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SharePoint und Office 365 Anwenderstudie 2018/19 – Fakten zu Nutzung und Akzeptanz

Die neue SharePoint und Office 365 Anwenderstudie 2018/19 ist da. Nach 2014/15 und 2016 hat www.sharepoint360.de wieder eine umfangreiche Befragung von Anwendern im deutschsprachigen Raum durchgeführt, und dabei Einsatzszenarien, Strategien und Zufriedenheit mit SharePoint und Office 365 abgefragt. Das Ergebnis liegt nun als Bericht vor, mit 49 informativen Grafiken auf 86 Seiten. Da die Studie auch für unsere Leser interessant ist, dürfen wir den Beitrag von Wolfgang Miedl als Gast-Artikel übernehmen. Lesen Sie im Folgenden eine übersichtliche Zusammenfassung der Ergebnisse. Ausserdem haben Sie die Möglichkeit die komplette Studie herunterzuladen. Das sind die wichtigsten Ergebnisse in Kürze:

  • 48 Prozent der Unternehmen setzen schon Office 365 ein, gegenüber 15 Prozent in 2016

  • Bei der Umsetzung der digitalen Transformation setzten Unternehmen vor allem auf Collaboration- und Workflow-Tools

  • Outlook, OneNote und OneDrive sind die meistgenutzten Office 365-Apps

  • 74 Prozent sehen Cloud als Teil der IT-Strategie oder nutzen sie schon, 22 Prozent sind skeptisch oder ablehend

  • 80 Prozent ziehen europäische oder deutsche Cloud-Standorte vor

An der Umfrage im August und September 2018 haben sich über 270 Firmen beteiligt. Das Teilnehmerfeld erstreckt sich über alle Branchen und Unternehmensgrössen, wobei 61 Prozent aus Unternehmen mit über 500 Mitarbeitern kommen. 

Spannend war zunächst einmal die Frage, wie sich das „Über-Thema“ der letzten Jahre, die Cloud, im Anwenderumfeld etabliert. Microsoft kam mit Office 365 in den ersten Jahren ja nur langsam vom Fleck, doch in letzter Zeit war auch im deutschsprachigen Raum ein stark wachsendes Interesse zu vernehmen. Wie die Befragung ergab, stieg die Nutzung von Office 365 / SharePoint Online gegenüber mageren 15 Prozent in 2016 auf nun 48 Prozent.Office 365 steigt auf 48 Prozent, SharePoint stabil

SP VersionDer SharePoint-Server bleibt aber weiterhin stark, 46 Prozent setzen aktuell ausschliesslich auf die On-Premises-Version (2016: 64 Prozent). Dabei kommt derzeit am häufigsten die Server-Version 2013 zum Einsatz (42 Prozent), SharePoint 2016 liegt bei 26 Prozent. Der Mischbetrieb On-Premises-Cloud (Hybrid) ist ebenfalls deutlich gestiegen.

Cloud gehört zur IT-Strategie, 22 Prozent sind kritisch

Nutzung CloudInsgesamt hat die Akzeptanz für Cloud-basierende Lösungen stark zugelegt. Auf die Frage nach der allgemeinen Cloud-Nutzung gaben 74 Prozent an, dass die Cloud entweder zur IT-Strategie des Unternehmens gehöre oder dass sie für unkritische Dienste eingesetzt werde. Nur noch 22 Prozent lehnen die Cloud kategorisch ab oder sind ihr gegenüber skeptisch eingestellt. Dennoch schaut man genau darauf, woher die Cloud-Dienste kommen. 20 Prozent möchten ausschliesslich Dienste aus deutsche Rechenzentren beziehen, weitere 60 Prozent bevorzugen einen europäischen Standort.

