Wissensmanagement oder Informationsmanagement? Gibt es da einen Unterschied?

Peter Jacsman
18. Feb 2021 | 3 Min. Lesezeit
Themen: Digitalisierung, Microsoft 365, Modern Workplace

Nicht selten nutzen Personen die Begriffe Wissens- und Informationsmanagement analog zueinander. Tatsächlich gibt es klare Abgrenzungen zwischen den beiden Disziplinen. Die moderne IT kennt beide Formen des Managements. Richtig implementiert helfen Wissens- sowie Informationsmanagement bei der Verwaltung von Informationen und schaffen Kanäle für den Austausch von Know-how. Doch wo liegen jetzt genau die Differenzen und wie profitieren Unternehmen von den beiden Konzepten?

Was trennt Wissens- und Informationsmanagement voneinander?

Es gibt klare Unterschiede zwischen den beiden Bereichen. Da ist zunächst das Informationsmanagement (IM). Innerhalb von Organisationen dient das IM dafür, ordentliche Strukturen für die Verwaltung der gesammelten Informationen zu schaffen. Dies beinhaltet beispielsweise die Erstellung einer Ablagestruktur, einer FAQ oder die Einführung einer Suchmaschine für die eigene Dokumentenverwaltung. Durch ein ordentliches Informationsmanagement finden Nutzer und Mitarbeiter somit schnell Informationen, die sie suchen. Es geht hier vor allem um Auskünfte, die in Form von Fakten vorliegen, was auch als strukturelles Wissen bezeichnet wird.

Mit dem Wissensmanagement hingegen wird eine Plattform geschaffen, die Anwendern die Kontaktaufnahme und Kollaboration mit den richtigen Personen und Tools ermöglicht. Falls also jemand Unterstützung bei einer ganz bestimmten Aufgabe benötigt, die ein spezielles Fachwissen verlangt, dann stellt das Wissensmanagement die Verbindung zu exakt der passenden Person her und ermöglicht den Austausch mit dieser Person. Das WM kartografiert u.a. individuelles Wissen innerhalb von Organisationen.

Microsoft und das Wissensmanagement – so sehen die Ideen des US-Softwareriesen aus

Microsoft beschäftigt sich seit längerem mit dem Bereich des Wissensmanagements und implementiert entsprechende Konzepte in die eigenen Softwareprodukte. Besonders im Bereich der Kollaborationsplattformen halten entsprechende Lösungen Einzug, wie etwa SharePoint Syntex oder auch die Knowledge Topics in Teams und Viva. Mit dem Project Cortex beginnt Microsoft mit der Integration eines Wissensnetzwerkes in den Microsoft 365 Kosmos. Über Microsoft Viva hatten wir letzte Woche in unserem Blog ausführlich berichtet.

Mit diesen Erweiterungen der Kollaborationsplattformen verfolgt Microsoft eine klare Strategie. Topics beispielsweise dient dazu, Strukturen in vorhandene Daten und unstrukturierte Informationen zu bringen. Hier bestehen durchaus Schnittstellen zum Informationsmanagement, da Topics ebenfalls Links und Verbindungen zu Informationsdatenbanken integriert. Über ein Knowledge-Center entsteht zusätzlich eine Art Karte (Mind Map) der relevanten Themen, Fähigkeiten und Experten innerhalb der Organisation.

Ein zentraler Punkt des Wissensmanagements ist laut Microsoft der Brückenschlag zur Künstlichen Intelligenz und dem Machine Learning. Der US-Softwarekonzern spricht in diesem Zusammenhang auch von Wissensmanagern. Diese sind für die Zusammenstellung der Wissensdatenbank zuständig und leiten gleichzeitig die KI an. Dementsprechend fungiert der Wissensmanager auch als „Machine Teacher“, er gibt also die Richtung vor, die die KI später fortführt.

Mit UPGREAT ein umfassendes Wissensmanagement in die Unternehmensstrukturen integrieren

Ein Informationsmanagement neu in gewachsene Strukturen zu integrieren, ist eine Herausforderung. Die entsprechenden technischen Voraussetzungen sind schnell bereitgestellt, beispielsweise über Microsoft Teams. Viel wichtiger ist es jedoch, diese leeren Strukturen mit den in Ihrem Umfeld benötigten und vorhandenen Informationen zu füllen. Diese Informationen sind hochgradig individuell und hängen von den Fähigkeiten Ihrer Mitarbeiter, Ihrer Branche und ähnlichen Faktoren ab.

Dementsprechend ist es für viele Unternehmen sinnvoll, die Position eines Wissensmanagers zu schaffen. Gerade in kleinen und mittleren Unternehmen kann diese Aufgabe ein bereits vorhandener Mitarbeiter ausführen. Je grösser Ihr Unternehmen und je umfangreicher die Strukturen, umso wichtiger ist die Einführung eines Wissensmanagers. In Betrieben, in denen sich nicht mehr jeder persönlich kennt, ist es schwer, die richtigen Ansprechpartner für bestimmtes Wissen zu finden. Der Wissensmanager und das geschaffene Wissensmanagement schaffen hier Abhilfe. Somit trägt das Konzept zu kürzeren Kommunikationswegen bei, optimiert Entscheidungsprozesse und sorgt so für Produktivitätssteigerungen, gesenkte Kosten und mehr Innovation. Unter dem Strich erhalten Sie Wettbewerbsvorteile und sind auf dem aktuellen Stand des digitalen Fortschritts, was wiederum für zukünftige Innovationen von Vorteil ist. Besonders, da Technologien wie KI (Künstliche Intelligenz), Machine Learning und IoT die nächsten Stufen des digitalen Wandels darstellen.

Modern Workplace

Wissens- und Informationsmanagement sind Teil des Modern Workstyle. Der digitale Wandel in diesem Bereich gelingt mit einem erfahrenen Partner, der Sie durch die gesamte Projektphase begleitet. UPGREAT ist dieser Partner, der über umfassende Erfahrung sowohl im Bereich Modern Workstyle als auch mit der Integration von Microsoft Anwendungen verfügt. Über die entsprechenden Kollaborationsplattformen und ein umfassendes Wissensmanagement gelingt die Ausrichtung des Arbeitsumfelds in Ihrem Unternehmen auf automatische und digitalisierte Prozesse. Seit vielen Jahren begleitet UPGREAT Unternehmen aus unterschiedlichsten Branchen bei der digitalen Neuausrichtung und der Einführung von innovativen Technologien. Nehmen Sie doch noch heute Kontakt mit uns auf, wenn Sie erfahren möchten, wie Wissensmanagement Ihr Unternehmen voranbringt.

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Peter Jacsman

Geschrieben von Peter Jacsman

Als IT Business Consultant bei UPGREAT berate und betreue ich erfolgreiche Unternehmen in der Realisierung ihrer Digitalisierungsvorhaben mit Fokus auf Digital & Workplace Solutions.

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