Microsoft Teams Lists – verbessern sie unsere Arbeitsorganisation?

Florian Schmidt
10. Sep 2020 | 2 Min. Lesezeit
Themen: Microsoft Teams, Microsoft 365

Die Kollaborationssoftware Microsoft Teams erhält eine Erweiterung: Nutzern steht die App «Lists» als Ergänzung zur Verfügung (wir berichteten bereits). Diese ist speziell für die Organisation und das Projektmanagement konzipiert. Doch wie wichtig ist eine App, die eine solche simple Aufgabe übernimmt, wirklich? Braucht Microsoft Teams diese Erweiterung oder wird das System dadurch nur unübersichtlicher?

Das kann die Lists-App

Die App integriert sich nahtlos in die bestehende Teams-Benutzeroberfläche. Dies erleichtert die Nutzung und praktischerweise muss keine extra Anwendung installiert werden. So ist Lists als sogenannte Tab-App in Teams verfügbar. Die Idee hinter Lists ist es, einen eigenständigen und übersichtlichen Ort für klare, kurze Informationen zu schaffen. Diese sollen aus den anderen Bereichen von Teams und OneNote herausgelöst werden. Auf diese Weise sehen die Teammitglieder auf einen Blick wichtige Aufgaben und Arbeitsschritte in einer klaren Struktur. Microsoft möchte bei Team- und Projektarbeiten so die Organisation verbessern.

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Neue Listen lassen sich sowohl direkt aus Teams als auch aus Microsoft 365 heraus kreieren. Ebenfalls steht eine mobile App zur Verfügung, über die ebenfalls neue Listen erstellt werden können. Die mobile App ermöglicht gleichzeitig den einfachen Zugang zu bestehenden Listen. Dies sorgt für einen ungehinderten und schnellen Zugriff auf aktuelle Projektlisten. Die App verfügt über Möglichkeiten, die Zugriffe über ein Berechtigungssystem zu regulieren. So erstellen Sie wahlweise öffentliche oder private Listen. Auch interne Teamlisten sind kein Problem für die App. Hier ist die Anbindung zu Teams sinnvoll, denn Gruppenberechtigungen werden bequem übernommen.

Zu den einzelnen Listen oder Listenpunkten können Sie ausserdem Konversationen starten. Weiterhin ermöglicht die App den Import bestehender Listen. Diese können aus Excel, Office 365 oder anderen Lists-Tabs stammen. Die bekannten Funktionen aus SharePoint, wo ebenfalls mit Listen gearbeitet werden kann, stehen allesamt weiterhin zur Verfügung. Die Sicherheit und Compliance sind gewährleistet, denn die App registriert alle Benutzeraktionen und überträgt diese an das Security- und Compliance-Center in Teams.

Templates sorgen für Ordnung und geben Anregungen

Microsoft hat die Funktionen von Lists gut durchdacht und zusätzlich einige Vorlagen in die App integriert. So verfügt Lists über acht Vorlagen mit einem Standard-Layout sowie drei branchenspezifische Templates. Es gibt Vorlagen in Form von Checklisten oder als Teilnahmerückmeldung für Events. Ebenso sind Templates für Patientenlisten oder die Kreditverwaltung direkt integriert. Dies vereinfacht die Listenerstellung. Dank dieser Eigenschaft sind Listen schnell und unkompliziert erstellt, erfüllen aber gleichzeitig ihren Zweck und wirken professionell.

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Alternativ erstellen Sie eine unformatierte Liste mit einem ganz schlichten Design oder formatieren diese nach Ihren eigenen Vorstellungen. Bei der Ansicht haben Sie die Wahl zwischen vier Optionen. Das Raster ist eine klassische Tabelle mit Zeilen und Spalten. Diese sind frei konfigurierbar. Bei der Liste ist die Bearbeitung der einzelnen Zeilen deaktiviert. Hier lassen sich einfache Ja/Nein-Optionen, beispielsweise für die Teilnahmebestätigung für Veranstaltungen, organisieren. Die Kalender-Darstellung verknüpft die Liste mit Datumsinformationen und ist dementsprechend gut für die Termin- oder Projektplanung geeignet. Die Galerie schliesslich bietet grosse Felder und lässt dementsprechend viel Platz für Bilder oder Infografiken.

Die Projektorganisation und Teamarbeit mit UPGREAT optimieren

Insgesamt integriert sich die neue Microsoft Lists-App sehr gut in die bestehende Teams-Landschaft. Die App ist eine sinnvolle Erweiterung und vereinfacht tatsächlich die Organisation und Terminplanung. Nicht nur bei internen Aufgaben lässt sich Lists einsetzen. Dank der intelligenten Rechtesteuerung können Sie die Listen mit beliebigen Personen und Gruppen teilen und so Informationen bequem verbreiten.

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Das Thema Collaboration spielt eine wichtige Rolle im modernen Unternehmensalltag. Der Einsatz aktueller, digitaler Technologien sorgt für kurze Kommunikationswege. Dies optimiert Prozesse, verbessert die Organisation und senkt Kosten. Am Beispiel Microsoft Teams und der App Lists zeigt sich, wie schnell sich dieses Segment entwickelt und verändert. Aus diesem Grund beobachten wir bei UPGREAT diesen Bereich besonders genau. Wir analysieren permanent die Möglichkeiten neuer Anwendungen. Sinnvolle, neue Anwendungen, die sich in der Praxis als hilfreich erweisen, nehmen wir in unser Konzept auf und empfehlen unseren Kunden die Nutzung. 

Falls Sie genauer an den Möglichkeiten von Microsoft Teams und der Lists-App interessiert sind, dann sprechen Sie uns unverbindlich an. Gerne informieren wir Sie genauer und zeigen Ihnen auf, welche Vorteile eine Kollaborationssoftware in Ihrem Unternehmensumfeld hat.

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Florian Schmidt

Geschrieben von Florian Schmidt

Ich berate Unternehmen in der Umsetzung von Information Management-, Prozess- und Dokumenten-Management Projekten und der digitalen Transformation.

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