App-Akzeptanz: Starkes Gefälle bei Office 365-Nutzung

App Funktionalität-1Geht man bei Office 365 einmal tiefer ins Detail und betrachtet die Nutzung und die Zufriedenheit auf der Ebene der einzelnen Apps, dann zeigt sich ein altbekanntes Bild. Auch wenn Microsoft die Suite ständig um neue Apps erweitert und so die Unübersichtlichkeit immer grösser werden lässt, tauchen auf den vorderen Plätzen die üblichen Verdächtigen auf. Am zufriedensten sind die Anwender mit dem Brot-und-Butter-Arbeitsplatz Outlook, dahinter folgen OneNote und OneDrive. Überraschend gut schneidet der Newcomer Teams mit dem vierten Platz ab, die Collaboration-App ist schliesslich erst seit 2017 auf dem Markt. Dahinter verlieren sich viele ambitionierte Apps im „Long Tail', Exoten wie Delve oder Bookings werden kaum genutzt.

SharePoint-Fokus DMS, Suche und Teamsites

App FunktionalitätWie sieht es nun bei den SharePoint-eigenen Funktionen in Sachen Nutzung und Zufriedenheit aus? Hier liegen die drei Bereiche Dokumentenmanagement, Suche und Teamsites klar vorne, mit über 90 Prozent Nutzung. Allerdings hat die Zufriedenheit gegenüber den letzten Studien etwas abgenommen – vielleicht ein Zeichen dafür, dass die Qualität unter dem Cloud-Fokus etwas leidet?

Ablagestrategie: Bibliotheken vor Fileserver

Dokumentmanagement StrategieSpannende Erkenntnisse liefert auch die Frage nach der Ablagestrategie für Office-Dokumente und E-Mails im Unternehmen. Microsoft hat es auf diesem Gebiet geschafft, SharePoint als wichtigsten Speicherplatz zu etablieren. 73 Prozent nutzen SharePoint Dokumentenbibliotheken für die strukturierte Ablage auf einem zentral verfügbaren System. Doch der gute alte, und eigentlich schon lange totgesagte Fileserver hat noch lange nicht ausgedient und wird bei 55 Prozent als valider Ablageort gesehen.

Digitale Transformation mit Collaboration und Workflows

TechnoloienAls wichtiger Treiber für IT-Themen gilt zur Zeit die digitale Transformation. Hierzu haben wir die Relevanz von SharePoint und Office 365 als strategischer Geschäftsplattform untersucht. Bezüglich der Erwartungen nannten 76 Prozent der Unternehmen Produktivitätsgewinne, weitere Kernthemen sind mit je 53 Prozent Kostenreduzierungen und bessere Mitarbeitererfahrung.

Wie wollen die Unternehmen die digitale Transformation umsetzen? In erster Linie mit Collaboration-Tools (59 Prozent), um die Zusammenarbeit der Mitarbeiter zu verbessern. Danach wurden Automatisierungs- und Workflow-Tools genannt (53 Prozent, und auf dem dritten Platz landet die Cloud-Infrastruktur (38 Prozent).

Viel Wachstumspotenzial bei Prozessautomatisierung

WorkflowsZu den Einsatzbereichen, die noch viel Wachstumspotenzial aufweisen, gehört vor allem das Thema Workflows und Prozessautomatisierung. Aktuell setzen 55 Prozent der Unternehmen SharePoint für die Automatisierung von Abläufen ein, vor allem für Dokumenten-basierende Geschäftsvorgänge. 30 Prozent planen den zukünftigen Einsatz entsprechender Lösungen. Hierbei fällt auf, dass nur 11 Prozent mit den SharePoint-eigenen Tools Workflows und Designer zufrieden sind. Für die Anbieter entsprechender Tools ergibt sich hier ein grosses Potenzial. 

Laden Sie die kostenlose Studie herunter!

Wenn Sie mehr über den aktuellen Stand bei SharePoint und Office 365 erfahren möchten, laden Sie noch heute unsere vollständige Studie mit 86 Seiten und 49 Infografiken herunter. Viel Spass bei der Lektüre!

Herzlichen Dank an Wolfgang Miedl für die Möglichkeit die Ergebnisse der Studie auch unsere Lesern zur Verfügung zu stellen! 

SharePoint Anwenderstudie 2018/19  jetzt herunterladen!

Die Partner der Studie: Ermöglicht wurde diese aufwändige Anwenderstudie nicht zuletzt durch die Unterstützung unserer Partner nintex, harmon.ie, IPI GmbH, novaCapta Software & Consulting GmbH, IF-Blueprint AG, Impactory und Webcon.

Topics: SharePoint, Office 365