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Outsourcing in der IT – echte Kosteneinsparung oder Augenwischerei?

Outsourcing ist in der IT seit Jahren weitverbreitet. Gerade für kleine und mittelgrosse Unternehmen wird die Auslagerung der IT als der „Königsweg“ propagiert, da diese Firmen häufig nicht in der Lage sind, die technischen Herausforderungen einer modernen IT-Landschaft zu bewältigen. Der wichtigste Grund für das Outsourcing der IT sind und bleiben jedoch weiterhin die Kosten.

Anstatt Hardware anzuschaffen und aufwändig Mitarbeitende zu schulen oder neu einzustellen, wird dieser gesamte Aufwand an einen IT-Anbieter ausgelagert. Das entlastet die interne IT-Abteilung und ermöglicht es den Mitarbeitenden, sich um andere, wichtigere Aufgaben zu kümmern. Die Frage ist allerdings: Lohnt sich das Ganze auch finanziell? Dieser Frage gehe ich im folgenden Artikel auf den Grund.

Grundlage für die Betrachtung: ein Kostenvergleich

Um eine Antwort auf diese Frage zu finden, muss man die Kosten für den Betrieb der IT den Kosten für das Outsourcing gegenüberstellen. Diese Rechnung ist für die Entscheidungsfindung im Unternehmen überaus wichtig, denn den Verantwortlichen – allen voran dem CFO – erscheinen die Kosten für Outsourcing auf den ersten Blick oft  sehr hoch. Statt einer einmaligen Zahlung für die Hardware soll nun monatlich für das Auslagern der IT bezahlt werden? Dass sich so Kosten einsparen lassen, ist nicht unbedingt auf den ersten Blick ersichtlich.

Um herauszufinden, ob das stimmt, rechnet man sämtliche Ausgaben für die interne IT-Abteilung zusammen. Das kann zwar eine Herausforderung sein, denn neben den Kosten für die Hardware und den Gehältern der Mitarbeitenden zählen auch Verwaltungskosten, Lizenzgebühren, Kosten für die Wartung und Instandhaltung sowie Kosten für Verbrauchsmaterial zu den regelmässigen Ausgaben der IT. Sind die Kosten einmal summiert, erkennt man schnell, dass das Outsourcing in fast allen Fällen günstiger ist als eine interne Lösung. Was aber, wenn der Kostenvorteil nur minimal ausfällt oder  nicht vorhanden ist? Scheidet Outsourcing dann als Option automatisch aus?

Die „weichen“ Kosten sind oft ausschlaggebend

Nun, um es kurz zu machen: nein. Denn bei der obigen Rechnung werden nur die „harten“ Kosten einbezogen, die sich direkt und unmittelbar einem bestimmten Bereich der IT zuordnen lassen. Es gibt darüber hinaus aber noch sogenannte „weiche“ Kosten, die durch das Outsourcing ebenfalls wegfallen und somit eine zusätzliche Einsparung darstellen.

Hierzu zählen zum Beispiel die Kosten für Sicherheitsvorkehrungen, die dem Schutz der Daten dienen. Outsourcing-Anbieter können als grosse Akteure am Markt einen umfassenden und wirksamen Schutz gewährleisten, denn die Kosten dafür verteilen sich auf eine Vielzahl von Kunden und fallen somit nicht mehr ins Gewicht. Würde ein Unternehmen ein ähnliches Sicherheitsniveau erreichen wollen, müsste es die gesamten Kosten dafür alleine tragen. Ähnlich sieht es bei der Compliance-konformen Aufbewahrung von Geschäftsdaten aus. Für diese gelten bestimmte gesetzliche Vorgaben, die für Firmen nicht so ohne Weiteres zu erfüllen sind. Zwar fallen die Kosten hier allgemein niedriger aus als bei der Sicherheitstechnik, trotzdem sollte man sie bei der Betrachtung der Gesamtkosten nicht ausser Acht lassen.

Zu den weichen Kosten, die meist nicht einberechnet werden, zählen auch die Ausgaben für Updates und Aktualisierungen – schliesslich sollten das System und die Anwendungen stets auf dem neuesten Stand gehalten werden. Dafür fallen zwar nicht immer Kosten an, erscheint aber eine neue Version eines Programms, schlägt die Anschaffung dann gleich zu Buche. Zudem zählen Ausgaben für den Support und die Überwachung des Systems zu den weichen Kosten.

Zählt man das alles zusammen, ist das Outsourcing in fast allen Fällen die günstigere Variante.

Die Kosten allein sind nicht entscheidend

Neben den Kosten gibt es beim Outsourcing noch andere Faktoren, die in die Entscheidung einbezogen werden sollten. So gilt es zum Beispiel, den richtigen Zeitpunkt für die Auslagerung der Aufgaben zu finden. Wie bei den meisten geschäftlichen Entscheidungen ist auch hier ein überhastetes Vorgehen nicht sinnvoll, da sonst viele Kriterien unberücksichtigt bleiben.

Zudem muss im Unternehmen entschieden werden, ob beziehungsweise welche Daten einem externen Dienstleister anvertraut werden können. Sensible Kundendaten dürfen beispielsweise aufgrund des Datenschutzes nicht einfach so an Geschäftspartner übergeben werden. Wichtige Geschäftsdaten sollen in der Regel im Unternehmen verbleiben oder dürfen nur an vertrauenswürdige Anbieter weitergeleitet werden. Hier zeigt sich, dass die Kosten nicht der einzige Faktor bei der Auswahl eines Outsourcing-Partners sein sollten. Gegenseitiges Vertrauen und eine gute Zusammenarbeit sind mindestens ebenso wichtig.

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