Was wurde noch gleich im Meeting letzten Monat beschlossen? Wie lautet die Nummer der Aussenstelle in Grossbritannien? Welche Daten sind über den neuen Kunden im Internet zu finden? Solche Fragen und die damit verbundene Suche nach Informationen sind etwas ganz Alltägliches im Arbeitsleben. Bei guter Organisation lassen sich einige dieser Suchen mit minimalem Aufwand erledigen, aber allzu oft verbringen Mitarbeitende viel Zeit damit, die passenden Informationen zu finden. Setzen Sie Microsoft 365 im Unternehmen ein, gibt es allerdings ein Tool, das die Suche spürbar erleichtern kann, das aber viel zu häufig übersehen und daher nicht genutzt wird. Die Rede ist von Microsoft Search in Bing. Hier erfahren Sie, welche Vorteile Microsoft Search in Bing zu bieten hat – und wieso Sie auf den Einsatz in Ihrem Unternehmen nicht verzichten sollten.
Microsoft Search in Bing – ist das nicht nur eine einfache Suchfunktion?
Grundsätzlich ist es tatsächlich so: Microsoft Search in Bing ist „nur“ eine Suchfunktion, jedoch eine ausgesprochen leistungsstarke. Das zeigt allein die Tatsache, dass sie die Suche im Internet und in den unternehmensinternen Daten verbindet. So ersparen Sie sich die mühsame Suche an zwei verschiedenen Orten und kommen schneller zum gewünschten Ergebnis. Das ist bei Weitem aber nicht der einzige Vorteil, den Microsoft Search in Bing mitbringt.
Zusätzlich verfügt das Tool über spezialisierte Suchen für bestimmte Bereiche, mit denen Sie noch schneller zu den benötigten Informationen kommen. Mit der Personensuche finden Sie zum Beispiel gezielt Kollegen, selbst wenn diese in anderen Zweigstellen oder Niederlassungen arbeiten. Die Standortsuche hilft Ihnen mit Gebäude- und Lageplänen bei der Orientierung und mit der Kalendersuche haben Sie die anstehenden Termine im Auge und können sich über Ereignisse informieren, die in den nächsten Tagen und Wochen stattfinden. Die Konversationssuche erlaubt es Ihnen, ohne Umschweife Informationen aus Chat-Unterhaltungen zu finden, sodass Sie selbst nach längeren Gesprächspausen dort weitermachen können, wo Sie aufgehört haben. Darüber hinaus gibt es selbstverständlich noch die Dateisuche sowie die Website-Suche, die auch unternehmensinterne und SharePoint-Seiten einschliesst.
Darüber hinaus verfügt Microsoft Search in Bing über eine umfassende Analysefunktion, die es Ihnen ermöglicht, die Suchanfragen für die Verbesserung des Service zu nutzen. So können zum Beispiel beliebte beziehungsweise häufig abgerufene Informationen als Bookmarks bereitgestellt oder mit Hilfe zusätzlicher Schlüsselwörter leichter auffindbar gemacht werden. Zudem lässt sich das Tool auf vielfältige Weise konfigurieren und so an die Bedürfnisse in Ihrem Unternehmen anpassen. Dabei können Sie auch die Erfahrungen und Wünsche der Nutzer einfliessen lassen und die Suche perfekt auf die Anforderungen abstimmen.
Umfassender Zugriff auf Informationen – ein Sicherheitsrisiko?
Wenn Mitarbeitende sämtliche Daten im Unternehmen auffinden können, ist das im Hinblick auf die Datensicherheit und den Datenschutz nicht unproblematisch. Microsoft Search in Bing bietet aber zum Glück verschiedene Sicherheitsfunktionen, die einen Zugriff auf Daten durch Unbefugte sehr schwierig machen und somit weitgehend ausschliessen.
Kernelement ist dabei die Einsicht in die Arbeitsergebnisse, die nur nach Anmeldung mit einem gültigen Firmenkonto möglich ist. Zudem haben die Benutzer nur auf die Daten Zugriff, die für sie zur Bearbeitung oder Ansicht freigegeben wurden. In der Regel zählen dazu Dateien, die der Nutzer selbst erstellt oder die für ihn freigegeben wurden (auch solche auf entsprechenden SharePoint- und OneDrive-Seiten), ausserdem Frei-/Gebucht-Zeiten für sich und Kollegen, Besprechungen, zu denen er eingeladen wurde, sowie eigene private und öffentliche Chats. Über die Konfiguration der Zugriffsrechte können Administratoren also sehr genau steuern, welche Informationen für bestimmte Mitarbeitende auffindbar und zugänglich sind.
Da der individuelle Suchverlauf nur für den jeweiligen Nutzer einzusehen ist, kommt auch der Datenschutz nicht zu kurz – die Analysefunktion sammelt lediglich anonymisierte Daten zu den Suchanfragen.
Intelligente Suche für mehr Effizienz
Microsoft Search in Bing ist dank der vielen Features eine echte Erleichterung im Arbeitsalltag – aber es kann auch helfen, die Effizienz zu steigern. Die Suche schlägt dem Nutzer nämlich verschiedene Inhalte vor, und diese Vorschläge basieren auf bisherigen Suchverlauf. Die Anfragen des Nutzers werden nämlich mit Hilfe von maschinellem Lernen analysiert, sodass ihm anhand seines bisherigen Verhaltens Themen und Dokumente präsentiert werden, die wahrscheinlich für ihn von Interesse sind. Anfangs treffen diese Vorschläge sicher nicht immer ins Schwarze, aber je häufiger man die Suchfunktion nutzt, desto besser werden die Vorhersagen – und der Nutzer kann sich immer öfter die Suche und damit Zeit sparen.
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