Mit Office 365 hat Microsoft einen neuen Weg eingeschlagen – cloudbasierte Speicherung der Daten, Software-as-a-Service (SaaS), Arbeiten unabhängig von Gerät und Arbeitsplatz. All das eröffnet Unternehmen und ihren Mitarbeitenden zahlreiche neue Möglichkeiten. Allerdings werden diese viel zu oft nicht oder nicht richtig genutzt. Die Gründe dafür sind sehr unterschiedlich, haben in der Regel aber nichts mit dem Produkt an sich zu tun, sondern vielmehr mit einer fehlenden oder unpassenden Strategie für die Einführung von Office 365. Erfahren Sie jetzt welche Probleme auftreten und wie diese gelöst werden können.
Mögliche Probleme bei der Einführung...
Wie eingangs erwähnt, kann es aufgrund verschiedener Faktoren zu Problemen bei der Einführung von Office 365 kommen. Besonders häufig treten Schwierigkeiten auf, weil die Nutzer nicht ausreichend auf die Umstellung vorbereitet werden. Neue Funktionen und Möglichkeiten bleiben ungenutzt, weil die Mitarbeitenden sie schlichtweg nicht kennen oder nicht wissen, wie sie sie sinnvoll einsetzen können. Oft kommt dann noch eine gewisse Unsicherheit dazu, die die Einführung von Office 365 ausbremst – denn wer sich nicht traut, eine neue Funktion auszuprobieren, wird auch nie lernen, wie man sie verwendet.
Ein weiteres Problem ist in vielen Fällen die Ausrichtung der End-User-Adoption-Strategie. Denn allzu oft liegt der Fokus auf der technischen Anpassung der Software an die Bedürfnisse des Unternehmens. Die Mitarbeitenden, die später täglich mit den Anwendungen arbeiten müssen, und deren Bedürfnisse bleiben dagegen oft aussen vor. Wenn die Bedienung eines Programms zur lästigen Pflicht wird, dürfte es kaum jemanden überraschen, dass es nur dann zum Einsatz kommt, wenn es sich nicht vermeiden lässt. Eine alte Weisheit: Gewohnte Anwender lieben eingespielte Angewohnheiten. Und genau diese Angewohnheiten werden mit Office 365 torpediert; im Sinne des Produktes könnte man auch schreiben massiv optimiert.
Wie Sie sehen, sollte der Faktor „Mensch“ auch bei der Einführung von Office 365 keinesfalls vernachlässigt werden – sonst kann das Ganze sehr schnell zu einem Misserfolg werden. Allerdings stellt sich natürlich die Frage, wie man die oben genannten Probleme vermeiden kann.
… und deren Lösung
Auf den ersten Blick scheint die Lösung ebenso einfach wie naheliegend: Im Rahmen einer Schulung der Mitarbeitenden lernen diese Office 365 kennen und wissen dann damit umzugehen. Leider greift dieser Ansatz etwas zu kurz. Ermitteln Sie stattdessen im ersten Schritt die Anforderungen Ihres Unternehmens und Ihrer Mitarbeitenden. Denn nur, wenn Sie wissen, was Sie und Ihre Mitarbeitenden brauchen, kann auch eine passende Lösung gefunden werden.
Im Anschluss sollten Sie eine Strategie ausarbeiten, die die Ziele der Umstellung festschreibt und Massnahmen zur Schulung der Mitarbeitenden bestimmt. Beziehen Sie dabei Ihr Personal mit ein, sodass eine Strategie entsteht, die sich an den Anforderungen der Personen orientiert, die später täglich mit den Programmen arbeiten. Selbstverständlich sollten Sie aber auch unternehmensstrategische Ziele festlegen, die mit der Umstellung auf Office 365 erreicht werden sollen – etwa eine höhere Effizienz bei der Kundenbetreuung oder eine Flexibilisierung der Projektverwaltung. Mit dieser Strategie kann es dann an die eigentliche Umsetzung des Wechsels gehen, der im Idealfall direkt mit einer Schulung der Mitarbeitenden verbunden wird.
So können Sie die vielen Vorteile von Office 365, wie etwa die Möglichkeit, standortunabhängig auf jedem Gerät zu arbeiten, das zentrale Speichern, Synchronisieren und Teilen von Dokumenten oder auch die effizienten Kommunikationskanäle, für Ihr Unternehmen nutzbar machen.
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