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SharePoint wie eine Datenbank nutzen - elektronisches Dossier

Auf der Suche nach einem hilfreichen Programm für die Organisation von Listen, Ablagestrukturen und Arbeitsabläufen? SharePoint von Microsoft setzt hier an. Besonders interessant ist es für Teams, Abteilungen oder einzelne Projekte. SharePoint fasst alle digitalen Daten zusammen und bietet eine gemeinsame Schnittstelle. So haben alle beteiligten Personen Zugriffe zu relevanten Daten.

In der Praxis zeigt sich jedoch schnell, dass SharePoint auf Listen und Files ausgelegt ist. Dies begrenzt das Einsatzgebiet der Plattform. Hier setzt das Add-In namens „Dossiers“ von skybow an: Es baut auf SharePoint auf und erweitert es um wichtige Eigenschaften. Auf diese Weise wird SharePoint zu dem Multifunktionstool, das es eigentlich sein soll. So wird SharePoint zu einer vielseitigen Verwaltungssoftware.

SharePoint – eine ambivalente Liebe für Nutzer

Jeder, der mit Microsoft SharePoint arbeitet oder gearbeitet hat, kennt wohl die Vor- und Nachteile des Systems. Zu den positiven Aspekten gehört, dass ein neues Projekt in SharePoint schnell und problemlos angelegt werden kann. Ebenfalls stellt SharePoint bereits eine intuitive Benutzeroberfläche bereit. Diese lässt sich entsprechend den Bedürfnissen anpassen oder ausbauen. Standardmässig stehen Dokumente, Listen, verschiedene Apps und ein Kalender bereit. Im Gegensatz zu anderen Lösungen bedarf es also nur sehr wenig Arbeit, um SharePoint aufzusetzen. Ein weiterer Vorteil ist, dass bei SharePoint keinerlei zusätzliche Kosten wie bei Konzepten auf Basis von Datenbanken anfallen. Das alles macht die Integration besonders einfach.

Doch es gibt auch herausfordernde Aspekte an SharePoint. Diese zeigen sich besonders im täglichen Arbeitsalltag. Zum Beispiel ist die übergreifende Suche innerhalb von SharePoint nur eingeschränkt möglich. In SharePoint existieren Haupt- und Unterseiten, die wiederum Tabellen, externe Dokumente und andere Daten enthalten. Ohne aufwendige Anpassungen ist es bei SharePoint nicht direkt möglich, all diese Daten in die Suchergebnisse mit einzubeziehen. Auch Tabellen, die in SharePoint erstellt wurden, lassen sich nur sehr umständlich mit anderen Tabellen vereinen.

Eine Übersicht der Vorteile von SharePoint:

  • Alle relevanten Dokumente sind übersichtlich und an einer Stelle gespeichert
  • Das System arbeitet „Out-of-the-Box“
  • Mitarbeiter sehen auf einen Blick alle wichtigen Informationen zu ihrem Arbeitsbereich
  • Die intuitive Steuerung sorgt für kurze Einarbeitungszeiten
  • SharePoint ist über das Internet überall verfügbar
  • Berechtigungen sind individuell, auf Team- oder Projektebene realisierbar

Folgende Wünsche bringt das System mit sich:

  • SharePoint ist ein "rudimentäres" Content-Management-System
  • Das Programm ersetzt meist auch keinen File-Server
  • Es bestehen Schwächen bei der Suche
  • Die Interaktion zwischen mehreren Tabellen wird erschwert
  • Innerhalb der Tabellen können keine Dokumente abgelegt werden

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Die Dossier-Technologie macht SharePoint noch besser

Diese Wünsche und Nachteile bei SharePoint hat sich skybow genauer angeschaut. Nachdem die Schwächen exakt identifiziert wurden, wurde mit Dossiers eine einzigartige Lösung konzipiert, die diese effizient behebt. Zunächst einmal wurde die Art, wie SharePoint Listen organisiert, verändert. Diese sind nun nicht mehr unabhängig voneinander, sondern hierarchisch in einer Datenbank organisiert. Dies verbessert die Suche und die Interaktion innerhalb von SharePoint. Listen erstellen Sie jetzt als Haupt- oder Unterliste, die dann miteinander verbunden sind. Über die verbesserte Suche ist es möglich, komplexe Anfragen zu stellen und dazugehörige Datensätze abzufragen. Auf diese Weise können zugehörige Daten, die in einer Zeile zu einer bestimmten Definition eingegeben werden, über die Suche nach dem Schlagwort gefunden und importiert werden. Auch ist es nun problemlos möglich, Datensätze, Zeilen oder Reihen zwischen Tabellen zu übertragen.

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Dank dieser Eigenschaften wird SharePoint in Kombination mit Dossiers zu einer umfangreichen Verwaltungssoftware. Mit dieser organisieren Sie die unterschiedlichsten Aufgaben in Ihrem Unternehmen. Einige der Einsatzmöglichkeiten von SharePoint mit Dossier sind:

  • Für die Gebäudeverwaltung als zentrales Programm, das alle Daten von Mietzahlungen über die Nebenkostenabrechnung bis zum Terminplaner vereint.
  • Ideen-Verwaltung in Form von Brainstorming, an der alle Mitarbeitenden teilnehmen.
  • Die interne Personalverwaltung – von der Zeiterfassung über die Spesenabrechnung bis hin zur Urlaubsplanung gibt Ihnen Dossiers alle Verwaltungsmöglichkeiten.
  • Einzelne Projekte organisieren, strukturieren und planen Sie schnell und bequem mit Dossiers.
  • Im Customer-Relationship-Management stellt Dossiers alle wichtigen Informationen bereit. Kontakt- und Adressdaten sowie der komplette Nachrichtenaustausch werden zentral bereitgestellt.
  • Dossiers ist mit der DSGVO konform – alle Daten liegen geschützt und lassen sich mithilfe von Berechtigungen von unbefugtem Zugriff schützen.

Mit UPGREAT ein verbessertes SharePoint integrieren und Arbeitsabläufe im Unternehmen optimieren

Eine solch zentrale Software zu implementieren ist ein grosser wie auch wichtiger Schritt für jedes Unternehmen. Deshalb sollte ein solches System alle Funktionen bieten, die Sie benötigen. Die Kombination aus SharePoint und Dossiers erfüllt diese Anforderungen. Als Implementationspartner von skybow bietet UPGREAT Dossiers als Lösung für Ihr Unternehmen an. Kontaktieren Sie uns noch heute und erfahren Sie, wie Dossiers von skybow und SharePoint Ihre Arbeitsabläufe verbessern können.

Topics: SharePoint, skybow, Dossier