Ob Termine, die Themen für das nächste Meeting oder die anstehenden Projekte der nächsten Wochen – Listen sind im Arbeitsleben allgegenwärtig. Das ist auch nicht weiter verwunderlich, denn sie machen vieles leichter und ermöglichen es, Informationen kompakt und übersichtlich darzustellen. Betrachtet man aber die technische Seite, waren Listen eher nur eine Nebensache, die bei Programmen wie Excel, Word oder OneNote eben „dazugehört“.
Das ändert sich nun, denn Microsoft hat unter dem ebenso einfachen wie passenden Namen „Lists“ eine neue App angekündigt, bei der es ausschliesslich um Listen geht. Hier erfahren Sie, was in der neuen Anwendung steckt – und ob es sich lohnt, von den gewohnten Tools auf das neue Angebot von Microsoft umzusteigen. Einen sehr guten ersten Eindruck liefert auch das Ankündigungsvideo, das Microsoft zu Lists veröffentlicht hat.
Was steckt in Microsoft Lists?
Mit Lists verfolgt Microsoft den Ansatz, Listen aus einzelnen Apps herauszulösen, um sie auf diese Weise für verschiedene Nutzer und Anwendungen bereitstellen zu können. Was auf den ersten Blick etwas widersprüchlich wirkt, hat aber durchaus System, denn durch die Loslösung von einem einzelnen Programm wie etwa Excel ist es möglich, Listen mit zahlreichen neuen Funktionen auszustatten – insbesondere bezüglich der Freigabe und der Zusammenarbeit in Teams.
Aber fangen wir vorne an: Mit Lists haben Sie die Möglichkeit, entweder über die App-Startseite von Microsoft 365 oder in Microsoft Teams eine Liste zu erstellen. Alternativ können Sie die Mobile-App nutzen, Sie können also auch unterwegs schnell und problemlos eine Liste anlegen. Neben privaten Listen, auf die nur Sie Zugriff haben, sind ausserdem öffentliche Listen möglich, die Sie etwa über Teams oder SharePoint für andere Anwender freigeben. Damit fügt sich die App nahtlos in das Konzept der „Zusammenarbeit im Unternehmen“ ein, auf das Microsoft seit einiger Zeit setzt.
Um die Umstellung auf Lists zu erleichtern, können Sie natürlich Daten aus bereits bestehenden Listen importieren, zudem lassen sich Listen aus Excel-Tabellen anlegen. Zusätzlich gibt es selbstverständlich eine Reihe von Vorlagen für typische Listenformate, die die Erstellung von Listen erleichtern. Für eine übersichtliche Darstellung sorgen vier Anzeigeoptionen, die sich zudem nach Ihren Vorstellungen anpassen lassen:
- Raster – die Standardansicht, bei der die Informationen in frei konfigurierbaren Zeilen und Spalten dargestellt werden
- Liste – ähnelt dem Raster, bietet jedoch keine Point-and-Click-Bearbeitung
- Galerie – eine Liste von grossen Feldern, die sich konfigurieren und mit Bildern versehen lassen
- Kalender – verbindet die Liste mit einem Kalender und stellt die Inhalte entsprechend der enthaltenen Datumsangaben dar
Perfekt eingebunden in die Arbeit im Unternehmen
Das Bedienungskonzept ist also durchdacht – aber auch nicht zwingend revolutionär. Was Lists so besonders macht, sind vor allem die Funktionen zur Kollaboration mit den Kollegen und über Unternehmensgrenzen hinweg. Dazu stehen zum einen Regeln zur Verfügung, die Sie für Listen festlegen können. So ist es beispielsweise möglich, dass ein Kollege sofort informiert wird, wenn bestimmte Felder in der Liste verändert werden – ideal bei der gemeinsamen Projektarbeit, denn so können die einzelnen Arbeitsschritte nahtlos ineinandergreifen. Selbstverständlich sind aber noch zahlreiche andere Varianten mit diesen Regeln denkbar. So lassen sich etwa bestimmte Werte automatisiert anpassen, aktualisieren oder entfernen, wenn gewisse Bedingungen eingetreten sind.
Darüber hinaus verfügt Lists über eine umfangreiche Freigabefunktion, die es Ihnen erlaubt, Listen mit einer Vielzahl von Personen zu teilen und den Nutzern jeweils passende Rechte zuzuweisen. Sie stellt damit in gewisser Weise das Herzstück von Lists dar, denn sie bietet Ihnen Optionen zur Freigabe, die sich äusserst genau konfigurieren lassen. So können Sie zum Beispiel nur bestimmte Elemente für einen Nutzer freigeben oder diese zur Bearbeitung bereitstellen. Zudem lässt sich der Zugriff zeitlich begrenzen oder an ein Passwort koppeln. Auf diese Weise ist sichergestellt, dass tatsächlich nur die gewünschten Personen Zugang zu den Informationen haben – Sie müssen also beispielsweise nicht mehr getrennte Listen für die interne und externe Verwendung erstellen.
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