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Interne Unternehmenskommunikation ist mehr als nur Intranet - was gehört dazu?

Das Intranet, also das firmeninterne Netzwerk, ist seit vielen Jahren fester Bestandteil in den meisten Unternehmensstrukturen. Aber durch die Digitalisierung ist auch dieser „Grundpfeiler“ in Bewegung geraten – denn die bisherigen Ansätze sind für moderne Arbeitsabläufe schlichtweg nicht mehr ausreichend. Klassischerweise diente das Intranet dem Informationsaustausch, und dieser Aspekt bleibt natürlich weiterhin wichtig. Allerdings kommen heutzutage noch weitere Anforderungen hinzu und das Intranet wird vom sogenannten „Digital Workplace“ ersetzt. Aber was ist ein Digital Workplace genau und wie schaffen Sie den Sprung vom Intranet hin zum digitalen Arbeitsplatz? Hier erfahren Sie es!

Vernetzt zum Erfolg

Wenn vom Digital Workplace die Rede ist, dann geht es dabei um ein modernes Arbeitskonzept, das auf digitalen Technologien beruht und die Arbeit in drei wichtigen Bereichen unterstützen soll:

  • Informationsbereitstellung
  • Prozessunterstützung
  • Zusammenarbeit und Förderung von Innovation


Die Prozessunterstützung wird vor allem über die Vernetzung verschiedener Systeme erreicht. So können über den Digital Workplace direkt wichtige Entscheidungen angestossen werden – meldet das Warenwirtschaftssystem etwa, dass bestimmte Produkte zur Neige gehen, kann sofort eine Bestellung aufgegeben werden. Die Projektarbeit wird ebenfalls vereinfacht, da sich die Ergebnisse verschiedener Abteilungen und Teams in speziellen Projektbereichen zusammenführen lassen. Informationsbereitstellung bedeutet, dass Inhalte sowohl am Arbeitsplatz als auch mobil abrufbar sind. Darüber hinaus müssen eine Suchfunktion sowie Möglichkeiten zur Personalisierung und Bearbeitung der Inhalte zur Verfügung stehen. Auf diese Weise ist gewährleistet, dass Mitarbeitende jederzeit auf die Informationen zugreifen können, die sie für ihre Arbeit benötigen.

Eigene Profile für die Mitarbeitenden sowie individuelle Berechtigungen und Verantwortlichkeiten ermöglichen eine unkomplizierte Zusammenarbeit, da die IT-Abteilung keine spezielle Infrastruktur mehr bereitstellen muss. Das wiederum erleichtert den Austausch von Ideen und fördert innovative Herangehensweisen und Konzepte.

Kommunikation ist der Schlüssel

Neben diesen drei Kernbereichen gibt es noch einen weiteren, den der Digital Workplace grundlegend verändern kann: die Kommunikation, genauer gesagt das interne Social Networking. Die unternehmensinterne Kommunikation ist entscheidend für den geschäftlichen Erfolg, denn sie steigert die Produktivität und hilft dabei, bestehende Prozesse zu optimieren. Zudem senkt eine aktive Kommunikation die Fehlerquote und macht das Unternehmen flexibler, sodass es leichter auf externe Veränderungen reagieren kann. Darüber hinaus gibt es noch „Intangibles“ (Immaterielle Werte) wie etwa einen besseren Zusammenhalt unter den Mitarbeitenden, mehr Transparenz und eine stärkere Identifikation mit dem Unternehmen und dessen Werten.

Wollen Sie Ihr Intranet modernisieren, ist die Wahl eines Social Intranet also unbedingt empfehlenswert, denn es sorgt für eine schnelle und effektive Vermittlung von Informationen und ermöglicht eine standortunabhängige, nahtlose Kommunikation. Grundlage dafür sind die oben bereits erwähnten Profile für die Mitarbeitenden, die sich so je nach Bedarf in Gruppen zusammenschliessen und austauschen können. Auf diese Weise wird die sonst noch in vielen Firmen übliche Top-Down-Kommunikation aufgebrochen – stattdessen kommunizieren alle Beteiligten auf Augenhöhe und die Kommunikation wird vertikal und horizontal flexibler und damit effektiver und effizienter.

Die Verständigung im Unternehmen neu gestalten

Voraussetzung für einen guten Austausch im Unternehmen ist allerdings eine durchdachte Kommunikationsstrategie, die klar Ziele benennt und alle Ebenen des Unternehmens einbezieht. Zudem muss der Zugang so einfach wie möglich gehalten werden, sodass auch tatsächlich alle Mitarbeitenden das Social Intranet ohne Probleme nutzen können.

Im Zuge dessen haben Sie zugleich die Gelegenheit, die unternehmensinterne Kommunikation grundlegend zu überdenken. Da diese mindestens ebenso wichtig ist wie die externe Kommunikation, sollten Sie auch einen entsprechenden Aufwand betreiben, um sie zu gestalten. Es genügt eben nicht mehr, einfach nur irgendein Tool bereitzustellen – Sie sollten versuchen, durch ausgereifte Lösungen die Bindung der Mitarbeitenden zu stärken, da Sie ansonsten eine Vielzahl von Talenten und ein riesiges Potential ungenutzt lassen. Motivierte Mitarbeitende bringen nämlich ihre gesamte Expertise ein und können so aktiv mithelfen, Geschäftsprozesse effektiver zu machen. In der externen Kommunikation werden sie ausserdem zum Aushängeschild für Ihr Unternehmen.

Microsoft 365 als Basis für ein modernes Intranet

Mit Microsoft 365 haben Sie eine ideale Grundlage, mit der Sie ein zukunftsorientiertes Intranet aufbauen können – dank Skalierbarkeit ganz unabhängig von der Grösse Ihres Unternehmens. Denn Microsoft 365 ist voll und ganz auf die Zusammenarbeit und den Austausch zwischen Mitarbeitenden ausgerichtet und bietet somit sämtliche Funktionen, die ein modernes Intranet haben sollte. Hinzu kommen natürlich die bekannten Office-Anwendungen sowie hilfreiche Analyse- und Reporting-Funktionen, die Microsoft 365 zu einer Art All-in-one-Lösung machen, die alle wichtigen geschäftlichen Arbeitsbereiche abdeckt.Neuer Call-to-ActionAuf zum Digital Workplace – mit UPGREAT

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Topics: Office 365, Intranet, Microsoft 365