Oft falsch verwendet: Organisationen setzen auf OneDrive statt SharePoint

Oliver Jucker
17. Sep 2020 | 3 Min. Lesezeit
Themen: Microsoft SharePoint, OneDrive, Collaboration, Microsoft 365

Microsoft 365 ist in einer Vielzahl von Unternehmen der Standard, wenn es um die täglich anfallenden Aufgaben geht. Das liegt nicht zuletzt am grossen Funktionsumfang und an der Fokussierung auf team- und unternehmensweite Zusammenarbeit. Die verschiedenen Tools erleichtern viele Arbeitsschritte – allerdings ist nicht für alle Nutzer immer klar ersichtlich, welches Tool im jeweiligen Fall das richtige ist. Ich beobachte zahlreiche Anwender oder ganze Organisationen, die den Unterschied nicht ausreichend kennen oder aber meinen, SharePoint wäre immer noch das träge Intranet, wo Daten nur mühsam eingepflegt werden können. Ein guter Grund einmal genau hinzuschauen und meine Erfahrungen in diesem Artikel zu verbreiten.

Das gilt insbesondere für OneDrive for Business und SharePoint, denn die beiden Anwendungen ähneln sich in Aussehen und Funktion stark. Beide Tools sind aber für bestimmte Bereiche gedacht und sollten auch entsprechend eingesetzt werden, um die Arbeit möglichst effizient zu gestalten. Hier erfahren Sie, wo ich glaube, dass die Unterschiede liegen und wann Sie auf SharePoint beziehungsweise OneDrive setzen sollten.

OneDrive – Ablage für einzelne Anwender

OneDrive ähnelt optisch und vom Funktionsumfang her SharePoint, weil es technisch darauf basiert. Das bedeutet jedoch nicht, dass es einfach als „Ersatz“ für SharePoint verwendet werden sollte. Das Tool ist nämlich hauptsächlich auf einzelne Nutzer ausgelegt, auch wenn es möglich ist, Dateien mit anderen zu teilen und sie mit ihnen zu bearbeiten. Letzteres ist aber nicht empfehlenswert, denn die Nutzer müssen dabei jeweils einzeln Freigaben erteilen, was es äusserst schwierig macht, die Berechtigungen effektiv zu verwalten. Hinzu kommt, dass Freigaben nicht dauerhaft sind – scheidet der Mitarbeitende, der die Datei freigegeben hat, zum Beispiel aus dem Unternehmen aus, verlieren damit auch alle anderen Beteiligten den Zugriff auf die Datei. Ein wichtiger Unterschied ist zudem, dass OneDrive keine Metadaten verwalten kann. Das ist kein Problem, wenn man OneDrive als Datei-Explorer nutzt, wohl aber, wenn DMS Funktionen genutzt werden sollen.

OneDrive sollte daher vornehmlich als dezentraler Speicherort für persönliche Dateien und Dokumente genutzt werden, auf den Sie von allen Geräten standortunabhängig zugreifen können. Sichern Sie so zum Beispiel Angebotsentwürfe, Notizen, Rohfassungen von Berichten und Ähnliches. Die Funktion zum Teilen und gemeinsamen Bearbeiten lohnt sich vor allem, wenn Sie nur kurz eine Meinung oder einen Rat einholen wollen – etwa, wenn ein Kollege ein Angebot oder eine Formulierung prüfen und gegebenenfalls korrigieren soll.

SharePoint – das Tool für gemeinsames Arbeiten

Im Gegensatz zu OneDrive ist SharePoint voll und ganz auf die Arbeit in Projektteams und für Arbeitsorganisationen ausgerichtet und bietet daher eine Architektur, die von einzelnen Nutzern losgelöst ist. Hier werden Daten zentral gespeichert, ebenso wie die Zugriffs- und Bearbeitungsrechte. Das erleichtert die Verwaltung und erlaubt es dem Unternehmen, die Kontrolle über die Dateien zu behalten, unabhängig von Mitarbeitenden und Teams. Hinzu kommen Funktionen wie Kalender, Aufgabenlisten und Workflows, die die gemeinsame Arbeit an Dateien vereinfachen und deutlich effizienter machen.

Damit ist SharePoint das ideale Tool, um Dateien einem grösseren Personenkreis zur Verfügung zu stellen. Die einfache und zentrale Verwaltung der Zugriffsrechte sowie die durchdachte Systemarchitektur erlauben dabei sowohl die Bearbeitung in einem kleineren Personenkreis, etwa innerhalb einer Abteilung, als auch die Veröffentlichung im gesamten Unternehmen.

Vergleich SharePoint OneDrive
Grafik: Vergleich konventionelle Dateiablage und Dateiablage in der Cloud mit Microsoft 365

Mit dem Dokumenten-Lebenszyklus zur richtigen Dokumenten-Verwaltung

SharePoint und OneDrive sind für verschiedene Bereiche gedacht, dennoch greifen sie perfekt ineinander – wenn Sie auf einen effizienten Dokumenten-Lebenszyklus setzen. Dabei geht es darum, dass Dokumente je nach Status unterschiedlich behandelt und entsprechend am richtigen Ort gespeichert werden, sodass Sie den Überblick behalten. Am Anfang steht der Entwurfsstatus: In diesem befinden sich die Dokumente noch in einer Rohfassung, die Sie weiter ausarbeiten müssen, bevor Sie sie der Abteilung beziehungsweise den anderen Beteiligten vorstellen. Daher landen solche Dateien in OneDrive.

Im Zusammenarbeitsstatus sind die Dokumente so weit abgeschlossen, dass sich das Team daransetzen kann. Es wird daher auf einer Team-Site in SharePoint veröffentlicht, über die die Mitglieder automatisch Bearbeitungsrechte haben und so weitere Impulse geben, Anmerkungen machen und Verbesserungen vorschlagen können. Ist dieser Schritt ebenfalls abgeschlossen, folgt die Veröffentlichung über eine Communication-Site in SharePoint. Diese sind für Mitglieder des Unternehmens in der Regel frei zugänglich, allerdings haben nur Wenige erweiterte Zugriffsrechte – die meisten Nutzer erhalten nur Lesezugriff.

Halten Sie diesen Dokumenten-Lebenszyklus ein, können Sie Ihre Dateien auf einfache Weise sinnvoll verwalten und helfen so sich und den Kollegen, den Überblick zu behalten.

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Oliver Jucker

Geschrieben von Oliver Jucker

Als Solution Advisor berate ich Unternehmen in den Bereichen Outsourcing, Modern Workplace, Cloud- und Businesslösungen und setze dabei den Menschen ins Zentrum.

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