuigkeiten direkt auf dem Dashboard an. Doch wie gelangen Informationen zu Mitarbeitenden, die nicht im Büro arbeiten? Die schreibtischlosen Mitarbeitenden sind oftmals aussen vor, wenn es darum geht, unternehmensrelevante Informationen zugänglich zu machen. Sollen Sie jetzt wieder wöchentliche Info-Blättchen drucken und verteilen oder hat die Digitalisierung eine bessere Lösung im Angebot?
Die Herausforderung: Informationen optimal bereitstellen und verteilen
In den letzten Jahren hat sich das zentrale und digitale Unternehmensportal für die Bereitstellung von Informationen etabliert. Dies hat nicht nur die Vorteile, sondern auch die Nachteile einer solchen Lösung aufgezeigt. Während Ihre Mitarbeitenden, die permanent Zugriff auf einen eigenen Rechner am Arbeitsplatz haben, optimal mit Informationen versorgt sind, bricht der Informationsfluss zu den Frontline-Mitarbeitenden abrupt ab.
Zu den Frontline-Mitarbeitenden gehören alle die Gruppen, die primär abseits des Computers arbeiten. Abhängig von der Form Ihres Unternehmens betrifft dies eventuell sogar die Mehrheit Ihrer Mitarbeitenden. Digitale Kommunikationslösungen wie E-Mails, Newsletter, soziale Intranets und ähnliche Optionen erreichen diese Mitarbeitenden nur sehr schwer. Entweder müssten diese Mitarbeitenden abseits der Arbeit privat Zeit investieren oder sich um einen Zugang in Ihrem Unternehmen bemühen. Beide Lösungen sind nicht optimal.
Der Informationsfluss zu diesen Gruppen ist jedoch ebenso wichtig wie zu den Mitarbeitenden im Büro. Ist hier ein Bruch vorhanden, fühlen sich die Frontline-Mitarbeitenden schnell ausgegrenzt. Ausserdem ist ein fehlender Fluss von Informationen auch hinderlich, wenn Sie wichtige Hinweise an Ihre Mitarbeitenden herantragen möchten. Es ist somit im Interesse aller Beteiligten, wenn Sie Informationen möglichst effizient im Unternehmen verteilen.
Microsoft 365 als Basis einer Employee App
Employee Apps sind die Antwort auf die genannten Probleme. Diese Apps sind unternehmensinterne Informationswerkzeuge, die ganz auf den mobilen Einsatz ausgerichtet sind. Sie nutzen diese Apps für alle interessanten Informationen, die Sie Ihren Mitarbeitenden bereitstellen möchten. Darüber hinaus bieten diese Employee App auch Kommunikationsmöglichkeiten, sodass sich Ihre Mitarbeitenden austauschen können.
Ein Vorteil der modernen digitalen Technik ist, dass sich die Probleme häufig mit „Bordmitteln“ und etwas Kreativität lösen lassen. Tatsächlich gilt dies auch in diesem Fall. Microsoft 365 bringt alle notwendigen Funktionen mit, um eine Employee App einzurichten. Jeder Mitarbeitende erhält sein eigenes Profil, das gleichzeitig als Login sowie für die Kontaktaufnahme im Unternehmen dient. Microsoft bietet eine grosse Auswahl als fertigen Modulen, mit denen Sie dann die Employee App in Microsoft 365 zusammenstellen. Dazu gehören beispielsweise eine App für die Urlaubsplanung, für Neuigkeiten oder auch ein Terminkalender.
Der zentrale Vorteil ist, dass alle Mitarbeitenden diese Informationen direkt auf das eigene Smartphone erhalten. Ein eigener digitaler Arbeitsplatz wird ebenso wenig benötigt wie eine E-Mail. Der einfache Zugang ist einer der wichtigsten Erfolgsfaktoren einer Employee App. Falls Sie sowieso Microsoft 365 nutzen, bietet sich die Nutzung der Plattform geradezu an.
Intranet & Employee App mit M365 "Boardmitteln"
Entwerfen Sie Ihre eigene Employee App und aktivieren Sie die Vorteile für Ihr Unternehmen
Eine solche Employee App hat zunächst den direkten Vorteil, dass Sie Ihre Frontline-Mitarbeitenden in den Informationsfluss integrieren. Zusätzlich bringt die Employee App eine Reihe weiterer positiver Auswirkungen mit sich. So entstehen durch die gleichberechtigte Informationsverteilung ein stärkerer Zusammenhalt sowie ein Gemeinschaftsgefühl in Ihrem Unternehmen. Weiterhin ist die Employee App ein gutes Werkzeug für das Wissensmanagement. Die Plattform hilft Ihnen dabei, Wissen sowie Erfahrungen zu speichern und unternehmensweit verfügbar zu machen.
Das ist jedoch noch nicht alles. Microsoft 365 ermöglicht die individuelle Ausgestaltung Ihrer Employee App. Microsoft 365 ist mit der Power Platform kompatibel. So können Sie über PowerApps eigene Apps entwerfen und in die mobile Plattform importieren. Eine direkte Integration aus SharePoint, Microsoft Dynamics 365 oder Salesforce ist ebenfalls möglich. PowerApps ist eine Low-Code-Plattform, sodass die Entwicklung eigener Apps einfach, kostengünstig und schnell ist.
Bei der Ausgestaltung Ihrer eigenen Employee App hilft Ihnen ein Partner für die Digitalisierung wie UPGREAT. Als Spezialist für Digitalisierungslösungen ist UPGREAT der richtige Ansprechpartner für solche Projekte. Gerade im Bereich Microsoft 365 steht UPGREAT Ihnen kompetent zur Seite, denn UPGREAT ist zertifizierter Gold Partner von Microsoft. So entsteht eine umfangreiche Employee App, die exakt zu Ihren Anforderungen passt und alle erforderlichen Funktionen für den Alltag bietet.
Haben Sie Fragen zum Thema Microsoft 365 oder einer eigenen Employee App? Nehmen Sie direkten Kontakt zu UPGREAT auf und nutzen Sie die fachkundige Beratung.
