UPGREAT Blog

Diese Technologie macht Teamarbeit effizienter - Netiquette für Microsoft Teams

Innovative Techniken für Collaboration steigern die Produktivität in Unternehmen um rund 30 Prozent, zeigt eine Studie von McKinseyHoch im Kurs ist dabei Microsoft Teams: Bereits in jedem fünften befragten Unternehmen vereinfacht das integrierte Tool aus der Cloud von Microsoft die Zusammenarbeit der Mitarbeitenden. Noch verbreiteter ist nur Skype for Business, das jedoch langsam aber sicher komplett in Teams migriert wird. Auch bei UPGREAT wird Teams vielseitig eingesetzt. So richtig geht die Post ab, wenn jeder und jedem die Spielregeln bekannt sind. Sind Sie in Ihrer Organisation Administrator oder "Owner" für Microsoft Teams? Dann gehört diese Blog ins Repertoire. Wir erklären in einem eBook die entscheidenden Verhaltensregeln bei der Verwendung von Microsoft-Teams.

E-Mail Flut - wie lange noch?

771 Milliarden. Das ist die Anzahl der E-Mails, die alleine in Deutschland im Jahr 2017 täglich versendet wurden. 2018 waren es bereits 917 Milliarden, pro Tag. Die Flut an E-Mails nimmt in rasantem Tempo zu und immer mehr Unternehmen suchen nach Möglichkeiten, dieser Entwicklung entgegenzuwirken. Alleskönner-Tools, die Teams über Unternehmens- und Technologiegrenzen zusammenbringen, sind die Lösung und werden auf lange Sicht traditionelle Kommunikationskanäle wie E-Mail oder reine Chatprogramme verdrängen – weil sie universeller sind, mehr Funktionen bieten und Zusammenarbeit damit viel leichter machen.

Ein solches zukunftweisendes Tool ist Microsoft Teams. Das starke Wachstum von Teams ist bestimmt darauf zurückzuführen, dass die Lösung ohne zusätzliche Kosten in Office 365 zur Verfügung steht. Die Suite hat weltweit über 135 Millionen kommerzielle Nutzer. Doch es gibt noch einige weitere Gründe: Im Juli 2018 hat Microsoft eine kostenlose Version von Microsoft Teams für kleinere und mittelständische Unternehmen auf den Markt gebracht. Laut Prognosen wollen Ende 2020 bereits 41 Prozent Microsoft-Teams einsetzen, doppelt so viele wie heute.

Wenn Microsoft Teams für Sie gänzlich neu ist, sehen Sie sich das kurze Video Willkommen bei Microsoft Teams an. Microsoft Teams basiert - jetzt wird es etwas technisch - auf Office 365-Gruppen, Office Graph und den gleichen Sicherheits-, Compliance- und Verwaltungsfunktionen wie alle anderen Office 365 Komponenten. Microsoft Teams nutzt in Azure Active Directory (Azure AD) gespeicherte Identitäten. Wenn Sie ein Team erstellen, werden die folgenden Elemente erstellt:

  • Eine neue Office 365-Gruppe
  • Eine SharePoint Online-Website und eine SharePoint Online-Dokumentbibliothek zum Speichern von Teamdateien
  • Ein freigegebenes Exchange Online-Postfach und ein Exchange Online-Kalender
  • Ein OneNote-Notizbuch
  • Verbindungen mit anderen Office 365-Apps wie beispielsweise Planner und Power BI

Wenn Sie ein Team anhand einer vorhandenen Gruppe erstellen, werden Mitgliedschaft, Website, Postfach und Notizbuch dieser Gruppe nach Microsoft Teams übertragen. Achten Sie auf das neue organisationsweite Team. Dieser besondere Teamtyp nimmt alle Benutzer in der Organisation auf und hält über Active Directory die Mitgliedschaft auf dem aktuellen Stand, wenn Benutzer der Organisation beitreten oder diese verlassen. 

Netiquette - Microsoft TeamsUm Microsoft Teams anzupassen und zu erweitern, können Sie über Registerkarten, Connectors und Bots Drittanbieter-Apps hinzufügen. Sie können Personen von ausserhalb der Organisation in Microsoft Teams einbeziehen, indem Sie sie als Gast zu einem Team oder Kanal hinzufügen. Gerade diese Möglichkeit ist hilfreich, bedarf aber auch der Information an alle Teilnehmer, nicht dass plötzlich interne Daten extern aufblitzen. Da Microsoft Teams Bestandteil von Office 365 ist, profitieren Sie von umfassenden Erweiterungsmöglichkeiten und können einen Hub für Teamarbeit schaffen, der ganz den Anforderungen Ihrer Organisation entspricht.

Was soll man, was darf man

Die Zusammenarbeit in Teams kennt eigentlich keine Regeln. Fast alles ist möglich. Oft haben IT-Admins damit ihre liebe Mühe, denn plötzlich entstehen neue Strukturen der File-Ablage und Zusammenarbeit. Doch keine Angst: Datenhandling und Security bleiben in Teams zentral, denn im Hintergrund läuft alles über denselben Office 365 Tenant. Dennoch gibt es ein paar Wegweiser, die das alltägliche gemeinsame Arbeiten produktiver und gut organisiert erleben lassen.

  • Laden Sie die Teams-App auf Ihren Computer und Ihr Telefon herunter

  • Konfigurieren Sie Ihre Benachrichtigungen

  • Erstellen Sie nur neue Teams, wenn Sie wirklich müssen

  • Ein neues Team hat viele Tools. Verwenden Sie nicht alles auf einmal.

  • Behalten Sie Teams als Ihr internes Werkzeug für die Zusammenarbeit und laden externe Partner dazu.

  • Senden Sie Links zu Dokumenten anstelle von Anhängen

Eine Sammlung von weiteren wertvollen Tipps über Kanäle, Anhänge, Chats, Audio- und Videokonferenzen, File-Ablage, Registerkarten, Bots und Connectoren und mehr haben wir in einer Netiquette für Teams aufbereitet.

Interessiert an mehr?

Melden Sie sich, wenn Sie interessiert sind, mehr über diese oder weitere Office 365 Programme zu erfahren. Wir stehen Ihnen gerne zur Verfügung und helfen Ihnen dabei, produktiver im Alltag zu sein und unnötige Zeitverschwendung durch umständliche Kommunikation zu unterbinden.


 

Topics: Praxis, Office 365, Microsoft Teams