Seit Beginn der Corona-Pandemie hat Teams von Microsoft die IT-Landschaft von zahlreichen Unternehmen erobert. Immer wieder stehen die vermeintlichen Vorteile der Plattform im Fokus. Überschwänglich wird davon gesprochen, dass Teams als Kollaborationslösung den Arbeitsalltag in Unternehmen nicht nur verändert, sondern revolutioniert. Stimmt das wirklich oder handelt es sich hier um die üblichen Marketingversprechen, um Sie zum Wechsel auf eine andere Plattform zu überreden, die in der Praxis kaum Vorteile zeigt?
Teams im Alltag – so läuft die Arbeit mit der Kollaborationsplattform ab
Das digitale Arbeitsumfeld besteht vor allem aus Dateien in unterschiedlichen Formaten. Diese werden bearbeitet, geteilt oder verschickt. Alleine die Aufgaben abseits der eigentlichen Bearbeitung nehmen viel Zeit in Anspruch. Beispielsweise das Anhängen eines Office-Dokuments an eine E-Mail und das Verschicken an einen Mitarbeitenden kosten schnell einige Minuten Zeit und erfordern das Öffnen zumindest einer zusätzlichen Plattform.
Hier zeigt sich, wie Microsoft Teams den Arbeitsalltag verändert. Durch die Integration von Office in die Plattform befinden sich alle diese Dokumente direkt in Teams. Dies macht ein Hin- und Herschicken von Dateien überflüssig, was Vorteile auf mehreren Ebenen mit sich bringt. Zunächst sparen Ihre Mitarbeitenden viel Zeit. Dann sind die Daten immer auf einem aktuellen Stand, da die Cloud die Synchronisation innerhalb Ihres Unternehmensnetzwerks übernimmt.
Der zentrale Vorteil jedoch ist, dass alle Mitarbeitenden gleichzeitig an einem Dokument arbeiten können. In diesem Punkt erlaubt Teams auch die Einbindung von Kunden oder externen Mitarbeitenden. Dies optimiert die Teamarbeit deutlich und verhindert veraltete Dokumente im Unternehmensnetzwerk.
Kommunikation mit Microsoft Teams – der Chat löst die Mail ab
Die interne Kommunikation in Unternehmen ist ein zentrales Element für die effektive Zusammenarbeit. Das moderne Arbeitsumfeld erfordert eine multimediale und flexible Lösung. Die Herausforderung ist es, Mitarbeitende im Homeoffice oder unterwegs ebenso einfach zu erreichen wie den Kollegen oder die Kollegin im Büro.
Hier zeigt Teams von Microsoft einer seiner Stärken. Die Kommunikationslösung, die in die Plattform integriert ist, ist gleichzeitig für die direkte, persönliche Kommunikation als auch für die Gruppenkommunikation geeignet. Der Chat in Teams erlaubt sowohl Direktnachrichten als auch Gruppendiskussionen. Ausserdem sind Videotelefonate möglich, die auch in Form einer Konferenz gehalten werden können. Darüber hinaus lassen sich Dateien über das System versenden.
Mit diesen Eigenschaften ersetzt Teams alle anderen Kommunikationsmittel wie das klassische Telefon oder die E-Mail. Da Teams als zentrale Plattform konzipiert ist, die immer geöffnet ist, sind Nachrichten sofort sichtbar, was die Reaktionszeit erheblich verkürzt.
Die Ansprüche und Anforderungen an digitale Plattformen verändern sich
Die IT ist eine unglaublich dynamische Umgebung. Trends und neue technische Entwicklungen verändern permanent die Art und Weise, wie wir arbeiten. Doch auch die Mitarbeitenden verändern sich. Die junge Generation, die oft als „Digital Natives“ bezeichnet wird, geht ganz anders an die IT heran. Für diese Mitarbeitenden sind digitale Systeme Normalität. Deshalb wird ganz automatisch zunächst eine digitale Lösung gesucht, anstelle einer klassischen Herangehensweise. Dies beginnt bei der Kommunikation und reicht bis in die kleinsten Details beim Arbeiten.
So sind Digital Natives oft weniger gestresst von der Einführung einer neuen Plattform und sind Veränderungen gegenüber offen. Auch bevorzugt diese Generation die rein digitale Kommunikation per Chat oder Videotelefonat. Microsoft Teams ist deshalb eine Plattform, die genau diese Erwartungen an eine moderne IT-Umgebung erfüllt. Gleichzeitig ist Teams intuitiv und einfach genug, um auch die „älteren Semester“ problemlos abzuholen. Hier ist Microsoft der Brückenschlag gut gelungen, was ein wichtiger Faktor für eine Collaborationslösung ist, die zentral in Ihrem Unternehmen platziert sein soll.
Microsoft Teams effektiv in Ihren Unternehmensalltag integrieren
Zu einer erfolgreichen Einführung einer so zentralen Plattform wie Microsoft Teams gehört mehr als nur die Installation. Sie benötigen eine Strategie, wie Teams in den Alltag integriert wird. Dazu gehört auch die Planung, wie sich Arbeitsabläufe und Prozesse verändern. Beispiele dafür sind vor allem die interne Kommunikation oder die gemeinsame Arbeit an Projekten. Hier ist es wichtig, die eigenen Mitarbeitenden anzuleiten und wenn nötig auch zu schulen. Dies sind die Schlüssel für eine erfolgreiche Integration von Microsoft Teams, die zu einer Steigerung der Produktivität und der Akzeptanz in Ihrem Unternehmen führen.
Ideal ist es deshalb, wenn Sie die Einführung von Teams gemeinsam mit einem erfahrenen IT-Dienstleister umsetzen. Als Spezialist für Digitalisierungsprozesse gehört die Umsetzung von Kollaborationslösungen wie Microsoft Teams zu den alltäglichen Aufgaben von UPGREAT. Dieser Prozess beginnt mit der individuellen Analyse Ihres Unternehmens und reicht bis zur Schulung der Mitarbeitenden im Umgang mit der neuen Plattform. So ist eine effektive Nutzung von Microsoft Teams gewährleistet. Möchten Sie die Arbeitsprozesse in Ihrem Unternehmen fit für das 21. Jahrhundert machen und Microsoft Teams in Ihr Netzwerk integrieren? Nehmen Sie jetzt Kontakt mit UPGREAT auf und informieren Sie sich über die Möglichkeiten.
