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UPGREAT Blog

Disruptives Controlling: Wie ein CFO das Controlling mit Power BI auf den Kopf stellte

Durch meine jahrelange Tätigkeit als CFO und Controller habe ich viel mit Reporting, Entscheidungsgrundlagen Erarbeitung und Visualisierungen zu tun. Immer mehr Datenquellen und Systeme müssen in ein ganzheitliches Reporting rasch und automatisiert integriert werden können. Dabei hat man immer weniger Zeit und kann nur durch eigenständige Automatisierung Zeit für neues gewinnen. Ich möchte Ihnen heute ein wenig davon berichten. Insbesondere über Abläufe in den meisten Firmen und was sich mit der Einführung von Power BI ändern wird. Ich bin mir sicher, Sie werden genauso erstaunt sein wie ich es war!

Die bisherige Arbeitsweise der meisten Firmen

Bevor ich näher auf Power BI eingehe, will ich Ihnen kurz aufzeigen, wie Abläufe in den meisten Firmen gehandhabt werden und welche Probleme sich daraus ergeben können. Bestimmt wird Ihnen so manches davon bekannt vorkommen, denn aus meiner beruflichen Erfahrung weiss ich, dass sich bestimmte Verfahren und Methoden branchenübergreifend eingeschliffen haben und es nur selten alternative Ansätze gibt.

Als Controller und CFO bin ich auf aktuelle Unternehmensdaten angewiesen, um gezielt Entscheidungen treffen zu können. Wie so oft, werden Daten in Abteilungen aber in Excel-Listen, neue Cloudanwendungen, Apps oder neue Systeme verwaltet. Vorschläge in Meetings werden mit PowerPoint-Präsentationen vorgestellt – das alles zusammenzuführen, ist schon eine Herkulesaufgabe. Hinzu kommen immer neue Änderungen, die durch Sonderwünsche bestimmter Abteilungen nötig werden. So lassen sich mit den Daten kaum statistisch relevante Aussagen treffen und das Controlling und oder die IT wird zum Nadelöhr – was verständlicherweise zu Unzufriedenheit in den Abteilungen führt.

Zwar gibt es Ansätze, mit Data-Warehouses oder Business Intelligencetools Daten zusammenzuführen. Da die Ausgangsdaten aber nur unzureichend gepflegt und aktualisiert werden, ist der praktische Nutzen gering – ganz im Gegensatz zu den Kosten.

Was muss sich ändern?

Wie Sie sich unschwer vorstellen können, war ich mit dieser Situation überhaupt nicht zufrieden, schliesslich ist es meine Aufgabe als Controller, anhand der Unternehmensdaten Entscheidungen für die Zukunft der Firma zu treffen. Mir war es daher wichtig, ein System einzuführen, das automatisiert Daten aus unterschiedlichen Quellen zusammenbringt und das von allen Geräten aus nutzbar ist. So kann nämlich nicht nur ich von den Daten profitieren, sondern auch andere Mitarbeitende in Führungspositionen haben darauf Zugriff und können Entscheidungen aufgrund von nachvollziehbaren Datenauswertungen treffen.

Natürlich musste das System auch flexibel und sicher sein sowie schnell Resultate liefern. Ausserdem sollte es möglichst übersichtliche und aktuelle Auswertungen bieten. Das klingt für Sie nach einem Wunschtraum? Bei mir war das anfangs nicht anders, aber dann habe ich Power BI von Microsoft entdeckt.

Mit Power BI neue Möglichkeiten schaffen

Mit Power BI können Sie Ihre Daten sammeln und strukturieren und das Augenmerk auf die für Sie wichtigsten Punkte legen - Geschäftsdaten in Echtzeit analysieren und auswerten. Dazu greift Power BI auf verschiedene Datenquellen zurück und verknüpft diese miteinander. Zudem können externe Marktdaten oder Daten aus der Cloud in die Analysen einfliessen und auch bestehende Data-Warehouses lassen sich ohne Weiteres einbinden. Sie sind für den Betrieb von Power BI aber nicht zwingend erforderlich. So können bereits getätigte Investitionen weiterhin sinnvoll genutzt werden – oder Sie sparen sich das Data-Warehouse und halten die Kosten gering.

Ein weiterer Vorteil von Power BI ist, dass sich die Analysen direkt visualisieren lassen, und das ohne jegliche Programmierkenntnisse. Hinzu kommen Schnittstellen für über 60 der wichtigsten Geschäftsanwendungen.  So lassen sich die Analysen problemlos aufbereiten und weiterverarbeiten. Selbstverständlich steht Power BI plattformunabhängig auf allen Geräten zur Verfügung und kann somit jederzeit, also auch unterwegs, genutzt werden. Das ermöglicht schnelle Entscheidungen auf Basis von belastbaren Daten. Ausserdem können Analysen und Berichte ganz einfach mit anderen Mitarbeitenden geteilt werden – so sind alle Beteiligten stets auf dem aktuellen Stand.

Eine Besonderheit, die mich bei Power BI aber unglaublich begeistert hat, ist die Möglichkeit, mit Hilfe der Software neue Korrelationen zu entdecken, die dann zu neuen Entscheidungsgrundlagen führen. So konnte ich in wenigen Minuten Daten aus dem Internet (z.B. Wetterdaten) mit Umsatzdaten in Verbindung bringen und visualisieren.

Inzwischen habe ich mich auf dem Gebiet der Data Science weitergebildet und arbeite unter anderem als Data Scientist bei UPGREAT. Mit dem kostenlosen Kickoff Workshop biete ich Ihnen die perfekte Gelegenheit, das Programm und seine Möglichkeiten kennenzulernen. Wenn auch Sie das Controlling in Ihrer Firma ins nächste Jahrtausend führen wollen, dann melden Sie sich am besten gleich an!

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Topics: Power BI, Business Solutions