Microsoft 365 ist gerade im geschäftlichen Bereich zu einem Standard geworden – nicht umsonst spricht man von Office-Anwendungen, wenn Programme zur Textverarbeitung, zur Präsentation und Ähnlichem gemeint sind. Mit Teams hat Microsoft zudem sehr erfolgreich eine Anwendung lanciert, die die Zusammenarbeit in Unternehmen fördern soll. Im Zuge der Corona-Krise und der damit weit verbreiteten Arbeit im heimischen Büro hat sich allerdings auch eine Schwäche von Teams offenbart: In Videokonferenzen konnten nur maximal vier Teilnehmer zugleich angezeigt werden. Beim Konkurrenten Zoom sind es beispielsweise 49.
Kaum verwunderlich also, dass Teams gegenüber dem Rivalen einiges an Boden verloren hat. Microsoft besserte zwar rasch nach und erhöhte die Zahl der sichtbaren Teilnehmer auf neun, aber erst mit den auf der Entwicklerkonferenz „Build“ vorgestellten Updates holt der Softwareriese nun zum eigentlichen Gegenschlag aus. Hier erfahren Sie, auf was Sie sich in den kommenden Monaten bei Teams freuen können.
Viele Nachbesserungen bei Videokonferenzen
Eine der grössten Neuerungen ist sicherlich die oben erwähnte Erhöhung der sichtbaren Teilnehmer in Videokonferenzen. Insbesondere aus dem Bildungsbereich kamen immer wieder Beschwerden, dass die momentane Ansicht schlichtweg nicht ausreichend ist. Dem trägt Microsoft nun mit der sogenannten „7x7-Ansicht“ Rechnung, bei der die Teilnehmer in sieben Reihen und sieben Spalten angezeigt werden. Diese Funktion wird als Preview bereits ab Ende Juni 2020 verfügbar sein, im Herbst soll sie dann Teil des regulären Teams-Pakets werden. Selbstverständlich profitieren nicht nur Bildungseinrichtungen wie Schulen von der neuen Ansicht, auch in Unternehmen sind nun mit Teams grössere Videokonferenzen möglich, bei denen sich die Teilnehmer alle sehen. Das ist insbesondere bei Vorträgen und Diskussionsrunden sehr hilfreich, da es den Austausch beziehungsweise die Interaktion zwischen den Anwesenden fördert. Ausserdem wird die maximal zulässige Teilnehmerzahl für eine Teambesprechung auf 300 erhöht.
Im Herbst wird Teams ausserdem noch um „Breakout Rooms“ erweitert. Dabei handelt es sich um von der eigentlichen Konferenz abgetrennte Bereiche, in denen kleine Gruppen ungestört arbeiten und im Anschluss wieder zur allgemeinen Gesprächsrunde hinzustossen können. Primär ist diese Funktion ebenfalls für den Lehrbetrieb gedacht, sie kann aber auch in Firmen sehr nützlich sein – etwa, wenn in einem Meeting eine Idee von einer kleinen Gruppe weiter ausgearbeitet werden soll oder ein Punkt besprochen werden muss, der nur eine Abteilung betrifft.
Zusätzlich wird es neu auch Multi-Window-Erlebnisse in Team-Meetings und Anrufe geben. So können Sie Besprechungen in separaten Fenstern aufrufen, um den Workflow zu optimieren.
Zwei Neuerungen, die bereits bereitstehen, sind die Möglichkeit, regelmässig wiederkehrende Umfragen durchzuführen und individuelle Hintergründe für Videokonferenzen zu wählen. Letzteres ist vor allem für die Arbeit im Homeoffice sehr praktisch, denn so lässt sich ein professionell wirkendes Umfeld für eine Videokonferenz schaffen und im Gespräch mit einem wichtigen Kunden muss dieser nicht auf die heimische Wohnzimmereinrichtung oder die Urlaubsbilder an den Wänden starren.
Chat-Bot und Schablonen erleichtern Routineaufgaben
Neben den Videokonferenz-Funktionen bekommt Teams von Microsoft aber noch einige weitere Updates spendiert. So wird es in Zukunft möglich sein, bei der Erstellung von Teams Schablonen zu verwenden, die eine Vielzahl von Inhalten mitbringen. So lässt sich zum Beispiel mit wenigen Klicks die gesamte Planung einer regelmässig stattfindenden Veranstaltung festlegen und regeln – eine enorme Zeitersparnis.
Darüber hinaus wird demnächst jedem Nutzer von Teams ein Chat-Bot zur Verfügung stehen, den er entsprechend bestimmter Vorgaben programmieren kann. Das ist zum Beispiel sehr nützlich für IT-Abteilungen, denen immer wieder kleinere Probleme und Schwierigkeiten gemeldet werden, die die Nutzer mit etwas Unterstützung selbst beheben können. Dank des Chat-Bots muss sich nun kein Mitarbeitender mehr um diese Angelegenheiten kümmern, denn der Bot kann entsprechend der Regeln schnell und einfach Hilfe leisten. Selbstverständlich lassen sich auch andere wiederkehrende Fragen und Anliegen effizient durch den Bot bearbeiten.
Privatanwender profitieren ebenfalls
Microsoft hatte auf der „Build“ ausserdem erfreuliche Nachrichten für Privatanwender im Gepäck. So wird es den Nutzern der kostenlosen Version von Teams demnächst möglich sein, selbst Videokonferenzen zu erstellen. Zusätzlich stehen ihnen dann viele Gruppenfunktionen zur Verfügung und das Teilen von Dokumenten wird sicherer. Dank des integrierten Safes haben Privatanwender ausserdem die Möglichkeit, persönliche und vertrauliche Daten an einem geschützten Ort abzulegen. Die Daten werden mit einer Ende-zu-Ende-Verschlüsselung und einer Zwei-Faktor-Authentifizierung vor unerlaubtem Zugriff gesichert.
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