Würde man sich einen beliebigen PC in einem Unternehmen anschauen, wäre darauf sicherlich eine Office-Software installiert – also ein Software-Paket mit verschiedenen Programmen für die Arbeit im Büro. Klassischerweise wurden unter diesem Begriff Anwendungen wie Word, Excel, PowerPoint und Outlook zusammengefasst. Aufgrund der technischen Entwicklung gehören heutzutage aber noch sehr viel mehr Programme zu diesem Paket beziehungsweise zu den Büro-Anwendungen. Gerade in den Bereichen Kommunikation und Zusammenarbeit bietet die aktuelle Version des Office-Pakets von Microsoft – genannt Office 365 – eine Vielzahl an Möglichkeiten, die die Arbeit leichter und effizienter machen.
Das Problem ist nur: Diese Möglichkeiten werden viel zu selten voll ausgeschöpft. Was alles in Office 365, Cortana, Power BI und anderen Büro-Anwendungen steckt, hat der CEO von Microsoft, Satya Nadella, kürzlich auf der Microsoft Konferenz Inspire aufgezeigt – anhand seines Tagesablaufs und seiner persönlichen Nutzung.
Zielgerichtete Kommunikation
Der erste Punkt von Nadella war die sinnvolle Organisation der Kommunikation – etwas, das für jeden Mitarbeitenden unerlässlich ist. Der Microsoft-CEO unterscheidet dabei drei „Kommunikationsringe“, die er als „Inner Loop“,„Outer Loop“ und „Open Loop“ bezeichnet. Für den Inner Loop verwendet er Teams – hier spricht er sich mit den Mitarbeitenden ab, mit denen er eng zusammenarbeitet, etwa an Projekten oder strategischen Planungen. Der grosse Vorteil von Teams ist dabei, dass sich dort alle relevanten Informationen und Daten zusammenführen lassen. So sind alle Beteiligten stets auf dem aktuellen Stand und niemand muss umständlich Dokumente weiterleiten oder endlos danach suchen.
Der Outer Loop umfasst bei Nadella alle Kollegen, für die er erreichbar sein muss oder die er unter Umständen selbst kontaktieren möchte – in seinem Fall also im Grunde sämtliche Mitarbeitende von Microsoft. Für diesen Kommunikationsring nutzt er Outlook, da es ihm Funktionen wie die direkte Verwaltung von E-Mails oder das auf Wunsch gefilterte E-Mail-Postfach erleichtern, den Überblick zu behalten. Auch die „Bitte nicht stören“-Funktion ist für Leute wie Nadella, die häufig Vorträge halten oder an Meetings und Konferenzen teilnehmen, sehr hilfreich.
Mit dem Open Loop versucht Nadella, geerdet zu bleiben. In diesen Ring fallen alle Personen, die ihn kontaktieren könnten oder Feedback zu Produkten oder Services von Microsoft geben wollen – er fasst sie als „an Microsoft Interessierte“ zusammen. Yammer ist hier die perfekte Anwendung, denn so kann Nadella am Puls der Zeit bleiben, ohne dass ihn eine Flut an Nachrichten erschlägt.
Bereits dieses Beispiel zeigt, dass sich die Arbeit mit den richtigen Werkzeugen, in diesem Fall also den richtigen Programmen, sehr viel angenehmer und zugleich effizienter gestalten lässt.
Anwendungen erleichtern den Arbeitsalltag
Neben der Kommunikation gibt es natürlich noch weitere Bereiche, in denen Anwendungen die Arbeit leichter machen können. Gerade in stressigen Zeiten ist es zum Beispiel sehr hilfreich, wenn ein elektronischer Helfer an wichtige Termine, Erledigungen und Ähnliches erinnert – hierzu nutzt Nadella Microsoft To-Do. Darüber hinaus verwendet er noch Cortana, die ihn an Absprachen mit Kollegen erinnert, zum Beispiel daran, wie versprochen ein Dokument weiterzuleiten oder einen Termin abzuklären.
Der Browser – natürlich Microsoft Edge – hilft Nadella ebenfalls, effizient zu arbeiten, denn dank Anmeldung können über den Browser auch interne Informationen abgerufen werden. Zudem lässt sich die Anzeige problemlos von einem Gerät auf ein anderes verschieben. Das ist sehr praktisch, wenn man beispielsweise von einem Mobilgerät an einen PC wechselt oder umgekehrt.
Die Büro-Anwendungen von Microsoft helfen dem CEO ausserdem, sich über die Entwicklungen in der IT-Branche zu informieren. Der Newsfeed von LinkedIn liefert Informationen zu Events, Entwicklungen und Veröffentlichungen von Firmen aus der Branche, über Stream kann Nadella Mitschnitte von wichtigen Konferenzen und Ähnlichem abrufen. Stream liefert darüber hinaus ein Protokoll der Vorträge, das man nach Schlüsselbegriffen durchsuchen kann, sowie eine Übersicht über die Beiträge der einzelnen Redner, sodass sich selbst bei längeren Videos Informationen schnell und zielgerichtet abrufen lassen.
Und wo wir gerade bei Informationen sind: Für Nadella ist Power BI inzwischen zum unverzichtbaren Werkzeug geworden, denn es liefert Unternehmensdaten, die er als „leading indicators of success“ bezeichnet – also als Erfolgsindikatoren, die Daten praktisch in Echtzeit liefern und so dazu geeignet sind, das Unternehmen zu „führen“.
Bereit für die Zukunft – mit UPGREAT
Wie Sie sehen, kann moderne Software die Arbeit im Büro stark vereinfachen und sehr viel effizienter machen – ganz gleich, ob für einen Mitarbeitenden oder den CEO der Firma. Allerdings muss die IT-Infrastruktur auch auf die Gegebenheiten im Unternehmen abgestimmt sein, damit alles reibungslos funktioniert. Möchten Sie dies auch umsetzen, sollten Sie einen starken und erfahrenen Partner wie UPGREAT an Ihrer Seite haben. Wir entwickeln gemeinsam mit Ihnen ein individuelles Konzept und kümmern uns um die technische Umsetzung, sodass Sie effektiv entlastet werden und sich auf Ihre Kernkompetenzen konzentrieren können. Vereinbaren Sie doch gleich einen Beratungstermin mit einem unserer Experten und lassen Sie sich von unserem erstklassigen Service und unseren ausgezeichneten Leistungen überzeugen!
