Mit diesen 12 Tipps optimieren Sie Ihr Intranet

Rolf Weber
9. Dez 2021 | 4 Min. Lesezeit
Themen: Microsoft SharePoint, Intranet, Microsoft Teams

Das Intranet fristet in vielen Unternehmen ein Schattendasein. Es ist teilweise nur Mittel zum Zweck und verkümmert stiefmütterlich. Der Sinn Ihres Intranets steht und fällt mit der Aktualität sowie dem Nutzen für Ihre Mitarbeitenden. Ein gut strukturiertes Intranet verbessert die interne Kommunikation, wird zur Wissensdatenbank und optimiert Ihren Arbeitsalltag. Wir haben 12 Tipps für Sie zusammengestellt, mit denen Ihr Intranet zum Leben erwacht!

Tipp 1: Das Intranet übersichtlich und individuell gestalten

Das Intranet kann so eingerichtet werden, dass jeder Mitarbeitende auf der Startseite des Intranets (Intranet Homepage) publizierte Beiträge wie auch für sich selbst relevante Informationen angezeigt bekommt. Dazu gehören aktuelle Nachrichten oder die zuletzt aufgerufenen Inhalte, Dokumente oder eigene Kontakte. So wird das Intranet zum praktischen Helfer.

Tipp 2: Microsoft Yammer als Plattform für Fragen und Antworten integrieren

Im Arbeitsalltag tauchen immer wieder Fragen auf. Die Beantwortung kostet Zeit und nicht immer ist die passende Ansprechperson greifbar. Gerade neue Kollegen und Kolleginnen haben oft Fragen zum Arbeitsablauf, die auch nicht immer am ersten Tag auftauchen. Mit einer Q&A-Sektion in Yammer haben Ihre Mitarbeitenden Zugriff auf die wichtigsten Antworten rund um Ihr Unternehmen und informieren sich selbst.

Tipp 3: Videos für das Self-Learning in das Intranet integrieren

Multimediale Information im Internet gehört für uns alle zum Alltag – wer schaut keine How-to-Videos auf YouTube? Übertragen Sie dieses Konzept einfach in Ihr Intranet. Hilfreiche Videos trainieren Ihre Mitarbeiter im Umgang mit unternehmenseigenen Systemen oder unterstützen die Fortbildung. Mit Microsoft Stream können diese ganz einfach in Ihr Intranet integriert werden.

Tipp 4: Das Intranet als zentrales Medium für Unternehmensnachrichten etablieren

Eine Box der Startseite sollte Nachrichten rund um Ihr Unternehmen enthalten. Achten Sie auch darauf, regelmässig Updates zu posten – ansonsten wird der Nachrichtenkanal irrelevant! Es gibt immer etwas zu erzählen, zu erklären oder auch zu feiern.

Tipp 5: Alle Abteilungen ins Intranet integrieren

Das Intranet ist häufig ein Werkzeug der IT- und Büromitarbeitenden. Ändern Sie nichts daran, wird das Intranet nie zur zentralen Unternehmensplattform. Auch Abteilungen, die nicht primär mit einem PC arbeiten, können an das Intranet herangeführt werden. Es gibt Apps wie SharePoint oder Yammer, die für Nur-Smartphone Nutzer sehr gut für den Transport der internen Kommunikation eingebunden werden können. Oder aber Sie suchen nach einer eigenen App, zum Beispiel mit der Lösung von ahead.

Tipp 6: Mit Office 365 Planner Projekte im Intranet organisieren

Microsoft Planner ist eine ideale Möglichkeit, die Organisation des Arbeitsalltags und von Projekten ins Intranet zu verschieben. Zudem ist Planner mit Teams kompatibel und erlaubt Ihren Mitarbeitenden, selbst den Status zu aktualisieren.

plannerboardQuelle: Microsoft

Tipp 7: Das Intranet für Umfragen nutzen

Feedback und Umfragen Ihrer Mitarbeitenden sich wichtige Informationsquellen. Nutzen Sie das Intranet, um Umfragen zu unterschiedlichsten Themen auszurollen. Microsoft bietet mit Forms eine einfache Plattform für die Erstellung von Umfragen.

Tipp 8: Microsoft Teams und das Intranet verknüpfen

Viele Unternehmen setzen inzwischen auf Teams als Collaborationsplattform. Der ideale Ort für die Integration ist das Intranet. Gleichzeitig lässt sich das Intranet auch in Teams integrieren – mit einem Tab für Nachrichten, Q&A und andere wichtige Bereiche.

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Tipp 9: Direkte Kommunikation und flache Hierarchien

In vielen Unternehmen funktioniert die Kommunikation zwischen unterschiedlichen Abteilungen oder mit den Führungskräften nicht optimal. Das Intranet bietet ideale Optionen für die Verbesserung. Richten Sie eine Liste mit Ansprechpartnern oder ein Nachrichtenboard ein.

Tipp 10: Ideen und Verbesserungsvorschläge über das Intranet sammeln

Mitarbeitende haben oft sehr gute Ideen, die Ihr Unternehmen voranbringen. Jedoch tragen diese die Verbesserungsvorschläge nicht immer an die Entscheidungsträger heran. Mit einem Ideenkanal im Intranet schaffen Sie direkte und schnelle Kommunikationswege.

Tipp 11: Interaktiv den Arbeitsalltag aufhellen

Arbeitszeit ist auch Lebenszeit. Das Intranet wird beliebt, wenn es hier nicht nur um Arbeit geht. Ein Adventskalender, ein Quiz oder auch ein Wettbewerb mit attraktiven Preisen – das Intranet ist genau der richtige Ort für solche Aktivitäten.

Tipp 12: Mit PowerBI Daten visualisieren

Über SharePoint Online lässt sich PowerBI ins Intranet integrieren. Auf diesem Weg lassen sich Reports oder andere Daten visualisieren und im Intranet veröffentlichen. So verteilen Sie und Ihre Mitarbeitenden wichtige Informationen und stellen diese einfach verständlich dar.

Microsoft Power BI
Quelle: Microsoft

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Ein Intranet einzurichten, ist nicht die grosse Herausforderung. Viele Unternehmen nutzen bereits ein Intranet, ohne jedoch das volle Potenzial zu aktivieren. Mit den richtigen Werkzeugen und einer Strategie wird das Intranet zur zentralen Kommunikationsplattform in Ihrem Unternehmen. So optimieren Sie Ihren Arbeitsalltag und steigern die Produktivität sowie den Informationsfluss. UPGREAT unterstützt Sie bei Einrichtung und dem Ausbau Ihres Intranets. Haben Sie Interesse an der Erweiterung Ihres Intranets? Nehmen Sie jetzt Kontakt zu UPGREAT auf und teilen Sie Ihre Vorstellungen und Ziele mit.Kontaktieren Sie uns

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Rolf Weber

Gepostet von Rolf Weber

Als «Digital Transformation Coach» kombiniere ich fachliches Handwerk rund um moderne Cloud-Services (Microsoft 365, Teams, SharePoint) mit strategischer Perspektive, befähige Mitarbeitende, neue Technologien praktisch anzuwenden und verlasse mich auf mein Gespür, Menschen in den unterschiedlichsten Situationen zu begeistern.

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